Alla har vi ett par stora bitar av text som vi har att skriva regelbundet–som din adress, långa namn eller fraser, eller till och med tabeller och bilder som du använder ofta. Den AutoText-funktionen i Word kan du lagra dessa bitar av text och snabbt sätta in dem med några knapptryckningar, så du kan slösa mindre tid att skriva.
AutoText-funktionen har varit en del av Office för en lång tid, men är nu en del av Snabb Delar, som lagts till i Office 2007. Förutom att AutoText-poster, Snabb Delar funktion gör att du kan infoga ett dokument egenskaper (till exempel titel och författare) och fält (till exempel datum och sidnummer). Snabb Delar och AutoText-poster är även känd som “byggstenar” och Ordet levereras med många fördefinierade byggstenar. Du kan också lägga till så många egna byggstenar som du vill.
OBS: Vi har tidigare skrivit om hur hänvisningen text från andra dokument i Word så att du kan infoga återanvändbara innehåll i andra dokument som kommer att uppdateras automatiskt. Tricket som diskuteras i denna artikel är ungefär som att använda en AutoText-post. Men när innehåll ska införas med hjälp av en AutoText-post, innehållet kommer INTE att uppdateras automatiskt när du ändrar AutoText-posten.
Det finns andra program ute, som gratis PhraseExpress för Windows, som fyller en liknande uppgift för hela systemet. Det är bra eftersom det fungerar i alla appar, inte bara Ord, men AutoText har några fördelar av sin egen–det vill säga, det har mer formateringsalternativ (särskilt Word-specifika) än PhraseExpress, och det är tillgängligt var Ordet. Så, om du inte är tillåtet att installera tredjeparts program på datorn, till exempel, kan du fortfarande använda en AutoText-post.
RELATERADE ARTIKLAR
Du har förmodligen någon text som du skriver ofta i ditt Word-dokument, som till exempel adresser. Istället för att behöva skriva om det här… [Läs Artikeln]
Microsoft Word är ett bra verktyg för att arbeta med dokument i ett team miljö. Det finns många funktioner som stöd för… [Läs Artikeln]
Du kan bara lagra AutoText-poster i mallar, inte i själva dokumenten. Som standard, ny AutoText-poster är lagrade i den Normala.dotm mall. Detta begränsar tillgången på din AutoText-poster för din maskin bara, om du inte dela din Normala.dotm mall med andra maskiner. Du kan lägga till AutoText-poster till egna mallar, men det finns begränsningar med denna som vi kommer att diskutera senare i denna artikel.
Hur man Skapar en Ny AutoText-Post
Till att börja skapa ett nytt Word-dokument och ange innehåll (text, bilder, tabeller, etc.) som du vill lägga till som en AutoText-post. Sedan, markera innehållet och klicka på “Infoga” – fliken.
RELATERAD ARTIKEL
Förutom det vanliga innehållet av dina dokument i Word, det finns också tecken som normalt inte visas på skärmen…. [Läs Artikeln]
Om du vill att din AutoText-posten text lagras med punkt formatering för alla punkterna i inträde, inklusive de sista punkt, se punkt markera i slutet av det sista stycket, som ingår i ditt val. Stycketecknet lagras formatering för punkt. När du inte välja den punkt märket i slutet av stycket, punkt tar på punkt stil av den omgivande texten när du sätter i den. Om du inte ser stycketecknet i slutet av varje stycke, kan du välja att visa dem i val. Alla tecken formatering du har använt till ditt AutoText innehåll sparas automatiskt i AutoText-posten.
I “Text” – sektionen, klicka på “Utforska Snabb Delar” – knappen och flytta musen över “AutoText” på drop-down menyn. Välj sedan “Spara Urval till AutoText-Galleri” från undermenyn.
OBS: Du kan märka på “Spara Urval för att Snabbt en Del Galleri” alternativ som finns tillgängliga direkt på “Quick Delar” – menyn. Det här alternativet lägger till den markerade texten som en “Quick Delar” inlägg, och inte en AutoText-posten. “Snabb Delar” och “AutoText-poster är både byggstenar. Du kan lägga till posten på det sättet, men vi kommer att diskutera och lägga till den som en AutoText-post.
“Skapa Nytt byggblock” i dialogrutan som visas. Ange ett namn för den AutoText-post i “Namn” – rutan.
Vi rekommenderar att göra namnen på dina AutoText-poster skiljer sig tillräckligt mycket så att du endast behöver skriva några bokstäver i det namn du vill infoga varje inlägg i ett dokument. Om flera AutoText-poster som har namn som är väldigt lika, du måste skriva tillräckligt av namnet så Ord vet vilket inlägg du vill infoga.
Du kan också ändra kategori för detta inlägg. “Kategori” drop-down-lista ger en “Skapa Ny Kategori” alternativ som låter dig att lägga till detta AutoText-post till en egen kategori. Du kan också ändra “Galleri” som posten skapas.
“Alternativ” i drop-down-listan kan du ange hur posten ska infogas i dokumentet. Om du sätter in en liten bit av text, till exempel ett namn, välj “Infoga innehåll bara” som infogar innehållet i posten inline vid markören. Du kan också infoga innehåll som egen punkt eller på en egen sida (perfekt för att skapa standard omslag).
Acceptera standardinställningen för “Spara i” drop-down-listan. Detta kommer att spara AutoText-post i din Normala mallen.
RELATERAD ARTIKEL
Mallar i Word som ready-made-handlingar. De lagrar formatering, stil och layout inställningar, standard text, etc., som gör… [Läs Artikeln]
När du har ställt in din ny AutoText-post, klicka på “OK”.
När du stänger den sista Word-dokument du har öppna följande dialogruta kan visas som frågar om du vill spara de ändringar som gjorts till den Normala.dotm mall, om du har aktiverat alternativet att bli ombedd att spara mallen Normal. För att spara din AutoText-post i “det Normala.dotm” mall, klicka på “Spara”.
Så här Infogar du en AutoText-Post i ett Dokument
Nu när vi har skapat en ny AutoText-post, låt oss sätta in den i ett dokument. Skapa ett nytt Word-dokument eller öppna en befintlig. Klicka på “Infoga” – fliken igen och flytta musen över “AutoText” på drop-down menyn. Du kommer att märka att AutoText-post som du har lagt till är tillgängliga direkt på “AutoText” undermeny. Välj det du vill infoga innehållet i detta inlägg.
Du kan också infoga en AutoText-post genom att helt enkelt börja skriva namnet på AutoText-posten. En liten meny visas med de namn som matchar AutoText-posten och instruktioner som talar om för dig att trycka på “Enter” för att infoga. Tryck på “Enter” för att infoga hela AutoText-post i ditt dokument. Du kan också trycka på “F3”.
Innehållet i AutoText-posten är isatt, komplett med den ursprungliga radbrytningar och formatering.
För att göra det snabbare och enklare att infoga AutoText-poster du kan lägga till “AutoText” – knappen för Verktygsfältet snabbåtkomst.
Hur man Slår på “Visa Autoavsluta-Förslag”
Om du inte ser Autoavsluta-förslag när du skriver din autotextpostens namn, kan du behöva slå på “Visa Autoavsluta-Förslag”.
För att slå på “Visa Autoavsluta-Förslag”, öppna en befintlig Word-dokument eller skapa en ny och klicka på “Arkiv” – fliken.
På backstage-skärmen, klicka på “Inställningar” i listan till vänster.
Klicka på “Avancerat” i listan över poster på vänster sida av “Word-Alternativ” i dialogrutan.
I “Redigera alternativ” sektionen, klicka på “Visa Autoavsluta-förslag” kryssrutan så att det är en bock i rutan.
Nu har du nu möjlighet att trycka “Enter” efter att skriva en del av namnet på en AutoText-post för att infoga det.
Hur för att Redigera Innehållet i en Befintlig AutoText-Post
Säg att du flyttat till ett nytt hem och du behöver för att ändra din adress i din AutoText-posten. Det är lätt att göra. Helt enkelt skriva det inlägg som du vill ha den i ett nytt Word-dokument, väljer du det och sedan visa “AutoText” undermeny som vi diskuterat tidigare. Välj “Spara Urval till AutoText-Galleri” alternativ på undermenyn under alla befintliga AutoText-poster.
Ange samma namn som den befintliga AutoText-post i “Namn” – rutan och klicka “OK”.
En dialogruta med en bekräftelse visas. Klicka på “Ja” för att ersätta den tidigare AutoText-post med nya.
Nu kan du infoga den uppdaterade AutoText-post i nya eller befintliga Word-dokument som du gjorde innan.
OBS: kom Ihåg att ändra en AutoText-post innebär INTE att ändra innehållet i den här posten i befintliga dokument där du redan satt in den. Det reviderade innehållet i AutoText-posten används bara när du sätter in inlägg när som helst ändra det.
Hur vill Redigera Egenskaperna för en Befintlig AutoText-Post
I tillägg till att redigera innehållet i en AutoText-post, kan du också ändra i posten, exempelvis mall där det lagras, kategori, och så vidare.
För att göra detta, skapa ett nytt Word-dokument eller öppna en befintlig. Klicka på “Infoga” – fliken och klicka sedan på “Utforska Snabb Delar” – knappen i “Text” – avsnitt. Välj “byggstenar Arrangör” på drop-down menyn.
De “byggstenar Organizer” i dialogrutan som visas. En lista över alla “byggstenar” visas, som visar “Namn” av var och en som på “Galleri”, “Kategori” och “Mall” som de är i. De är listade i alfabetisk ordning enligt “Galleri”. Vår nya “Adress” – ingången är listade på toppen eftersom det är i “AutoText” gallery. Klicka på posten för att välja det. En förhandsgranskning av inlägg visas på den högra sidan av dialogrutan.
Efter att du valt “Adress” – post, klicka på “Redigera Egenskaper” under listan av “byggstenar”.
Samma dialogruta visas som när du skapade en AutoText-post, men nu är det som heter “Ändra byggsten”. Vi kommer att ändra “Alternativ” till “Infoga innehåll i sin egen punkt, men det är alltid införas med början på en separat rad, även om markören är i slutet av en annan linje. Klicka på “OK” när du har gjort ändringen.
En dialogruta för bekräftelse visas igen, för att bekräfta att du vill ersätta den AutoText-post med den reviderade. Klicka På “Ja”.
Hur att ta Bort en AutoText-Post
Om du upptäcker att du inte behöver en AutoText-post längre, kan du ta bort det från insamling av byggstenar. För att ta bort en AutoText-post, öppna “byggstenar Organizer” i dialogrutan som beskrivs i förra avsnittet. Välj AutoText-post som du vill radera och klicka på “ta Bort” under listan av “byggstenar”.
En bekräftande dialogruta visas som frågar om du är säker på att du vill ta bort den valda byggsten, i detta fall en AutoText-post. Klicka på “Ja” för att ta bort posten. Du kommer att återvända till de “byggstenar Organizer” i dialogrutan. Klicka på “Stäng” för att stänga det och återvända till ditt dokument.
AutoText verkar ha en sarkasm när du använder en anpassad mall. Vi testade att lägga till AutoText-poster till en egen mall, men när vi skapade ett nytt dokument som baseras på mallen, AutoText-post som inte var tillgänglig. Men när vi skapade ett nytt dokument som baseras på dokumentmallen Normal och sedan fäst den anpassade mallen till det dokument, den AutoText-post som var tillgängliga. Så, om du vill spara AutoText-poster i din egen anpassad mall, se till att bifoga mallen för att ditt dokument efter att du skapat dem eller annars din AutoText-poster kommer inte att vara tillgängliga. Om du upptäcker något annat, låt oss veta i kommentarerna.
RELATERADE ARTIKLAR
Microsoft Word är ett bra verktyg för att arbeta med dokument i ett team miljö. Det finns många funktioner som stöd för… [Läs Artikeln]
Varje dokument i Word måste ha en mall bifogas. Om du använder en anpassad mall med det aktuella dokumentet och… [Läs Artikeln]
Äldre versioner av Word 2003 och tidigare) får du kopiera AutoText-poster från en mall till en annan. Men, som i Word 2007, att funktionalitet bort.