A volte si desidera creare una lettera che sarà l’invio di un sacco di persone diverse, ma vorrei alcune parti di esso per essere individualizzato per il destinatario; parti come il saluto, nome, indirizzo, etc.; il che significa, si desidera creare una lettera, che è grande, perché Microsoft negli ultimi versioni di Word è stata rendendo più facile per farlo.
Per iniziare, creare un documento che è roba standard, ecco un esempio di lettera di Natale:
Notare come esso non ha alcun titolo, indirizzo,ecc…. questo perché questi saranno tutti essere aggiunto come i campi di seguito.
La prima cosa che dovete fare è fare clic su Seleziona Destinatari, sulle Mailing nastro:
Questo è dove si aggiungono le persone che riceveranno la lettera.
Fare clic su Tipo Nuovo Elenco… per iniziare ad aggiungere le persone, quindi aggiungere diversi nomi:
Nota: Quando si va a salvare l’elenco dei destinatari, verrà chiesto per una posizione sul disco rigido per salvare il file di dati che verrà creato.
Una volta che si salva il tuo elenco di destinatari, si dovrebbe notare che un sacco di icone che sono sulla Mailing nastro sono evidenziati ora. Per iniziare l’aggiunta di campi da lettera, fare clic su un punto del documento per indicare dove si desidera che il campo sia posto, quindi fare clic su Blocco di Indirizzi:
Ecco come si presenta:
Fare clic su OK per andare con il formato di default, si dovrebbe ottenere qualcosa che assomiglia a questo:
Successivamente, aggiungere un Invio dopo il Blocco di Indirizzi per spostare il testo verso il basso di una riga, quindi fare clic sulla Riga del Saluto icona:
Si dovrebbe ottenere qualcosa di simile a questo:
Ancora una volta, andiamo con il formato di default e basta fare clic sul OK pulsante.
A quel punto, evidenziare dove si dice <Blocco di Indirizzi> clic con il pulsante destro del mouse, scelto Paragrafo, quindi selezionare la casella accanto a dove dice di non aggiungere spazio tra i paragrafi dello stesso stile, quindi fare clic sul OK pulsante. Questo renderà il blocco di indirizzi appendere correttamente insieme, invece di avere una riga vuota tra ogni parte di esso.
Quindi, fare clic su Anteprima dei Risultati icona, il documento dovrebbe apparire qualcosa di simile a questo:
Quando hai fatto l’anteprima, fare clic su Anteprima dei Risultati icona per disattivare la visualizzazione in anteprima.
A quel punto, per vedere come aggiungere altri campi, fare clic su appena passato il <Blocco di Indirizzi> in un documento per rendere la vostra posizione corrente, quindi fare clic su Inserisci Campo Unione icona.
Si dovrebbe ottenere qualcosa di simile a questo:
Scegliere Paese o di una Regione, quindi fare clic su Inserisci pulsante, si dovrebbe ottenere qualcosa di simile a questo:
Prova a cliccare l’ Anteprima dei Risultati di nuovo l’icona per vedere come sembra, dovrebbe essere qualcosa come questo:
Ora che avete la vostra lettera, cercando, come si desidera, si può decidere che si desidera aggiungere del testo particolare, per alcuni destinatari, ma qualche altro testo per gli altri; per fare ciò, fare clic dove si dice che le Regole
…si dovrebbe ottenere una schermata simile a questa a discesa:
Scegliere Se…Allora…Altrimenti, per ottenere questa schermata:
Modificare il nome del Campo: per Country_or_ Regione, e il tipo USA nel Confrontare: campo, e poi aggiungere un po ‘ di testo per le caselle dove dice di Inserire questo testo, e in caso Contrario, inserire il testo. In questo esempio, se il destinatario vive negli USA, di poter ottenere il testo, Buon Natale inserito nella loro lettera, mentre tutti gli altri saranno mostrati anche il messaggio di Auguri.
Ecco cosa sarà simile una volta che si fa clic sul OK pulsante e quindi i Risultati in Anteprima pulsante.
A quel punto, nota la sezione Anteprima Risultati:
Qui è possibile fare clic sui pulsanti freccia (quando l’Anteprima è acceso) a sinistra e a destra del numero di scorrere tutte le lettere che verranno inviate. In questo modo è possibile assicurarsi che tutte le vostre lettere di guardare a destra prima di inviarli.
Nota: I campi di confronto con menu a scelta secondo le Regole è per i corrispondenti nomi di campo in un database con i nomi di intestazione nel tuo elenco dei destinatari.
Inoltre, per rendere più facile vedere dove hai inserito i campi nel documento, utilizzare il Evidenziare i Campi di fusione pulsante:
È un interruttore che si può accendere e spegnere a vostra discrezione.
E infine, quando sei felice con la tua lettera, fare clic su Fine e Unisci icona:
Si dovrebbe ottenere questo menu a discesa:
Scegliere Modifica Singoli Documenti per ottenere la Parola per unire tutte le vostre lettere insieme nel documento corrente; in questo modo si può guardare oltre la stampa o l’invio di email.
Come si può vedere, la creazione di lettere con Word non è più il lavoro di routine di una volta, è possibile creare rapidamente documenti e li invia senza troppi problemi; ora che hai imparato.