Ibland kanske du vill skapa ett brev som du ska skicka till en massa olika människor, men du vill att vissa delar av det för att anpassas individuellt till adressaten; delar till sådana som hälsning, namn, adress, etc. vilket innebär att du vill skapa ett standardbrev, vilket är bra, eftersom Microsoft under flera tidigare versioner av Word har varit att göra det enklare att göra så.
Till att börja med, skapa ett dokument som har vanliga saker i det, här är ett exempel Jul brev:
Lägg märke till hur det har ingen hälsning, adress,etc., detta beror på att de kommer alla att läggas till som fält senare.
Det första du behöver göra är att klicka på Välj Mottagare, på Utskick i menyfliksområdet:
Det är där du lägger till de människor som kommer att få brevet.
Klicka på Skriv Ny Lista… för att börja lägga till folk, och sedan lägga till flera namn:
Obs: När du går för att spara dina mottagare lista, Ord kommer att be dig om en plats på din hårddisk för att spara data fil som kommer att skapas.
När du spara dina mottagare i listan, bör du märka att en hel del av de ikoner som finns på Utskick i menyfliksområdet markeras nu. För att börja lägga till fält till er från bokstaven, klicka på en plats i dokumentet för att ange var du vill att fältet ska placeras, och klicka sedan på Adress Block:
Här är vad det ser ut:
Klicka på OK för att gå med standard-format, du ska få något som ser ut så här:
Lägg en Retur efter Adress Blocket för att flytta din text ned en rad, klicka på hälsningsrad ikonen:
Du ska få något som liknar detta:
Återigen, låt oss gå med standard-format och klickar du bara på OK – knappen.
Nästa, markera där det står <Address Block> > klicka på höger musknapp, välj Punktoch markera sedan kryssrutan bredvid där det står lägg inte till mellanrum mellan stycken med samma formatmall, och klicka sedan på OK – knappen. Detta kommer att göra den adress block hänga ihop på rätt sätt istället för att ha en tom rad mellan varje del av det.
Klicka på Förhandsgranska Resultat ikon, ditt dokument borde nu se ut så här:
När du är klar kan du förhandsgranskar klickar du på Förhandsgranska Resultat ikonen för att stänga av förhandsgranskningen.
Nästa, för att se hur man kan lägga till andra fält, klicka bara förbi <Address Block> > i ditt dokument för att göra att din nuvarande position, och sedan klicka på Infoga kopplingsinstruktion ikonen.
Du ska få något som liknar detta:
Välj Land eller en Regionoch klicka sedan på knappen “Infoga” du ska få något som liknar detta:
Prova att klicka på Förhandsgranska Resultat ikonen igen för att se hur det ser ut, det ska se ut ungefär så här:
Nu när du har din form brev ser ut som du vill ha det, kanske du bestämmer dig för att du vill lägga till några särskilt sms: a för några av dina mottagare, men vissa andra sms: a till andra, för att göra det, klicka där det står Regler
…du ska få en skärm som denna dropdown:
Välj Om…Då…Annars, för att få den här skärmen:
Ändra namn på Fältet: att Country_or_ Regionen, och typ USA i att Jämföra: i fält och sedan lägga till lite text i rutorna där det står Sätt i denna text, och Annars sätter denna text. I detta exempel om mottagaren bor i USA, kommer de att få texten God Jul införas i sina brev, medan alla andra kommer att få meddelandet, Årstider Hälsningar.
Här är hur det kommer att se ut när du klickar på OK – knappen och sedan på Förhandsgranska Resultat – knappen.
Nästa observera Förhandsgranska Resultaten avsnitt:
Här kan du klicka på pilknapparna (när Förhandsgranska Resultat är påslagen) till vänster och höger av nummer för att bläddra alla brev som kommer att skickas ut. Detta sätt kan du se till att dina brev kommer titta till höger innan de skickar ut dem.
Obs: matcha fält meny val enligt de Regler som finns för att matcha namn på fält i en databas med rubriken namn i din mottagare i listan.
Också för att göra det lättare att se var du har infogat fält i ditt dokument, använd Markera kopplingsfält knappen:
Det är en växla kan du sätta på och stänga av på ditt omdöme.
Och slutligen, när du är nöjd med ditt brev, klicka på Slutför Och Koppla ikonen:
Du bör få detta dropdown meny:
Välj Redigera Enskilda Dokument för att få Ordet att slå samman alla dina bokstäver tillsammans i det aktuella dokumentet, så att du kan se över det innan du skriver ut eller skickar via e-post.
Som du kan se, att skapa standardbrev i Word är inte längre jobbigt det en gång var, du kan skapa dokument snabbt och skicka ut dem utan större problem, nu när du lärt dig hur.