Noen ganger ønsker du kanskje å opprette et brev som du skal sende til en rekke forskjellige personer, men du vil visse deler av det å være individualisert til mottaker; deler, slik som hilsen, navn, adresse, etc.; som betyr, du vil opprette et skjema, brev, som er stor, fordi Microsoft i løpet av de siste flere versjoner av Word har vært å gjøre det enklere å gjøre det.
Begynn med å opprette et dokument som har standard ting i det, her er et eksempel julebrev:
Legg merke til hvordan det har ingen hilsningen, adresse,etc., dette er fordi de vil alle bli lagt til som felt senere.
Det første du trenger å gjøre er å klikke på Velg Mottakere, på Utsendelser båndet:
Dette er hvor du vil legge til folk som vil motta brev.
Klikk på Skriv Ny Liste… å begynne å legge til folk, og deretter legge til flere navn:
Merk: Når du går for å lagre mottakerlisten, Ord vil be deg om en plassering på harddisken til å lagre dataene på filen som skal opprettes.
Når du lagre dine mottakere-listen, bør du legge merke til at mye av ikonene som finnes på Utsendelser båndet er merket nå. Å begynne å legge til felt til din fra bokstav, klikk et sted i dokumentet for å angi hvor du vil at feltet skal plasseres, og klikk deretter på Adresse Blokk:
Her er hva det ser ut som:
Klikk OK for å gå med standard format, bør du få noe som ser ut som dette:
Deretter legger du til en Skriver etter Adresse, Blokk for å flytte tekst-ned i en linje, og deretter klikker du på Hilsen Line ikonet:
Du skal få noe som dette:
Igjen, la oss gå med standard format og klikker du bare på OK – knappen.
Neste høydepunkt der det står <Adresse Blokk> klikk høyre museknapp, valgte, Avsnitt, deretter merke av i boksen ved siden av der det står ikke legge til mellomrom mellom avsnittene i samme stil, og klikk deretter på OK – knappen. Dette vil gjøre adresse blokkere henge sammen på riktig måte i stedet for å ha en blank linje mellom hver del av det.
Deretter klikker du på Forhåndsvis Resultater – ikonet, og dokumentet skal nå se noe som dette:
Når du er ferdig med å forhåndsvise, klikk Forhåndsvis Resultater ikonet for å slå av forhåndsvisning.
Neste, for å se hvordan du legger til andre felt, klikker du bare forbi <Adresse Blokk> i dokumentet for å sikre at din nåværende posisjon, klikk på Sett inn Flettefelt – ikonet.
Du skal få noe som dette:
Velg Land eller Region, og deretter klikker du på Sett inn-knappen, du skal få noe som dette:
Prøv å klikke Forhåndsvis Resultater ikonet på nytt for å se hvordan det ser ut, det skal se ut noe som dette:
Nå som du har din standardbrev leter du ønsker det, kan du bestemme at du ønsker å legge til noen bestemt tekst for noen av mottakerne, men noen andre tekst til andre; å gjøre det, klikk der det står Reglene
…bør du få en skjerm som denne nedtrekkslisten:
Velg Hvis…Så…Annet, for å få opp dette skjermbildet:
Endre feltnavn: å Country_or_ Regionen, og skriv USA i forhold til: – feltet, og deretter legge til noen tekst i bokser der det står Sette denne teksten, og Ellers sette denne teksten. I dette eksemplet hvis mottakeren bor i USA, vil de få teksten, Merry Christmas satt inn i deres brev, mens alle andre vil få meldingen, Årstider Hilsener.
Her er hvordan det vil se ut når du klikker på OK – knappen, og deretter Forhåndsvise Resultatene knappen.
Neste, merk Forhåndsvis Resultater delen:
Her kan du klikke på pil-knappene (når Forhåndsvise Resultatene er slått på) til venstre og høyre for nummeret for å bla om alle brev som sendes ut. På denne måten kan du sørge for at alle dine brev vil se til høyre før du sender dem ut.
Merk: kampen felt meny valg under Reglene er for å matche feltnavn i en database med overskriften navn i dine mottakere-listen.
Også for å gjøre det enklere å se hvor du har satt inn felt i dokumentet, bruker du Markere Flettefelt knappen:
Det er en bryter som du kan slå på og av på ditt skjønn.
Og til slutt, når du er fornøyd med brevet ditt, klikk Fullfør Og slå sammen ikonet:
Du bør få denne dropdown-menyen:
Velg Rediger Individuelle Dokumenter for å få Ordet for å slå sammen alle bokstavene sammen til din gjeldende dokumentet; på den måten kan du se den over før du skriver ut eller sende som e-post.
Som du kan se, å opprette standardbrev med Ord er ikke lenger ork det en gang var, kan du opprette dokumenter raskt og sende dem ut uten mye trøbbel, nå som du har lært.