Parfois, vous souhaiterez peut-être créer une lettre que vous enverrez à beaucoup de personnes différentes, mais vous souhaitez que certaines parties à être personnalisé pour le destinataire, les parties telles que l’accueil, le nom, l’adresse, etc.; ce qui signifie, vous souhaitez créer une lettre type, qui est excellent, car Microsoft au cours de la dernière plusieurs versions de Word a été prise, il est plus facile de le faire.
Pour commencer, créez un document qui a la norme des choses, voici un exemple de lettre de Noël:
Remarquez comment il n’a pas de formule de politesse, adresse,etc., c’est parce que ceux-ci vont tous être ajoutés en tant que champs plus tard.
La première chose que vous devez faire est de cliquer sur sélection des Destinataires, sur les Envois de ruban:
C’est là que vous ajoutez les gens qui vont recevoir la lettre.
Cliquez sur le Type de Nouvelle Liste… pour commencer à ajouter des gens, puis ajouter plusieurs noms:
Remarque: Lorsque vous allez pour enregistrer votre liste de destinataires, Word vous invite pour un emplacement sur votre disque dur pour enregistrer les données du fichier qui sera créé.
Une fois que vous enregistrez votre liste de destinataires, vous remarquerez que beaucoup de ces icônes qui sont sur les Envois de ruban sont mis en évidence maintenant. Pour commencer à ajouter des champs à votre de lettre, cliquez sur un point de votre document pour indiquer où vous souhaitez que le champ soit placé, puis cliquez sur Bloc d’Adresse:
Voici à quoi il ressemble:
Cliquez sur OK pour aller avec le format par défaut, vous devriez obtenir quelque chose qui ressemble à ceci:
Ensuite, ajoutez une Entrée après le Bloc d’Adresse pour déplacer votre texte en bas d’une ligne, puis cliquez sur la Ligne de Salutation icône:
Vous devriez obtenir quelque chose comme ceci:
Encore une fois, allons-y avec le format par défaut et cliquez simplement sur le OK bouton.
Ensuite, mettez en surbrillance où il est dit <Bloc d’Adresse> cliquez sur votre bouton droit de la souris, a choisi le Paragraphe, puis de cocher la case où il est dit de Ne pas ajouter d’espace entre les paragraphes du même style, puis cliquez sur le OK bouton. Cela rendra le bloc d’adresse accrocher ensemble correctement au lieu d’avoir une ligne vide entre chaque partie.
Ensuite, cliquez sur l’ Aperçu des Résultats de l’icône, votre document doit maintenant ressembler à ceci:
Lorsque vous avez terminé l’aperçu, cliquez sur l’ Aperçu des Résultats de l’icône pour désactiver la prévisualisation.
Ensuite, pour voir comment faire pour ajouter d’autres champs, cliquez sur juste après le <Bloc d’Adresse>, dans votre document, assurez-vous que votre position actuelle, puis cliquez sur Insérer un Champ de Fusion de l’icône.
Vous devriez obtenir quelque chose comme ceci:
Choisissez le Pays ou la Région, puis cliquez sur le bouton Insérer, vous devriez obtenir quelque chose comme ceci:
Essayez de cliquer sur les Résultats de l’Aperçu de nouveau l’icône pour voir à quoi il ressemble, il devrait ressembler à quelque chose comme ceci:
Maintenant que vous avez votre lettre de forme, à la recherche comme vous le souhaitez, vous pouvez décider que vous voulez ajouter un peu de texte particulier pour certains de vos destinataires, mais un autre texte à d’autres; pour ce faire, cliquez à l’endroit où il est dit Règles
…vous devriez obtenir un écran de ce type de liste déroulante:
Choisissez Si…Alors…Sinon, pour obtenir cet écran:
Modifier le nom du Champ: pour Country_or_ Région, et le type etats-unis dans la Comparez à: champ, puis ajoutez du texte dans les cases où il est dit d’ Insérer ce texte, et Sinon, insérer ce texte. Dans cet exemple, si le bénéficiaire vit aux états-unis, ils obtiendront le texte, Joyeux Noël inséré dans leur lettre, alors que tout le monde aura compris le message, message du temps des fêtes.
Voici à quoi il ressemblera une fois que vous cliquez sur OK, puis sur Aperçu des Résultats de bouton.
Ensuite, notez la section Aperçu des Résultats:
Ici, vous pouvez cliquer sur les boutons fléchés (lorsque les Résultats de l’Aperçu est activée) à gauche et à droite du numéro de parcourir toutes les lettres qui vous sera envoyé. De cette façon vous pouvez vous assurer que toutes vos lettres de regarder à droite avant de les envoyer.
Remarque: Les champs de correspondance menu de choix, en vertu de Règles pour la mise en correspondance des noms de champs dans une base de données avec des noms d’en-tête dans votre liste de destinataires.
Aussi de le rendre plus faciles à voir lorsque vous avez inséré des champs dans votre document, utilisez le mettre en Surbrillance les Champs de Fusion bouton:
C’est un interrupteur à bascule, vous pouvez l’activer et la désactiver à votre discrétion.
Et enfin, quand vous êtes heureux avec votre lettre, cliquez sur Terminer Et Fusionner icône:
Vous devriez obtenir ce menu déroulant:
Choisissez Modifier des Documents Individuels pour obtenir le Mot de fusionner toutes vos lettres ensemble dans votre document actuel; de cette façon, vous pouvez regarder par-dessus avant l’impression ou l’envoi par e-mail.
Comme vous pouvez le voir, la création de la forme des lettres avec le Mot n’est plus une corvée, il était une fois, vous pouvez créer des documents rapidement et de et de les envoyer sans beaucoup de peine; maintenant que vous avez appris à le faire.