Det är alltid en tragedi när någon förlorar något viktigt de var att arbeta på eftersom de inte spara sina dokument på rätt sätt. Detta händer oftare än man skulle tro till Excel och Word-användare!
Som tur är har Microsoft lagt till en hel del funktioner i de sista par versioner att hjälpa minska risken för att förlora data på grund av krascher, strömavbrott, oavsiktlig radering, etc. En funktion kallas för Återskapning och den andra, mindre känd funktion, kallas AutoBackup.
I denna artikel, jag kommer att prata om hur att konfigurera båda alternativen så att dina data är så säker som möjligt. Jag skulle också vilja nämna att de senaste versionerna av Office kan du spara dokument direkt till OneDrive, som är ett bra alternativ att överväga eftersom du kommer fortfarande att kunna få tillgång till ditt arbete även om din hårddisk går sönder.
Excel För Återskapning
Auto Återställa funktionen är aktiverad som standard och i princip sparar ditt dokument automatiskt till en tillfällig plats efter en viss tidsintervall. För att visa Återskapning inställningar, klicka på Arkiv och sedan på Alternativ.
Klicka på Spara i den vänstra menyn och du kommer att se Återskapning alternativ under Spara Arbetsböcker.
Som standard, information för Återskapning sparas var 10: e minut. I tillägg till intervallet, Excel ska vara inaktiv i 30 sekunder innan data kommer att sparas. Också automatiskt information sparas i filerna för Återskapning plats som anges här. Så hur fungerar det? I grund och botten, låt oss säga att du har ett kalkylblad som den nedan och du har det sparat.
Låt oss nu säga att jag tillägga följande data till ett kalkylblad i Excel och vänta ca 10 minuter utan att spara mitt dokument. Eftersom Återskapning intervall är inställt på 10 minuter, du måste vänta minst så lång tid för de data som ska sparas.
I mitt fall, jag simulerade en Excel kraschar genom att öppna aktivitetshanteraren och döda Excel-processen. Efter att jag öppnat igen Excel och såg direkt ett alternativ som heter Visa Återskapade Filer.
Om du klickar på den, kommer det att få upp en lista i Excel-filer som kan återställas. I mitt fall, det hade den ursprungliga filen, som hade uppgifter i bara A1 och A2, och det hade också AutoRecovered fil, som innehöll de uppgifter som jag inte hade sparat på hårddisken.
Klicka på någon av artiklarna i listan öppnas en annan instans av Excel som visar data i filen. Sammantaget är detta en riktigt användbar funktion för de tillfällen när du inte spara allt ditt arbete, men Excel avslutas oväntat.
Den stora nackdelen med denna funktion är att den Återskapade data finns på samma hårddisk som din fil, så om något händer med din hårddisk, kommer allt att vara borta. Du kan ändra läge i inställningarna ovan för att en separat hårddisk eller till en plats i nätverket, som jag rekommenderar starkt.
Observera att information för Återskapning också bort automatiskt i Excel under följande omständigheter:
- Du sparar filen manuellt eller genom att använda Arkiv – Spara Som.
- Du stänger filen eller avsluta Excel (om du väljer att spara filen eller inte)
- Du stänger av Återskapning helt eller bara arbetsboken
Så i grund och botten, när du sparar filen, det får bli av med Återskapning av data. Dessutom, om du manuellt avsluta Excel och väljer att inte spara data, kommer det att ta bort Återskapning av data. Bara ha det i åtanke när du använder den här funktionen. Om du är en tung Excel-användare, jag föreslår att återskapa automatiskt intervall för att något liknande 2 eller 3 minuter i stället för 10.
AutoBackup
En annan funktion som inte många människor verkligen veta om det är AutoBackup. För att använda den måste du först gå och spara din fil för att få Spara i dialogrutan. Om du redan har en Excel-dokument som är sparade, gå till Arkiv och sedan Spara Som och välj en plats. När du gör detta, kommer det att få upp den Spara Som i dialogrutan.
I dialogrutan, klicka på Verktyg – knappen som ligger till vänster på Spara – knappen. Du kommer att se ett par alternativ, som är Allmänna Val. När du klickar på det, ett litet fönster kommer att visas med några fler alternativ.
Gå vidare och kolla upp den skapa Alltid säkerhetskopia rutan. Klicka på OK och nu när du sparar filen, en Excel-backup-fil kommer också att skapas .XLK förlängning. Notera att första gången du gör detta, kommer filerna att vara exakt samma. Om du gör ändringar till den ursprungliga filen och spara den sedan igen, backup-filen kommer fortfarande att vara samma (originaldata). Tredje gången du sparar den, men backup-filen kommer att uppdateras med information upp till den andra spara.
I grund och botten, backup-filen är alltid en version bakom den aktuella versionen. Så om du gjort en massa förändringar, sparat din fil och sedan ville gå tillbaka till vilken version som inte har dessa förändringar, kan du bara öppna den säkerhetskopierade filen.
Filen sparas på samma plats som den ursprungliga filen och det verkar inte vara ett sätt att ändra på det. Detta har inte lägga till en hel massa av säkerhet för dina dokument, men det är bra i vissa fall.
Gör det möjligt för dessa säkerhetskopiering och återställning funktioner i Excel förhoppningsvis kommer att rädda dig från att förlora viktiga data. Det är alltid ett bra alternativ att använda moln lagring (som OneDrive) som en extra säkerhet i fall din dator katastrofalt misslyckas. Om du har några frågor, tveka inte att kommentera. Njut!