En vanlig fråga jag får från läsare av min blogg är om hur man alphabetize en lista i Word eller Excel. Anta att du har en lista med objekt och du snabbt vill sortera dem i stigande eller fallande ordning. Lyckligtvis, det är väldigt lätt i både Word och Excel!
Sortering i Excel är en lite enklare eftersom du kan sortera snabbt på olika kolumner. Det finns ingen riktig “kolumn” i Word, så om du har en lista med namn, kan du sortera den, men du måste känna till ett par tricks.
Alphabetize i Excel
Första, låt oss börja med alphabetizing i Excel, eftersom det är lättare. Öppna Excel och ladda upp din lista. Vi börjar med en enkel lista i endast en kolumn.
Att alphabetize listan, klicka på Data fliken i Excel och du ser Sortera Och Filtrera avsnitt.
Välj den enskilda celler eller markera hela kolumnen beroende på vad du vill alphabetize. Klicka sedan på AZ eller ZA – knappen för att alphabetize stigande eller fallande.
När du klickar på den, kommer du att se listan automatiskt i alfabetisk ordning! Lätt!
Om du har en lista med namn, som i exemplet nedan, du kan välja vilken kolumn du vill alphabetize på, men du måste se till att markera alla kolumner.
När du väljer båda kolumnerna klickar du på Sortera-knappen i stället för dem med pil som pekar upp och ner. Nu kommer du att få Sortera i dialogrutan.
Här kan du välja den kolumn och sedan välja om du vill alphabetize stigande eller fallande. Om du har förnamn och efternamn i olika kolumner, det är verkligen enkelt i Excel.
Alphabetize i Word
I Ord, låt oss säga att vi har samma enkla lista som vi började med i Excel.
Igen, markera alla objekt i listan och du bör se samma AZ – knappen som du gjorde i Excel under Hem – fliken och Punkt nr.
Om du klickar på knappen kommer du att få upp en liknande sortering i dialogrutan. Om du bara har ett fält, kan du sortera efter Punkt eller Område 1.
Klicka på OK och texten kommer att vara alfabetisk ordning! Lätt!
Nu knep del är alphabetizing namn eller något som har flera fält. Den första sak att komma ihåg är att du måste använda en avgränsare, annars sortering kommer inte att fungera.
Till exempel, om sortering namn, kan vi använda ett semikolon för att avgränsa olika områden (förnamn, efternamn). Du kan använda vilken du vill ha som avgränsare.
Markera texten och klicka sedan på sortera-knappen igen. Nu klickar du på Alternativ och du kommer att se den här dialogrutan.
Som standard har de Flikar och Kommatecken för avgränsare, men du kan välja Andra och använda alla tecken. I vårt fall väljer vi Kommatecken och klicka sedan på OK.
Nu i Form av Text i dialogrutan klickar du på rullgardinsmenyn för Typ Av och nu ser du två fält, Område 1 och Område 2.
Så om jag ville alphabetize som första namn, jag skulle välja Fält 2. Du kan ha så många fält som du vill och du kan sortera genom att flera områden också, se bara till att du använder skiljetecken på rätt sätt.
Det är ganska mycket det! Du kan göra en del ganska komplicerat sortering och alphabetizing på detta sätt! Njut!