Letar du efter ett sätt att spåra ändringar som gjorts i en Excel-kalkylblad? Det finns många fall där du har för att distribuera filen till flera människor och hålla koll på vilka förändringar som gjorts. Du kanske vill spåra när ändringen gjordes, vem som har gjort ändringen, vilken cell den förändring skett i och vilka data som har ändrats.
Excel har inbyggda sökfunktioner som kan hantera alla av ovanstående fall. Du kan enkelt granska alla ändringar direkt i kalkylbladet och du kan också acceptera eller avvisa varje ändring. Det finns några punkter att komma ihåg om spårning funktioner i Excel:
1. Slå på spårning betyder inte att du kan återgå till kalkylbladet tillbaka i tiden till ett tidigare tillstånd genom att ångra ändringarna. Det är i grunden en logg-fil som registrerar allt och som är det. Du kan manuellt gå och se vad för data som togs bort eller läggas till, men du kommer att behöva göra ändringar i kalkylbladet dig själv.
2. Slå på spårning betyder inte att varje enskild ändring du gör, kommer att registreras. Alla data lagras i en cell spåras, men andra förändringar som formatering inte. Andra ändringar som inte sparas inkluderar att dölja/ta fram rader och kolumner, kommentarer och cell värden som ändras till följd av en formel för omräkning.
3. Ändra historien är bara hålls för 30 dagar som standard. Om du gör ändringar i ett kalkylblad i Excel och öppna sedan arbetsboken igen 45 dagar senare, då du kommer att kunna se ändringshistorik för alla 45 dagar tills du stänger arbetsboken. När du stänger det, någon förändring historia som är äldre än 30 dagar kommer att vara borta. Det innebär att nästa gång du öppnar det, du kommer inte att kunna se denna förändring du hade gjort 45 dagar tidigare.
4. När din slå på spårning, arbetsboken blir en delad arbetsbok. Detta innebär att flera användare kommer att göra ändringar i dokumentet.
Nu när du känner till några grunderna i hur spårningen fungerar i Excel, låt oss tala om hur man aktiverar det, ändra inställningar och hålla koll på förändringar!
Aktivera Spårning
Låt oss gå vidare och slå på spårning av första. Öppna Excel och klicka på Granska fliken i menyfliksområdet. Längst till höger, bör du se ett alternativ som heter Spåra Ändringar under Förändringar avsnitt.
Klicka på knappen och välj Markera Ändringar. Du kommer att få en dialogruta där du nu behöver för att bocka av alternativet “Spåra ändringar under redigering. Här delar också din arbetsbok”.
Du har flera alternativ här bland annat När, Vem, och När. För När, Alla betyder att varje förändring kommer att vara markerat. Du har också möjlighet att lyfta fram förändringar från den senaste gången du sparade dokumentet efter ett visst datum, eller förändringar som ännu inte har granskats.
Om du markerar Somdu kan välja att spåra ändringar som gjorts av någon eller ändringar som görs av alla utom du. Den Där alternativet kan du spåra ändringar endast för en viss del av ett kalkylblad. Klicka bara på knappen längst till höger och välj det intervall av celler som du vill hålla reda på.
Slutligen, du kan avmarkera Markera ändringar på skärmen alternativ om du inte vill att andra ska veta att du spårar ändringar. Som standard, när du börja spåra och det här alternativet är vald, ändras cell kommer att visa en liten pil längst upp till vänster för att ange att det ändrades.
Dessutom, om du klickar på en förändrad cell (med Markera ändringar på skärmen slås på), du får ett litet popup-fönster som visar vad det värde ändrades från och bytte till och vid vilken tidpunkt. Om du avmarkerar kryssrutan Markera ändringar på skärmen alternativ, den lilla svarta triangeln kommer inte att visa upp.
Så vad du kan göra, till exempel, är att dölja förändringar på skärmen genom att inte kryssa i rutan, skicka ut din fil till alla som har att göra ändringar i den, och när du får tillbaka det går att Spåra Ändringar och kontrollera rutan.
Konfigurera Spårning
Nästa steg är att ta en titt på inställningarna för spårning och justera dem så att de passar dina behov. För att göra detta, klicka på Dela Arbetsbok knapp som är direkt till vänster om Spåra Ändringar – knappen. Klicka på den Avancerad fliken när de Dela Arbetsbok i dialogrutan som dyker upp.
Här kan du ändra antal dagar för att hålla ändra historien till något annat än 30 dagar. Som standard uppdateras ändringarna när du har sparat filen, men du kan göra det så att det görs automatiskt varje några minuter. Slutligen, du kan själv välja hur du vill hantera konflikter på: antingen genom att vara bad eller helt enkelt låta den senaste ändringen när du sparar filen vinna.
Visning Förändringar
När du har aktiverat spårning och gjort några ändringar, kan du klicka på Spåra Ändringar-knappen igen, klicka på Markera Ändringar och du kommer att märka att Lista ändringar på nytt blad om rutan är inte längre grått.
Markera det och klicka på OK. Ett nytt kalkylblad kallas Historia kommer att läggas till som låter dig visa alla ändringar som har gjorts till denna arbetsbok.
Någon gång måste du antingen godkänna eller förkasta ändringarna. Du kan granska alla ändringar och sedan plocka och välja vilka du vill behålla eller slänga bort.
Klicka på Spåra Ändringar igen och väljer att Acceptera/Avvisa Ändringar. Markera de alternativ du vill välja vilka ändringar du vill acceptera eller avvisa. Om du vill granska alla ändringar i, lämna bara När kontrolleras och se till att den är inställd på att Inte Granskat.
Klicka på OK och Excel börjar du varje förändring som görs och ger dig möjlighet att Acceptera eller Avvisa. Du kan också Acceptera Alla eller Avvisa Alla ändringar om du vill.
Om du avvisar en förändring, kommer det att omedelbart återgå till det som ursprungligen var i cellen. Det är värt att notera att om en annan cell refererar till innehållet i det förkastade cell, så att värdet kommer också att förändras när den refererade cellen värdet återgår. Detta kan orsaka formler för att bryta, etc, så var försiktig.
Det är det! Nu kan du spåra alla ändringar som gjorts i ditt Excel-kalkylblad enkelt genom att använda denna inbyggda funktion. Om du har några frågor, skicka en kommentar. Njut!