Wir alle haben ein paar große Brocken von text, den wir eingeben müssen regelmäßig–wie zum Beispiel Ihre Anschrift, lange Namen oder Phrasen, oder sogar Tabellen und Bilder, die Sie Häufig verwenden. Die AutoText-Funktion in Word können Sie diese speichern, Textteile und schnell fügen Sie Sie mit wenigen Tastendrücken, so verschwenden Sie weniger Zeit mit der Eingabe.
Das AutoText-feature wurde Teil des Büro für eine lange Zeit, aber ist jetzt Teil der Schnellen-Teile, die Hinzugefügt wurde, um Office 2007. Neben AutoText-Einträge, die Schnellen Teile ” – Funktion ermöglicht Ihnen das einfügen von Dokument-Eigenschaften (wie Titel und Autor) und-Felder (wie Datumsangaben und Seitenzahlen). Schnellbausteine und AutoText-Einträge sind auch bekannt als “Building Blocks” und Word kommt mit vielen vordefinierten Bausteinen. Sie können auch fügen Sie so viele benutzerdefinierte Bausteine, wie Sie wollen.
HINWEIS: Wir haben schon darüber geschrieben, wie die Referenz von text aus anderen Dokumenten in Word, so können Sie wiederverwendbare Inhalte in andere Dokumente, die automatisch aktualisiert wird. Der trick diskutiert in diesem Artikel ist ähnlich der Verwendung eines AutoText-Eintrags. Allerdings, wenn Inhalt eingefügt wird mithilfe eines AutoText-Eintrags ist, wird der Inhalt NICHT automatisch aktualisiert, wenn Sie ändern Sie den AutoText-Eintrag.
Gibt es andere software gibt, wie den kostenlosen PhraseExpress für Windows, der Sie führt eine ähnliche Aufgabe, die system-weit. Das ist großartig, weil es funktioniert in jeder app, nicht nur Word, sondern AutoText hat ein paar Vorteile–es hat nämlich mehr Formatierungs-Optionen (vor allem Word-spezifisch) als PhraseExpress, und es ist dort, wo Wort ist. Also, wenn Sie sind nicht berechtigt zum installieren von Fremdanbieter-Programme auf Ihrem computer arbeiten, zum Beispiel, können Sie immer noch verwenden AutoText.
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Sie können nur speichern AutoText-Einträge in den templates, nicht in den Dokumenten selbst. Standardmäßig werden neue AutoText-Einträge werden in der Normal.dotm-Vorlage. Dies schränkt die Verfügbarkeit Ihrer AutoText-Einträge) auf Ihrem Computer nur, wenn Sie Ihre Normale.dotm-Vorlage mit anderen Maschinen. Sie können fügen Sie AutoText-Einträge, benutzerdefinierte Vorlagen, aber es gibt Grenzen, mit dieser, besprechen wir später in diesem Artikel.
So Erstellen Sie einen Neuen AutoText-Eintrag
Um zu beginnen, erstellen Sie ein neues Word-Dokument und geben Sie die Inhalte (Texte, Bilder, Tabellen, etc.) , die Sie hinzufügen möchten, wie ein AutoText-Eintrag. Dann markieren Sie den Inhalt und klicken Sie auf die “Einfügen” Registerkarte.
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Wenn Sie möchten, dass Ihre AutoText-Eintrag ein text gespeichert werden mit dem Absatz-Formatierung für die Absätze in den Eintrag, inklusive dem letzten Absatz, stellen Sie sicher, dass die Absatzmarke am Ende des letzten Absatzes in die Auswahl einbezogen ist. Die Absatzmarke speichert die Formatierung für den Absatz. Wenn Sie nicht wählen Sie die Absatzmarke am Ende des Absatzes, Absatzes nimmt auf das Absatzformat des Textes an, wenn Sie Sie einfügen. Wenn Sie nicht sehen, die Absatzmarke am Ende jedes Absatzes, können Sie wählen, ob Sie in die Optionen. Alle Zeichenformatierungen, die Sie angewendet, um Ihren AutoText-Inhalte werden automatisch gespeichert, in der der AutoText-Eintrag.
In der “Text” – Abschnitt, klicken Sie auf die “Explore Quick Parts” – Taste und bewegen Sie Ihre Maus über “AutoText” auf das drop-down-Menü. Dann wählen Sie “Save Selection to AutoText Gallery” aus dem Untermenü.
HINWEIS: möglicherweise bemerken Sie “Save Selection Quick Part Gallery” – option zur Verfügung, die direkt auf die “Quick Parts” – Menü. Diese option fügt den ausgewählten text als ein “Quick Parts” – Eintrag, nicht ein “AutoText” – Eintrag. “Quick Parts” und “AutoText” – Einträge sind beide Bausteine. Man könnte hinzufügen, der Eintrag Weg, aber wir werden diskutieren, indem es als ein AutoText-Eintrag.
Den “Create New Building Block” – dialog-box wird angezeigt. Geben Sie einen Namen für den AutoText-Eintrag in der “Name” – Eingabefeld.
Wir empfehlen, die Namen Ihrer AutoText-Einträge unterschiedlich genug, so dass Sie nur geben Sie ein paar Buchstaben des namens ein, legen Sie jeden Eintrag in einem Dokument. Wenn Sie mehrere AutoText-Einträge haben Namen, die sehr ähnlich sind, müssen Sie geben Sie genug von den Namen, damit Word weiß, welche Eintrag, den Sie einfügen möchten.
Sie können auch ändern Sie die Kategorie für diesen Eintrag. Die “Kategorie” drop-down-Liste bietet eine “Neue Kategorie Erstellen” – option, die können Sie fügen Sie diesen AutoText-Eintrag auf eine benutzerdefinierte Kategorie. Sie können auch die “Galerie”, in der der Eintrag erstellt wird.
Die “Optionen” drop-down-Liste können Sie festlegen, wie der Eintrag in das Dokument eingefügt. Wenn Sie einfügen, ein kleines bisschen von text, wie ein name des Unternehmens, wählen Sie “Inhalte Einfügen nur” die Einsätze der Inhalt des inline-Eintrag unter dem cursor. Sie können auch einfügen, die Inhalte als eigenen Absatz oder auf seiner eigenen Seite (perfekt für die Erstellung von standard-cover-Seiten).
Akzeptieren Sie die Standard-Einstellung für “Speichern in” drop-down-Liste. So sparen Sie den AutoText-Eintrag in der Dokumentvorlage Normal.
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Sobald Sie festgelegt haben, um Ihren neuen AutoText-Eintrag, klicken Sie auf “OK”.
Beim schließen des letzten Word-Dokument öffnen, kann das folgende Dialogfeld angezeigt wird gefragt, wenn Sie möchten, speichern Sie die änderungen an der Normal.dotm-Vorlage, wenn Sie aktiviert haben die option, eine Aufforderung zum speichern der Vorlage Normal. Speichern Sie Ihren AutoText-Eintrag in der “Normal.dotm” Vorlage”, klicken Sie auf “Speichern”.
So Fügen Sie einen AutoText-Eintrag in ein Dokument
Jetzt haben wir erstellt einen neuen AutoText-Eintrag, lasst uns einfügen in ein Dokument. Erstellen Sie ein neues Word-Dokument oder öffnen Sie eine vorhandene. Klicken Sie auf die “Einfügen” Registerkarte wieder und bewegen Sie Ihre Maus über “AutoText” auf das drop-down-Menü. Sie werden bemerken, dass die AutoText-Eintrag, den Sie Hinzugefügt wird, wird direkt auf die “AutoText” – Untermenü. Wählen Sie zum einfügen der Inhalte in diesem Eintrag.
Sie können auch einfügen, AutoText-Eintrag ein, indem Sie einfach geben Sie den Namen des AutoText-Eintrag. Ein kleines pop-up-anzeigen mit den Namen der passenden AutoText-Eintrag und Anweisungen sagen, Sie drücken Sie “Enter” einfügen. Drücken Sie “Enter” zum einfügen der gesamten AutoText-Eintrag in Ihr Dokument ein. Sie können auch die Taste “F3”.
Der Inhalt des AutoText-Eintrag eingefügt werden, komplett mit dem original-Zeilenumbrüche und Formatierungen.
Um es schneller und einfacher zum einfügen von AutoText-Einträge, können Sie die “AutoText” – Taste, um die Symbolleiste für den Schnellzugriff.
Wie Schalten Sie die “Show AutoVervollständigen Vorschläge”
Wenn Sie nicht sehen, die AutoVervollständigen-Vorschlag, wenn Sie geben Sie Ihren AutoText-Eintrag mit dem Namen, die Sie haben können, schalten Sie die “Show AutoVervollständigen Vorschläge” – option.
Auf schalten Sie die “Show AutoVervollständigen Vorschläge”, und öffnen Sie ein vorhandenes Word-Dokument oder eine neue erstellen, und klicken Sie auf “Datei” – Registerkarte.
Auf der backstage-Bildschirm, klicken Sie auf “Optionen” in der Liste der Optionen auf der linken Seite.
Klicken Sie auf “Erweitert” in der Liste der Elemente auf der linken Seite der “Word-Optionen” – dialog box.
In der “Bearbeiten-Optionen” – Abschnitt, klicken Sie auf die “Show AutoVervollständigen Vorschläge” überprüfen box, so dass es ein Häkchen in das Feld ein.
Nun, Sie werden nun in der Lage sein drücken Sie “Enter” nach der Eingabe Teil des namens eines AutoText-Eintrag einfügen.
Wie Bearbeiten Sie den Inhalt einer Vorhandenen AutoText-Eintrag
Sagen Sie, dass Sie in ein neues Zuhause umgezogen und Sie brauchen, um Ihre Adresse in Ihrem AutoText-Eintrag. Das ist einfach zu tun. Geben Sie einfach den Eintrag, wie Sie wollen es in ein neues Word-Dokument, markieren Sie ihn und klicken Sie auf “AutoText” – Untermenü wie oben besprochen. Wählen Sie die “Save Selection to AutoText Gallery” – option im Untermenü unterhalb der vorhandenen AutoText-Einträge.
Geben Sie den gleichen Namen wie die vorhandenen AutoText-Eintrag in der “Name” – Eingabefeld und klicken Sie auf “OK”.
Ein Dialogfeld zur Bestätigung wird angezeigt. Klicken Sie auf “ja”, um den vorherigen zu ersetzen AutoText-Eintrag mit der neuen ein.
Jetzt können Sie fügen Sie die aktualisierte AutoText-Eintrag in eine neue oder vorhandene Word-Dokument, wie Sie es zuvor Tat.
HINWEIS: denken Sie Daran, ändern ein AutoText-Eintrag NICHT ändern Sie den Inhalt der Eintrag in alle vorhandenen Dokumente, in denen Sie bereits eingefügt. Der überarbeitete Inhalt des AutoText-Eintrag werden nur verwendet, wenn Sie einfügen den Eintrag jederzeit nach, es zu ändern.
So Bearbeiten Sie die Eigenschaften eines Vorhandenen AutoText-Eintrag
Darüber hinaus Bearbeiten Sie den Inhalt eines AutoText-Eintrag, können Sie auch ändern Sie die Eigenschaften des Eintrags, wie die Vorlage, in der es gespeichert ist, die Kategorie, und so weiter.
Um dies zu tun, erstellen Sie ein neues Word-Dokument oder öffnen Sie eine vorhandene. Klicken Sie auf die “Einfügen” – Registerkarte, und klicken Sie dann auf den “Erkunden” Quick Parts” – button in der “Text” Abschnitt. Wählen Sie “Bausteine Organizer” auf das drop-down-Menü.
Die “Bausteine Organizer” Dialogfeld wird angezeigt. Eine Liste aller “Bausteine” zeigt, die die “Namen” der einzelnen und die “Galerie”, “Kategorie”, und “Template”, Sie sind in. Sie sind in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt, nach der “Galerie”. Unsere neue “Adresse” – Eintrag ganz oben aufgelistet ist, weil es in der “AutoText” – Galerie. Klicken Sie auf den Eintrag, um ihn auszuwählen. Eine Vorschau des Eintrags anzeigen auf der rechten Seite des Dialogfelds.
Nach der Auswahl der “Address” – Eintrag, klicken Sie auf “Eigenschaften Bearbeiten” unterhalb der Liste der “Bausteine”.
Der gleiche dialog angezeigt wie beim erstellen der AutoText-Eintrag, jedoch, heute heißt es “Modifizieren” Building Block”. Wir ändern die “Option” auf “Inhalte Einfügen in einem eigenen Absatz, so dass die Adresse immer eingefügt beginnend auf einer separaten Zeile, auch wenn der cursor an das Ende einer anderen Linie. Klicken Sie auf “OK”, sobald Sie die änderung vorgenommen haben.
Ein Bestätigungs-Dialogfeld wieder angezeigt wird, die bestätigt, dass Sie möchten, ersetzen Sie den AutoText-Eintrag mit der überarbeiteten. Klicken Sie Auf “Ja”.
So Löschen Sie einen AutoText-Eintrag
Wenn Sie entdecken, dass Sie nicht benötigen Sie einen AutoText-Eintrag mehr, können Sie es löschen aus der Sammlung von Bausteinen. Löschen Sie einen AutoText-Eintrag, öffnen Sie die “Bausteine Organizer” – dialog-box, wie beschrieben, in den letzten Abschnitt. Wählen Sie den AutoText-Eintrag, den Sie löschen möchten, und klicken Sie auf “Löschen” unterhalb der Liste der “Bausteine”.
Ein Bestätigungs-Dialogfeld angezeigt, gefragt, ob Sie sicher sind, dass Sie möchten, löschen Sie den ausgewählten Baustein, in diesem Fall ein AutoText-Eintrag. Klicken Sie auf “ja” um den Eintrag zu löschen. Sie werden wieder auf die “Bausteine Organizer” Dialogfeld. Klicken Sie auf “Schließen”, um es zu schließen und zu Ihrem Dokument zurückzukehren.
AutoText scheint eine Eigenart wenn Sie eine benutzerdefinierte Vorlage. Wir testeten das hinzufügen von AutoText-Einträge, benutzerdefinierte Vorlage, aber wenn wir erstellt ein neues Dokument basierend auf dieser Vorlage, die den AutoText-Eintrag nicht vorhanden war. Wenn wir jedoch erstellt ein neues Dokument basierend auf der Normale Vorlage und dann mit der benutzerdefinierten Vorlage, um das Dokument, den AutoText-Eintrag verfügbar war. Also, wenn Sie wollen, speichern Sie AutoText-Einträge in Ihre eigene benutzerdefinierte Vorlage, schließen Sie die Vorlage, um Ihre Dokumente nach der Erstellung oder Ihren AutoText-Einträge werden nicht verfügbar sein. Wenn Sie entdecken, ansonsten bitte lassen Sie uns wissen in den Kommentaren.
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