È sempre una terribile tragedia quando qualcuno perde qualcosa di importante a cui stavano lavorando, perché non salvare i propri documenti in modo corretto. Questo accade più spesso di quanto si pensi di Excel e Word, gli utenti!
Fortunatamente, Microsoft ha aggiunto un sacco di funzioni per l’ultimo paio di versioni, che consentono di ridurre la probabilità di perdere dati a causa di incidenti, interruzioni di alimentazione, cancellazioni accidentali, etc. Una funzione è detta di Salvataggio automatico e il secondo, meno comunemente nota caratteristica, viene chiamata la funzione di backup automatico.
In questo articolo, vi parlerò di come configurare entrambe le opzioni in modo che i vostri dati il più sicuro possibile. Vorrei anche ricordare che le ultime versioni di Office consentono di salvare i documenti direttamente su OneDrive, che è una buona opzione da considerare in quanto sarete ancora in grado di accedere al vostro lavoro, anche se il disco rigido non riesce.
Excel Salvataggio Automatico
Il Recupero Automatico funzione è attivata per impostazione predefinita e, fondamentalmente, salva il documento automaticamente in una posizione temporanea, dopo un intervallo di tempo impostato. Per visualizzare le impostazioni di Salvataggio automatico, fare clic su File e poi Opzioni.
Fare clic su Salva nel menu a sinistra e vedrete il Salvataggio automatico l’opzione di Salvare le Cartelle di lavoro.
Per impostazione predefinita, Automaticamente viene salvato ogni 10 minuti. In aggiunta all’intervallo, Excel deve essere minimo per 30 secondi prima che i dati saranno salvati. Inoltre, il salvataggio automatico delle informazioni memorizzate nel file di Salvataggio automatico posizione elencati qui. Quindi come funziona? Fondamentalmente, supponiamo di avere un foglio di lavoro come quello qui sotto, e lo avete salvato.
Ora, aggiungere i seguenti dati per il foglio di calcolo di Excel e attendere circa 10 minuti senza salvare il documento. Poiché l’intervallo di Salvataggio automatico è impostato per 10 minuti, è necessario attendere almeno così a lungo, è possibile salvare i dati.
Nel mio caso, ho simulato un Excel crash aprendo il task manager, e uccidere il processo di Excel. Dopo di che, ho riaperto Excel e subito, visto che un’opzione Mostra File Recuperati.
Se si fa clic su questo, si aprirà un elenco di file di Excel che possono essere recuperati. Nel mio caso, era il file originale, che era di dati in soli A1 e A2, e aveva anche il AutoRecovered file, inclusi i dati che io non avevo salvato su disco.
Cliccando su una delle voci nell’elenco per aprire un’altra istanza di Excel con i dati in quel particolare file. Nel complesso, questa è una caratteristica davvero utile per quei tempi, quando non hai salvare tutto il lavoro, ma Excel termina in modo imprevisto.
Il principale svantaggio di questo è che il Salvataggio automatico dei dati memorizzati sullo stesso disco rigido del tuo file, così se succede qualcosa al tuo disco rigido, tutto sarà andato. È possibile modificare il percorso nelle impostazioni di cui sopra per un altro hard disk o un percorso di rete, che consiglio vivamente.
Nota che Automaticamente viene eliminato automaticamente da Excel nelle seguenti circostanze:
- Si salva il file manualmente o tramite File – Salva con nome.
- Si chiude il file o la chiusura di Excel (se si salva il file o non)
- Si disattiva il Salvataggio automatico completamente o solo per la cartella di lavoro
Quindi, in pratica, ogni volta che si salva il file, elimina il Salvataggio automatico dei dati. Inoltre, se è necessario chiudere Excel e scegliere di non salvare i dati, sarà eliminare il Salvataggio automatico dei dati. Basta tenere a mente quando si utilizza questa funzione. Se sei un pesante utente di Excel, vorrei consigliamo di impostare il Salvataggio automatico intervallo di qualcosa come 2 o 3 minuti invece di 10.
La funzione di backup automatico
Un’altra caratteristica che non molte persone sanno davvero su di esso è la funzione di backup automatico. Per utilizzarlo, è necessario prima di andare a salvare il tuo file di Salvataggio nella finestra di dialogo. Se hai già salvato un documento di Excel, andare su File e poi Salva con nome e scegliere una posizione. Quando si esegue questa operazione, il che porterà il Salva finestra di dialogo.
Nella finestra di dialogo, fare clic su Strumenti di pulsante che si trova alla sinistra di Salvare pulsante. Vedrete un paio di opzioni, una delle quali Opzioni Generali. Quando si fa clic su questo, le apparirà una finestra con alcune opzioni in più.
Vai avanti e controllare la crea Sempre copia di backup di dialogo. Fare clic su OK e ora, quando si salva il file, Excel in un file di backup creato anche con un .XLK estensione. Nota che la prima volta che si esegue questa operazione, il file sarà esattamente lo stesso. Se si apportano modifiche al file originale e quindi salvare nuovamente il file di backup rimarrà uguale (dati originali). Il terzo tempo si salva, tuttavia, il file di backup verrà aggiornato con le informazioni fino alla seconda salvare.
In sostanza, il file di backup è sempre una versione dietro l’attuale versione. Quindi, se si ha fatto un sacco di modifiche, salvate il file e poi voleva tornare alla versione che non hanno tali modifiche, si potrebbe semplicemente aprire il file di backup.
Il file viene salvato nella stessa posizione del file originale e non sembra essere un modo per modificare tale. Questa funzione non aggiungere un sacco di sicurezza per documento, ma è utile in determinate circostanze.
L’attivazione di tali funzioni di backup e ripristino in Excel, si spera di salvare dalla perdita di dati importanti. È sempre una buona opzione per utilizzare il cloud storage (come OneDrive) come rete di sicurezza nel caso il tuo computer catastroficamente non riesce. Se avete domande, sentitevi liberi di commentare. Enjoy!