Et vanlig spørsmål jeg får fra leserne av mine blogger er på hvordan alphabetize en liste i Word eller Excel. Anta at du har en liste av elementer og du vil raskt sortere dem i stigende eller synkende rekkefølge. Heldigvis, det er veldig enkelt i både Word og Excel!
Sortering i Excel er litt enklere siden du kan sortere raskt på forskjellige kolonner. Det er ingen reell “kolonne” i Word, så hvis du har en liste med navn, kan du sortere det, men du må vite et par triks.
Alphabetize i Excel
Først, la oss starte med alphabetizing i Excel, siden det er enklere. Åpne Excel og laste opp din liste. Vi vil starte med en enkel liste i bare én kolonne.
For å alphabetize listen, klikk på Data – fanen i Excel, og du vil se Sortere Og Filtrere delen.
Velg den enkelte celler eller merke hele kolonnen, avhengig av hva du ønsker å alphabetize. Klikk AZ eller ZA – knappen for å alphabetize stigende eller synkende.
Når du klikker på den, vil du se listen er automatisk alphabetized! Enkelt nok!
Hvis du har en liste med navn, som i eksempelet nedenfor, kan du velge hvilken kolonne du vil alphabetize på, men du må sørge for å merke alle kolonnene.
Når du velger begge kolonner, klikker på Sorter-knappen i stedet for de med pil som peker opp og ned. Nå vil du få Sorter i dialogboksen.
Her kan du velge kolonnen, og deretter velger du om du ønsker å alphabetize stigende eller synkende. Hvis du har fornavn og etternavn i forskjellige kolonner, det er veldig enkelt i Excel.
Alphabetize i Word
I Ord, la oss si at vi har den samme enkel liste som vi startet med i Excel.
Igjen, velger alle elementene i listen, og du skal se det samme AZ – knappen, som du gjorde i Excel under Hjem – fanen og Avsnitt overskriften.
Ved å klikke på knappen vil du få opp en lignende sortering dialogboksen. Hvis du bare har ett felt, kan du sortere etter Paragrafer eller ved Felt 1.
Klikk OK, og teksten vil bli alphabetized! Enkelt nok!
Nå lure del er alphabetizing navn eller noe som har flere felt. Den første tingen å huske er at du må bruke et skilletegn, ellers sortering vil ikke fungere.
For eksempel, hvis sortering navn, kunne vi bruke komma for å avgrense de ulike feltene (fornavn, etternavn). Du kan bruke hva du vil som skilletegn.
Merke teksten og deretter klikke på sortering-knappen igjen. Nå klikker du på Valg , og du vil se denne dialogen.
Som standard, de har Faner og Komma for skilletegn, men du kan velge Andre og bruke et hvilket som helst tegn. I vårt tilfelle velger vi Komma og deretter klikker du OK.
Nå i Form av Tekst i dialogboksen, klikker du på rullegardinmenyen for å Sortere Etter , og du vil nå se på to felt, Felt 1 og Felt 2.
Så hvis jeg ønsket å alphabetize ved fornavn, jeg ville velge Felt 2. Du kan ha så mange felt du vil, og du kan sortere etter flere felt også, bare sørg for at du bruker riktig skilletegn.
Det er ganske mye det! Du kan gjøre noen ganske komplisert sortering og alphabetizing denne måten! Nyt!