Som en to-dimensjonal (eller flate) database, Excel, er i stand til å lagre mange forskjellige typer av data fra small business kontakter til personlig skatt poster. I begge disse eksemplene, nøyaktighet er viktig å sørge for at du har den informasjonen du trenger når du trenger det.
I alle data entry situasjonen, folk ofte setter tall eller feilstaver navnet på et regneark. Det er svært vanskelig å se forskjell mellom 6886 og 6868 eller John og Johm når du har lange strenger av tall eller tekst i en travel Excel-regneark.
Ved hjelp av Excel innebygde Eksakte funksjonen, kan du gjøre Excel gjøre jobben for deg når du ønsker å finne ut om to celler som inneholder nøyaktig den samme informasjonen. Den Eksakte funksjonen fungerer like godt for tekst som det gjør for tall. Les videre for å lære hvordan du kan automatisere tidkrevende oppgave å kontrollere for korrektheten i regnearkene.
Ved hjelp av Excel Eksakt Funksjon
Anta at du har et enkelt regneark i Excel som ser ut som på bildet nedenfor:
Legg merke til at i strenger av tallene i A og B-kolonner, det er vanskelig å fortelle om antallet i celle A1 samsvarer med de tilsvarende tall i B1. Dette er sant for alle tallene ned på listen.
Ved hjelp av den Eksakte funksjonen i celle C1, kan du be Excel til å indikere om nummer i celle A1 stemmer nøyaktig med den i B1. Hvis tallene stemmer, Excel returnerer verdien TRUE. Hvis tallene ikke stemmer overens, Excel returnerer en verdi FALSE.
For å starte, klikk på Formler kategorien på Båndet , og klikk deretter på Text – knappen. Finn og klikk på formelen med tittelen Nøyaktig. Legg merke til at selv om den Eksakte formelen er klassifisert som en tekst-funksjon, det fungerer like bra på tallene.
Du skal nå se på Excel – Funksjonen Argumenter vinduet. Det er her du vil angi hvilke celler til å sammenligne for korrektheten. I Text1 boksen skriver du inn i A1 og i Text2 – boksen skriver i B1. Deretter klikker du på OK – knappen.
Du vil merke at Excel returnerer en verdi av FALSK i celle C1. Dette er fordi det er et misforhold mellom verdien i A1, og verdien i B1. Det synes som den personen som har lagt inn data i disse to cellene innarbeidet midt i to tallene.
Bærer formelen i C1 hele veien ned til C15, kan du se hvor kontordame gjort feil når du skriver inn disse tallene. Legg merke til at verdiene i A1, A6, A9, A11, og A14 ikke samsvarer med de tilsvarende verdier i kolonne B. Disse er indikert med FALSKE verdien i kolonne C. Disse verdiene i den gjenværende En cellene stemme nøyaktig overens med tilsvarende verdier i kolonne B. Disse er indikert med den SANNE verdien i kolonne C.
Selv om det er teknisk klassifisert som en tekst som funksjon av Excel, den Eksakte funksjonen fungerer godt for å finne og eliminere skriving og data entry feil i store regneark. Det menneskelige øyet har ofte problemer med å fortelle forskjellen mellom to tall og transposing tall er nummer én dataregistrering feil. Ved hjelp av den Eksakte funksjonen, kan du gjøre Excel gjøre arbeidet med å finne disse feilene.