Het is altijd een verschrikkelijke tragedie wanneer iemand verliest iets belangrijk ze bezig waren omdat ze niet opslaan het document goed. Dit gebeurt vaker dan je zou denken Excel-en Word-gebruikers!
Gelukkig heeft Microsoft een hoop toegevoegde functies in de laatste paar versies die helpen verminderen de kans op verlies van gegevens als gevolg van ongevallen, stroomuitval, toevallige schrapping, enz. Een functie heet Autoherstel en de tweede, minder algemeen bekende functie genaamd Automatische back-up.
In dit artikel zal ik het hebben over het configureren van beide opties, zodat uw gegevens zo veilig mogelijk is. Ik zou ook graag vermelden dat de nieuwste versies van Office kunt u documenten opslaan rechtstreeks naar OneDrive, dat is een goede optie om te overwegen, want je zult nog steeds in staat zijn om toegang te krijgen tot uw werk, zelfs als uw harde schijf het begeeft.
Excel Autoherstel
De autoherstel-functie is standaard ingeschakeld en eigenlijk slaat het document automatisch in een tijdelijke locatie na een vooraf ingesteld tijdsinterval. Om de Autoherstel-instellingen, klik op Bestand en vervolgens op Opties.
Klik op Opslaan in het menu links en je ziet de Autoherstel-optie onder Werkmappen Opslaat.
Standaard Autoherstel-informatie wordt opgeslagen om de 10 minuten. In aanvulling op het interval, Excel worden gedurende 30 seconden voordat de gegevens worden opgeslagen. Ook het automatisch opgeslagen informatie wordt opgeslagen in het Autoherstel-bestand locatie die hier staan vermeld. Dus hoe werkt het? Kortom, laten we zeggen je hebt een werkblad, zoals hieronder en je het hebt opgeslagen.
Laten we nu zeggen dat ik met de volgende gegevens naar het Excel-werkblad en wacht ongeveer 10 minuten, zonder het op te slaan in mijn document. Sinds de Autoherstel-interval is ingesteld voor 10 minuten, moet je wachten tenminste, dat lang voor de gegevens die worden opgeslagen.
In mijn geval, ik gesimuleerde een Excel-crash bij het openen van de manager van de taak en het doden van het Excel-proces. Na dat ik heropend Excel en zag meteen een optie genaamd Toon Herstelde Bestanden.
Als u op klikt, verschijnt een lijst van de Excel-bestanden die kunnen worden hersteld. In mijn geval had het originele bestand, dat had uw gegevens in A1 en A2, en het had ook de AutoRecovered bestand, waarin opgenomen de gegevens die had ik nog niet op de schijf opgeslagen.
Door te klikken op een van de items in de lijst opent een ander exemplaar van Excel met de gegevens die in dat bestand. Over het algemeen is dit een handige functie voor als u niet alles opslaan van uw werk, maar Excel wordt onverwacht beëindigd.
Het grote nadeel aan deze functie is dat de Autoherstel-gegevens op dezelfde harde schijf als uw bestand, zodat als er iets gebeurt op uw harde schijf, alles zal worden gegaan. U kunt de locatie wijzigen in de instellingen boven aan een aparte harde schijf of zelfs van een netwerk locatie, die ik van harte kan aanbevelen.
Merk op dat Autoherstel-informatie ook verwijderd door Excel automatisch in de volgende omstandigheden:
- U kunt het bestand opslaan handmatig of via Bestand – Opslaan Als.
- U sluit het bestand of afsluiten van Excel (of u het bestand wilt opslaan of niet)
- U zet Autoherstel-geheel of voor slechts een van de werkmap
Dus in principe, wanneer u het bestand opslaat, krijgt ontdoen van de Autoherstel-gegevens. Bovendien, als u handmatig sluit Excel af en kies niet voor het opslaan van data, het zal verwijderen van de Autoherstel-gegevens. Gewoon blijven dat in het achterhoofd bij het gebruik van deze functie. Als u een zware Excel-gebruiker, zou ik stel voor het instellen van de functie auto Herstel-interval om iets van 2 of 3 minuten in plaats van 10.
Automatische back-up
Een ander kenmerk dat veel mensen niet echt weten, Automatische back-up. Om het te gebruiken, moet je eerst te gaan en het bestand opslaan om het Opslaan van het dialoogvenster. Als u al een opgeslagen Excel-document is, ga naar Bestand en dan Opslaan Als en kies een locatie. Wanneer u dit doet, zal het brengen tot de Opslaan Als het dialoogvenster.
In het dialoogvenster, klikt u op de Instrumenten knop die zich links van de Save knop. Zie je een aantal opties, waarvan één Algemene Opties. Wanneer u klikt op dat een klein venster zal verschijnen met wat meer opties.
Ga je gang en controleer de maak Altijd back-up box. Klik op OK en nu bij het opslaan van het bestand, een Excel-back-up bestand gemaakt met een .XLK extensie. Merk op dat de eerste keer dat u dit doet, worden de bestanden precies hetzelfde. Als je bewerkingen naar het oorspronkelijke bestand, en vervolgens opnieuw opslaan van de back-up bestand zal steeds dezelfde blijven (de oorspronkelijke gegevens). De derde keer opslaat, echter, het backup-bestand worden bijgewerkt met informatie tot en met de tweede opslaan.
Kortom, het back-upbestand is altijd een versie achter de huidige versie. Dus als u een bos van wijzigingen op, het bestand opgeslagen en dan wilde om terug te gaan naar de versie die niet over deze wijzigingen, kan je gewoon open het back-up bestand.
Het bestand wordt opgeslagen in dezelfde locatie als het oorspronkelijke bestand, en er lijkt niet een manier om dat te veranderen. Deze functie voegt een heleboel van de veiligheid van uw document, maar het is goed in bepaalde omstandigheden.
Het inschakelen van deze back-up-en recovery-functies in Excel hopelijk zal redden u van het verliezen van belangrijke gegevens. Het is altijd een goede optie voor het gebruik van cloud-opslag (zoals OneDrive) als een extra vangnet in het geval dat uw computer catastrofaal zijn mislukt. Als u vragen hebt, voel je vrij om te reageren. Genieten!