Jag knappt använda Office 2010 nuförtiden, så när jag faktiskt behöver det för något, det tar mig mer tid att förstå hur man gör något än vad det gör att faktiskt göra det. Typexempel: jag ville göra en dokumentet skrivskyddat i Word 2010 och jag trodde det skulle vara ganska lätt att installera.
Tyvärr, det är enkelt, men det är bokstavligen 5 olika sätt som du kan begränsa redigering eller för att skydda ett dokument i Word och beroende på vilket alternativ du väljer, kommer du att få ett annorlunda resultat. På toppen av det, du kan göra det möjligt för flera av dessa alternativ på samma gång, vilket gör det ännu mer förvirrande. I denna artikel kommer jag att gå igenom alla olika alternativ för att skydda ett dokument eller göra den skrivskyddad och förklarar fördelar och nackdelar för varje.
Observera att du också kan spara dig lite krångel och göra en handling läsa-bara genom att konvertera det till en PDF-fil. Men, jag antar att om du läser detta, du behöver använda en Word-dokument över en PDF-format.
Innan vi börjar, låt mig nämna olika alternativ så att vi kan ha en tydlig förståelse av vad alla de alternativ som finns. Här är de alternativ jag hittat i Word 2010:
– Spara Som, Verktyg, Allmänna Val (Read-only och lösenord)
– Markera som Slutgiltigt
– Begränsa Redigering (Skydda Dokument)
– Kryptera med Lösenord
– Begränsa Tillstånd av Människor
Jag ska börja med enklare saker och sedan gå vidare till de mer tekniska alternativ. Det finns ett par alternativ för att “avskräcka” redigering, men egentligen inte markera de dokument som skrivskyddad. De är Markera som Slutgiltigt och Läs-endast kryssrutan när du gör det som Spara Som.
Markera som Slutgiltigt
Du kan markera ett dokument som Final i Word 2010, vilket innebär att det är komplett och det bör bli fler förändringar till det. Du kan göra detta genom att gå till fliken Arkiv i menyfliksområdet, klicka på Info och sedan klicka på Skydda Dokument och välja Markera som Slutgiltigt.
När du gör detta, kommer det att inaktivera alla band i Office 2010 så du kan inte redigera dokumentet. Det är dock ganska svag i den meningen att en stor verktygsfältet dyker upp och säger följande:
En författare har märkt detta dokument som slutlig för att motverka redigering. Redigera Ändå.
Allt du behöver göra är att klicka på Redigera Ändå knappen och du kan nu redigera dokumentet igen! Så inte riktigt att skydda det, men bara för att ge användare en standard read-only som kan stängas av om de vill.
Så om du behöver något lite mer styrs av dig och inte för läsaren, då måste du prova några av de mer avancerade read-only alternativ.
Spara Som Skrivskyddad
Nästa alternativ är när du sparar ett dokument. Du kan klicka på Verktyg och sedan på Allmänna Alternativ.
Här ser du ett par alternativ, inklusive att lägga till ett lösenord för att öppna dokumentet, lägga till ett lösenord för att ändra den, kontrollera bara att läsa och möjlighet att Skydda Dokument.
Låt oss börja med att kontrollera skrivskydd rekommenderas. Om du kolla bara den här rutan, så nästa gång du öppnar dokumentet, kommer du att få denna dialogruta säger dokument “bör” öppnas som skrivskyddad om du vill göra ändringar. Igen, användaren kan bara klicka på Nej och sedan på redigera dokumentet.
Nu det är här saker börjar bli förvirrande. Vad är skillnaden mellan lösenordet för att öppna, lösenord för att redigera och Skydda Dokument alternativ? Nåväl låt oss gå igenom dem nedan.
Lösenord för att Öppna
Om du skriver in ett lösenord i rutan Lösenord nästa gång du försöker öppna ett dokument, kommer du att bli ombedd att ange ett lösenord innan du kan även visa dokumentet. Observera att med det här alternativet kan du även visa dokumentet i skrivskyddat läge. Du måste känna till lösenordet för att visa dokumentet.
När du är i dokumentet, kan du fortfarande redigera allt så länge redigering har inte begränsats, vilket jag kommer att förklara i bara en minut. Observera att du måste använda lösenordet för att öppna alternativet också krypterar dokumentet, så är det mycket svårare att hacka lösenord. Om man bara skriver in ett lösenord för Lösenord för att ändra, det kan vara hackad.
Lösenord för att ändra
Med detta alternativ, du kommer att se en dialogruta igen när du öppnar dokumentet. Om användaren känner till lösenordet, kan de skriva det i och redigera dokumentet. Om inte, kan de klicka på Read-Only-knappen och visa dokumentet, men inte redigera det.
När du öppnar dokumentet i skrivskyddat läge här, det gör det inte inaktivera alla band. Den person som kan skriva eller göra vad dokumentet, att de bara inte kan spara över den ursprungliga filen. Detta innebär att de kan redigera en fil och sedan Spara Som och spara det under ett annat namn.
Detta är det första riktiga alternativet för att faktiskt göra det ursprungliga dokumentet skrivskyddat. Observera att dokumentet är inte krypterad och det innebär att lösenordet kan vara lätt att bli hackad.
Skydda Dokument
Om du klicka på Skydda Dokument från dialogrutan ovanför eller om du klickar på Granska menyfliksområdet och klicka på Begränsa Redigering, kommer du att få följande sidebar dyka upp i Word 2010:
Här kan du begränsa redigering i dokumentet efter det att användaren redan har öppnat det. Så låt oss säga att du inte vill oroa dig för att behöva användaren ange lösenord för att visa dokumentet, kan du bara komma direkt att begränsa redigering, markera rutan under nummer 2 för att inga ändringar och klicka sedan på Ja, Starta tvingande Skydd. Du måste ange ett lösenord här.
När du gör detta och du behöver inte ange lösenordet för att öppna eller lösenord för att ändra, då kan vem som helst öppna dokumentet, men när de går för att försöka ändra på något, kommer det att fråga dem för att få lösenordet. Observera att detta lösenord är olika, så du kan bokstavligen har 3 lösenord för att skydda ett Word-dokument!
Återigen, detta lösenord är inte krypterade, så det kan hacka ganska enkelt om du vet vad du gör. För komplett skydd, skulle du behöva aktivera kryptering, vilket du kan göra genom att skriva in ett lösenord för Lösenord för att Öppna eller att gå till en Fil, Info, Skydda Dokument och klicka på Kryptera med Lösenord.
Begränsa Behörigheten av Människor
Det sista alternativet du har är att begränsa de dokument som person. Du kan göra detta genom att klicka på Arkiv, Info, Skydda Dokument, Begränsa Tillstånd av Människor, och klicka sedan på Begränsa Tillgången. För att kunna använda denna funktion måste du använda den Information Rights Management service från Microsoft, vilket innebär att du antingen redan har eller skapa ett Windows Live ID.
När du registrerar dig kan du hantera dem läsa och ändra behörigheter, som i princip kommer att någons e-postadress. Om du inte lägger till en e-postadress, då bara du kan öppna dokumentet. Observera också att du inte kan öppna dokumentet om inte Ordet kan ansluta till Internet och kontrollerar dina autentiseringsuppgifter.
Som jag nämnde innan du kan slå på olika former av skydd och behörigheter om du vill. Word 2010 har en hel del olika sätt att konfigurera ditt dokument för att dela, så förhoppningsvis är en av de metoder som uppfyller dina behov. Om du har några frågor, skicka en kommentar och jag ska försöka att hjälpa till. Njut!