Jeg knapt bruker Office 2010 i dag, så når jeg faktisk trenger det for noe, det tar meg mer tid til å forstå hvordan å gjøre noe enn å faktisk gjøre det. Sak: jeg ønsket å lage et dokument skrivebeskyttet i Word 2010 og jeg tenkte det ville være relativt enkelt å sette opp.
Dessverre, det er lett, men det er bokstavelig talt 5 forskjellige måter du kan begrense redigering eller beskytte et dokument i Word og avhengig av hvilket alternativ du velger, vil du få et annet utfall. På toppen av det, du kan aktivere flere av disse alternativene på samme tid, noe som gjør det enda mer forvirrende. I denne artikkelen, jeg kommer til å gå gjennom alle de forskjellige alternativer for å beskytte et dokument eller å gjøre det skrivebeskyttet, og forklarer fordeler og ulemper for hver av dem.
Merk at du også kan spare deg litt stresset og gjøre et dokument skrivebeskyttet ved å konvertere den til en PDF-fil. Men, jeg antar hvis du leser dette, må du bruke et Word-dokument over et PDF-format.
Før vi starter, la meg nevne de forskjellige alternativer slik at vi kan ha en klar forståelse av hva alle alternativene er. Her er alternativene jeg fant i Word 2010:
– Lagre Som, Verktøy, General Options (Read-only og passord)
– Merk som Endelig
– Begrens Redigering (Beskytt Dokument)
– Krypter med Passord
– Begrens Tillatelse av Folk
Jeg vil starte med de enklere ting, og deretter gå videre til den mer tekniske valg. Det er et par alternativer som “motvirke” redigering, men egentlig ikke merke dokumentet som read-only. De er Merket som Endelig, og Lese-bare avmerkingsboksen når du gjør Lagre Som.
Merk som Endelig
Du kan markere et dokument som den Siste i Word 2010, noe som betyr at det er ferdig og det bør ikke være flere endringer til det. Du kan gjøre dette ved å gå til Fil – båndet, ved å klikke på Info og deretter klikke på Beskytt Dokument og velg Merk som Endelig.
Når du gjør dette, det vil deaktivere alle bånd i Office 2010 slik at du kan ikke redigere dokumentet. Imidlertid, det er ganske svake i den forstand at en stor verktøylinjen dukker opp med å si følgende:
En forfatter har merket dette dokumentet som en siste for å hindre redigering. Rediger Uansett.
Alt du trenger å gjøre er å klikke på Rediger Uansett knappen, og nå kan du redigere dokumentet igjen! Så egentlig ikke å beskytte det, men bare for å gi brukere en standard lese-bare noe som kan være slått av, hvis de vil.
Så hvis du trenger noe litt mer kontrollert, og som du ikke leser, så vil du ha til å prøve noen av de mer avanserte read-only valg.
Lagre Som Skrivebeskyttet
Det neste alternativet er når du lagrer et dokument. Du kan klikke på Verktøy og deretter på Generelle Alternativer.
Her ser du et par alternativer, inkludert å legge til et passord for å åpne dokumentet, å legge til et passord for å endre det, for å sjekke read-only og muligheten til å Beskytte Dokumentet.
La oss begynne med bare å sjekke Lese-bare anbefalt. Hvis du merker du bare av i denne boksen, så neste gang du åpner dokumentet, vil du få denne dialogboksen si dokument “bør” være, åpnes som skrivebeskyttet, med mindre du ønsker å gjøre endringer. Igjen, brukeren kan bare klikk Nei, og så kan du redigere dokumentet.
Nå her er der ting begynne å bli forvirrende. Hva er forskjellen mellom passord for å åpne og passord for å endre og Beskytt Dokument alternativet? Vel la oss gå gjennom dem nedenfor.
Passord for å Åpne
Hvis du skriver inn et passord i boksen Passord for å åpne-boksen, neste gang du prøver å åpne dokumentet, vil du bli bedt om å oppgi passordet før du kan også vise dokumentet. Merk at dette alternativet, kan du selv se dokumentet i skrivebeskyttet modus. Du må kjenne passordet for å vise dokumentet.
Når du er i dokumentet, kan du fortsatt redigere alt så lenge redigering har ikke vært begrenset, som jeg vil forklare i løpet av et minutt. Merk at bruk av passord for å åpne alternativet også krypterer dokumentet, så det er mye vanskeligere å hacke passord. Hvis du bare skriver inn et passord for Passord for å endre, det kan bli hacket.
Passord for å endre
Med dette alternativet, vil du se en dialogboks igjen når du først åpne dokumentet. Om brukeren kjenner passordet, de kan skrive inn og redigere dokumentet. Hvis ikke, kan de klikke Lese-Bare-knappen og vise dokumentet, men ikke redigere den.
Når du åpner dokumentet i skrivebeskyttet modus her, er det ikke deaktivere alle bånd. Personen kan skrive eller gjøre hva som helst i dokumentet, at de bare ikke kan lagre over den opprinnelige filen. Dette betyr at de kan redigere filen, og deretter gjøre en Lagre Som og lagre den under et annet navn.
Dette er den første reelle muligheten for faktisk å gjøre det opprinnelige dokumentet skrivebeskyttet. Vær imidlertid oppmerksom på at dokumentet ikke er kryptert, og det betyr at passordet kan lett bli hacket.
Beskytt Dokument
Hvis du klikker på Beskytt Dokument fra dialogboksen ovenfor, eller hvis du klikker på se gjennom båndet, og klikk på Begrens Redigering, vil du få følgende sidebar dukker opp i Word 2010:
Her kan du begrense redigering i dokumentet etter at brukeren har allerede åpnet den. Så la oss si at du ikke ønsker å tenke på å få brukeren til å skrive inn passord for å lese dokumentet, du kan bare komme rett til å begrense redigering, merker du av for under nummer 2 for noen endringer, og klikk deretter Ja, Begynner å Håndheve Beskyttelse. Du må angi et passord her også.
Når du gjør dette og du ikke angi passord for å åpne eller passord for å endre, så hvem som helst kan åpne dokumentet, men når de går for å prøve og redigere noe, vil det be dem om passord. Merk at dette passordet er forskjellige, så du kan bokstavelig talt har 3 passord for å beskytte et Word dokument!
Igjen, dette passordet er heller ikke kryptert, så det kan bli hacket ganske lett hvis du vet hva du gjør. For fullstendig beskyttelse, ville du ha for å aktivere kryptering, som du kan gjøre ved å skrive inn et passord for Passord for å Åpne , eller ved å gå til Fil, Info, Beskytte Dokumentet og klikke på Krypter med Passord.
Begrens Tillatelse av Folk
Det siste alternativet du har er å begrense dokumentet ved personen. Du kan gjøre dette ved å klikke på Fil, Info, Beskytt Dokument, Begrense Tillatelse av Folk, og klikk deretter på Begrense Tilgang. For å bruke denne funksjonen, må du bruke Information Rights Management service fra Microsoft, noe som betyr at du enten allerede har eller vil opprette en Windows Live ID.
Når du registrerer deg, du kan administrere dem lese og endre tillatelser, som vil i utgangspunktet være en e-postadresse. Hvis du ikke legger til en e-postadresse, så bare du kan åpne dokumentet. Merk også at du ikke kan åpne dokumentet med mindre Ordet kan koble til Internett, og bekrefte påloggingsinformasjonen din.
Som jeg har nevnt før, kan du slå på flere former for beskyttelse og tillatelser hvis du vil. Word 2010 har ganske mange måter å konfigurere dokumentet for å dele, så forhåpentligvis en av metodene nevnt ovenfor, tilfredsstiller dine behov. Hvis du har noen spørsmål, kan du legge inn en kommentar og jeg skal prøve å hjelpe. Nyt!