Gå ut av kontoret snart og trenger å sette opp en Ut av Kontoret, Bort eller Ferie melding i Outlook? Du ville tro at det ville bli super enkelt, men dessverre er det ikke! Det er faktisk to måter å opprette et automatisk svar, og det avhenger av om Outlook er frittstående eller ved å bruke Microsoft Exchange.
Hvis du er i et bedriftsmiljø og Outlook er koblet til MS Exchange, og deretter sette en ut av kontoret svar er faktisk veldig enkelt. La oss gå gjennom denne metoden først, og så får vi diskutere hvordan vi skal gjøre det hvis du ikke bruker Exchange.
Fraværsmelding w Exchange
I Office 2007 og tidligere, gå til Verktøy , og klikk på fraværsassistenten. Merk at dette ikke bør være det automatisk i Outlook 2003 og Outlook 2007 ved hjelp av Exchange. Hvis du ikke ser alternativet, kan du ikke bruke Exchange.
I Office 2010 og Office 2013, må du klikke på Fil – fanen, og klikk deretter Info og du vil se en knapp som kalles Automatiske Svar (Ut av Kontoret).
I Office 2007 og tidligere versjoner: klikk på jeg er for tiden Ute av Office – knappen, og skriv inn meldingen i AutoReply boksen.
Gå videre og sette den dato du vil være ute til og også sette i noen kontakt info i tilfelle det er en nødsituasjon, etc. Hvis du klikker OK, alle vil få denne meldingen til du kommer tilbake til denne dialogen, og endre den til jeg er for tiden på kontoret.
Du kan også legge til regler for innkommende meldinger mens du er ute av kontoret ved å klikke på Legg til Regel. Dette er nyttig hvis du ønsker å utføre visse handlinger på e-post som kommer fra forskjellige personer. For eksempel, hvis du får en e-post fra en klient, kan du videresende den til telefonen eller svare med en annen mal for e-post enn den som brukes for interne ansatte. Hvis du ikke vet hvordan du skal bruke reglene, les mitt forrige innlegg om hvordan du oppretter Outlook-regler.
I Outlook 2010 og 2013, er det litt annerledes. Når du klikker på Automatisk Svar, vil du få opp en dialogboks som vist nedenfor.
Velg de du vil Sende automatiske svar – knappen og deretter sjekker du Bare sende i løpet av denne tidsperioden boksen hvis du vil vite de nøyaktige datoene du vil være borte. Hvis du la det være tomt, det vil bare la den automatiske svar på før du manuelt komme og velger du ikke send automatiske svar.
Det er også kult om denne versjonen er at du kan ha en egen auto svar oppsett for personer i og personer utenfor organisasjonen. Igjen, som med de tidligere versjonene av Office, klikker du på Reglene hvis du ønsker å legge til unntak for automatisk svar.
Fraværsmelding w/o Exchange
Så dette er flott hvis du har Outlook med Exchange, men hva hvis du ikke har tilgang til Ut av Office-Hjelperen eller Automatiske Svar? Vel, det er en måte du kan TA den ut av office-hjelperen ved å opprette et automatisk svar regel sammen med en ut av office-mal. Her er fremgangsmåten nedenfor.
Trinn 1: Først opprette en ny melding i Outlook som om du kommer til å skrive noen en e-post. Ikke legg noe i TIL-eller KOPI-boksen. Skriv inn din unna e-post, og sette inn et emne også.
Klikk på Microsoft Office-knappen eller Fil – fanen i nyere versjoner av Office, og velg Lagre Som. I filtype-combo-boksen, velger du Outlook-Mal. Skriv inn et navn, for eksempel Ut Av Kontoret Svar i filnavn – boksen, og klikk Lagre.
Trinn 2: Nå er alt vi trenger å gjøre er å opprette en regel og fortelle Outlook til å bruke den nye e-malen vi nettopp opprettet. For Office 2007, klikker du på Verktøy – menyen og gå til Regler og Varsler.
I Office 2010 og 2013, klikker du på Hjem – fanen, klikk deretter på Regler og klikk deretter på Behandle Regler Og Varsler.
Klikk på Ny Regel under E-Regler for å opprette en ny Outlook-regelen.
Under avsnittet Begynn med en tom regel, gå videre og klikk på Kontroller meldinger når de mottas i eldre versjoner av Office eller Bruke regelen på meldinger jeg receive i nyere versjoner av Office, og klikk deretter på Neste.
Neste du vil ha til å velge hvilke vilkår, om noen, du vil kontrollere. For ut av kontoret auto svar, jeg vanligvis ikke merker noe siden jeg vil at den skal gjelde for all e-post jeg får.
Klikk Neste og deretter under Handlinger, merk av i boksen som sier “Svar ved hjelp av en bestemt mal” og deretter i den andre tekstboksen nederst, klikk på lenken som sier en bestemt tempsent.
Nå velger malen som du har opprettet tidligere) fra listen over maler. Hvis du ikke ser dine mal, klikker du på den Ser du I kombinasjonsboksen, og velg Bruk Maler i Filsystemet.
Klikk Åpne og klikk deretter Fullfør. Nå når du får en ny e-post, et automatisk svar vil bli sendt ved hjelp av auto svar mal. Husker Outlook som den sender meldinger for, og vil bare sende det en gang til hver e-postadresse.
For å slå det av, må du gå tilbake til Regler og Varsler og fjerner avmerkingen ved siden av regelen. Også, du har å være sikker på at Outlook er åpen på datamaskinen før du forlater for å sende automatisk svar! Hvis du har noen spørsmål, feel free til å legge igjen en kommentar. Nyt!