En sortant de l’office vite et ont besoin d’une installation de Bureau, de Loin ou de Vacances de message dans Outlook? Vous pourriez penser que ce serait super facile, mais malheureusement il n’est pas! Il y a en fait deux manières de créer une réponse automatique et cela dépend si Outlook est en stand-alone ou à l’aide de Microsoft Exchange.
Si vous êtes dans un environnement d’entreprise et Outlook est connecté à MS Exchange, puis à définir une réponse d’absence du bureau est en fait très facile. Nous allons passer par cette méthode en premier et ensuite nous allons discuter de la façon de le faire si vous n’êtes pas à l’aide d’Exchange.
Message d’absence du Bureau w Échange
Dans Office 2007 et les versions antérieures, allez à Outils et cliquez sur gestionnaire d’absence du Bureau. Notez que cela devrait être, il y a automatiquement dans Outlook 2003 et Outlook 2007 lors de l’utilisation de l’Échange. Si vous ne voyez pas l’option, vous n’êtes pas à l’aide d’Exchange.
Dans Office 2010 et Office 2013, vous devez cliquer sur le Fichier onglet, puis d’Infos et vous verrez un bouton appelé les Réponses Automatiques (de Bureau).
Dans Office 2007 et les versions antérieures, cliquez sur le je suis actuellement absent du Bureau de la radio touche et tapez le message dans le AutoReply boîte.
Aller de l’avant et mettre la date vous sera out jusqu’à et aussi mettre dans toutes les infos de contact dans le cas où il y a une urgence, etc. Si vous cliquez sur OK, tout le monde aura ce message jusqu’à ce que vous revenir à ce dialogue et à le modifier , je suis actuellement dans le bureau.
Vous pouvez également ajouter des règles pour les messages entrants lorsque vous êtes hors du bureau en cliquant sur Ajouter une Règle. Ceci est utile si vous souhaitez effectuer certaines actions sur les e-mails provenant de personnes différentes. Par exemple, si vous recevez un e-mail à partir d’un client, vous pouvez le transférer à votre téléphone ou de répondre avec un autre modèle d’e-mail que celle utilisée pour les employés internes. Si vous ne savez pas comment utiliser les règles, lisez mon post précédent sur la façon de créer des règles Outlook.
Dans Outlook 2010 et 2013, c’est un peu différent. Lorsque vous cliquez sur les Réponses Automatiques, vous aurez un pop-up boîte de dialogue semblable à celle ci-dessous.
Sélectionnez la Envoyer des réponses automatiques bouton et de vérifier ensuite l’ envoyer Uniquement pendant cette période case si vous connaissez les dates exactes vous serez parti. Si vous ne la cochez pas, il va tout simplement laisser la réponse automatique jusqu’à ce que vous manuellement venir choisir de Ne pas envoyer des réponses automatiques.
Ce qui est aussi cool à propos de cette version est que vous pouvez avoir une réponse automatique de l’installation pour les personnes à l’intérieur et les gens à l’extérieur de votre organisation. Encore une fois, comme avec les versions antérieures de microsoft Office, vous cliquez sur Règles si vous souhaitez ajouter des exceptions à la réponse automatique.
Message d’absence du Bureau w/o Exchange
C’est génial si vous avez Outlook avec Exchange, mais que faire si vous n’avez pas accès à de Compagnon Office ou l’envoi de Réponses Automatiques? Eh bien il ya une façon que vous pouvez ÉMULER le gestionnaire d’absence du bureau, par la création d’une réponse automatique règle le long avec un office de modèle. Voici les étapes ci-dessous.
Étape 1: tout d’Abord créer un nouveau message dans Outlook comme si vous vous apprêtez à écrire à quelqu’un un e-mail. Ne pas mettre n’importe quoi dans les zones À ou CC. Tapez votre message et le mettre dans un sujet aussi.
Cliquez sur le bouton Microsoft Office ou le Fichier de l’onglet dans les versions plus récentes de microsoft Office et choisissez Enregistrer sous. Dans la zone de liste déroulante type, sélectionnez le Modèle Outlook. Tapez un nom comme Réponse D’absence du Bureau dans le Nom de Fichier de la boîte et cliquez sur Enregistrer.
Étape 2: Maintenant, tout ce que nous devons faire est de créer une règle et d’indiquer à Outlook pour utiliser le nouveau modèle d’e-mail que nous venons de créer. Pour Office 2007, cliquez sur le Outils menu et aller à des Règles et Alertes.
Dans Office 2010 et 2013, cliquez sur l’ Accueil de l’onglet, puis cliquez sur Règles , puis cliquez sur Gérer les Règles Et les Alertes.
Cliquez sur Nouvelle Règle en vertu de Règles Email pour créer une nouvelle règle Outlook.
En vertu de la section Démarrer à partir d’une règle vide, aller de l’avant et cliquez sur Vérifier les messages à leur arrivée dans les anciennes versions d’Office ou Appliquer la règle sur les messages que j’ai reçue dans les versions plus récentes de microsoft Office, puis cliquez sur Suivant.
Ensuite, vous devrez choisir les conditions, le cas échéant, vous voulez vérifier. Pour sortir du bureau des réponses automatiques, normalement, je ne vérifie rien, car je veux qu’elle s’applique à tout e-mail que je reçois.
Cliquez sur Suivant et puis, sous Actions, cochez la case “Répondre en utilisant un modèle spécifique” et puis dans la deuxième zone de texte en bas, cliquez sur le lien qui dit spécifique tempde retard.
Maintenant, sélectionnez le modèle que vous avez créé plus tôt à partir de la liste des modèles. Si vous ne voyez pas votre modèle, cliquez sur Rechercher Dans la zone de liste déroulante et choisissez Utiliser des Modèles dans le Fichier Système.
Cliquez sur Ouvrir et puis cliquez sur Terminer. Maintenant, chaque fois que vous recevez un nouvel e-mail, une réponse automatique sera envoyé à l’aide de votre auto modèle de réponse. Outlook se souvient de qui il envoie les messages trop et de ne l’envoyer qu’une fois par adresse email.
Pour le désactiver, vous devez revenir en arrière dans les Règles et les Alertes et décochez la case à côté de la règle. Aussi, vous devez assurez-vous que Outlook est ouvert sur votre ordinateur avant de vous laisser pour envoyer des réponses automatiques! Si vous avez des questions, n’hésitez pas à laisser un commentaire. Profitez-en!