Zoeken via Outlook e-mail kan blijken te zijn een moeilijke taak als je iemand als ik met meerdere PST-bestanden en tienduizenden e-mails verspreid over tientallen jaren. De meeste bedrijfsomgevingen gebruik van Outlook voor e-mail en veel mensen eindigen met zakelijke en persoonlijke e-mail in Outlook is opgeslagen.
In oudere versies van Outlook die u nodig third-party add-ons als Xobni voor het zoeken van uw e-mail snel. Gelukkig, sinds Office 2010, Microsoft heeft een bruikbare functie zoeken die echt werkt en kunt u zoeken naar e-mails snel behulp van een breed scala van filters. U kunt zoeken naar tekst, adressen, bijlagen, afzenders, etc en je kunt filteren op datum, grootte, onderwerp, urgentie en meer.
In dit artikel, ik ga u tonen hoe om ervoor te zorgen dat al uw e-mails geïndexeerd zijn door Windows en vervolgens het uitvoeren van verschillende typen zoekopdrachten afhankelijk van wat u zoekt.
Merk op dat in dit artikel wordt ervan uitgegaan dat u werkt aan Office 2010, 2013 of 2016 als die versies zijn het beste voor te zoeken.
Zet Op Het Indexeren Van
Voordat je kunt razendsnel zoeken in Outlook, moet u ervoor zorgen dat al uw e-mails zijn geïndexeerd. Om dit te controleren, ga je gang en klik in het vak zoeken, dat zie je aan de bovenkant van uw e-mailbox.
Wanneer u klik in het vak zoeken, ziet u de hulpprogramma ‘ s voor Zoeken tabblad wordt weergegeven in het lint. Aan de rechterkant, klik op zoekfuncties en klik vervolgens op Opties voor Zoeken.
Onder Bronnen, klik op Opties voor Indexeren knop.
Dit brengt u naar de Windows Opties voor Indexeren in het scherm waar u kunt kiezen, de verschillende locaties die u wilt indexeren. Als u geen Microsoft Outlook in de lijst, klik je op de Wijzig – knop.
Ga je gang, controleren Microsoft Outlook en klik vervolgens op OK.
Windows wordt gestart met het indexeren van de e-mails onmiddellijk en u kunt controleren om te zien wanneer dit wordt gedaan door te klikken op de Index Status onder Search Tools zoals hierboven weergegeven.
Ziet u een bericht dat aangeeft hoeveel items worden overgelaten om te worden geïndexeerd en eenmaal voltooid, zal zeggen dat Outlook klaar is met het indexeren van al uw artikelen. Laten we nu leren hoe te zoeken in Outlook.
Het uitvoeren van Zoekopdrachten in Outlook
Aan de slag te gaan zoeken in Outlook, klikt u op Postvak in of klik op een specifieke map. Als u klikt op Postvak in, u zult merken dat het vakje Zoeken in Huidige Mailbox vermeld. U kunt klikken op de vervolgkeuzelijst rechts en kies een van de andere opties, zoals de Huidige Map, Submappenen Alle Outlook-Items.
Wanneer u klikt op Postvak in Huidige Mailbox wordt automatisch geselecteerd. Dit zal het zoeken in alle e-mail in de gehele mailbox inclusief alles onder Postvak in, Verzonden Items, Verwijderde Items, postvak uit, enz. Als u klikt op een specifieke map, het vak zoeken zal standaard naar de Huidige Map, die alleen te zoeken in de e-mail in een map niet met inbegrip van sub-mappen.
Als u een map die submappen, selecteert u Submappen in de vervolgkeuzelijst om alleen zoeken in de sub-mappen.
Nu we begrijpen dat, laten we zien hoe u de verschillende soorten zoekopdrachten in Outlook. Er zijn twee manieren om te gaan over: het gebruik van de Zoekopdracht lint of met behulp van de search query-syntaxis gebruiken. Zoals je misschien kunnen vertellen, de laatste optie is een meer technische, maar kunt u het maken van een aantal ingewikkelde zoekopdrachten.
Met behulp van de hulpprogramma ‘ s voor Zoeken in Outlook
Laten we beginnen met de eenvoudigere methode die zal prima werken voor de meeste mensen. Klik in het vak zoeken als u eenmaal hebt gekozen Postvak in of in een map en klik vervolgens op hulpprogramma ‘ s voor Zoeken in het lint. Laten we een kijkje nemen bij de verschillende opties.
Helemaal links is de Scope, die is hetzelfde als de dropdown box die ik hierboven heb genoemd. Volgende Resultaten, die niet actief totdat u een zoekopdracht uitvoert. Standaard worden in Outlook leert u alleen de meest recente items die overeenkomen met u een zoekopdracht uit en kan het niet laten je de resultaten. U kunt op Zijn Oudere Resultaten te laten zien van de resultaten, of scroll naar beneden naar de onderkant van de zoekresultaten en kies Toon Meer.
Verfijn is waar we echt iets kunnen drill-down en precies te vinden wat we zoeken. Ten eerste, hoe gaan we over het zoeken naar de exacte tekst in Outlook? Laten we zeggen dat je wilt zoeken naar alle e-mails met uw BSN of met een bepaald woord. In deze gevallen kunt u gewoon gebruik maken van aanhalingstekens.
Hierboven heb ik gezocht naar het woord sherlock door te zetten het tussen dubbele aanhalingstekens. Als het woord in de onderwerpregel, zal worden gemarkeerd in het geel. Wanneer u klikt op een van de e-mails, ziet u ook het woord gemarkeerd voor u, dat is handig.
Dat is een van de meest voorkomende soorten zoekopdrachten. Een andere veel voorkomende zoeken is door de afzender. Dit is echt gemakkelijk om te doen in Outlook. Klik gewoon op de Uit knop in het lint en begint te typen in de naam van de persoon of het e-mail adres.
Als u wilt toevoegen van meer zoekcriteria, zoals alleen het zien van e-mails van een bepaalde afzender met bijlagen, u gewoon klik op de Bijlagen Heeft – knop.
U kunt blijven toevoegen van meer filters verminderen de resultaat set van e-mails. De meeste van de andere opties zijn vrij vanzelfsprekend als Ongelezen, Gemarkeerde, Belangrijk, etc. Als u wilt zoeken op datum, kunt u klik op Deze Week en krijg je een paar opties, zoals deze Week, Deze Maand, Dit Jaar, enz., maar dat is het wel.
Als u wilt zoeken op datum of iets te doen als het vinden van de oudste e-mails in Outlook, moet u gebruik maken van de Geavanceerde optie Zoeken of de query-syntaxis gebruiken. Laten we beginnen met Geavanceerd Zoeken. Om er te komen, klikt u op hulpprogramma ‘ s voor Zoeken opnieuw en kies voor Geavanceerd Zoeken.
Merk op dat deze zoekopdracht zoekt alleen in de huidige map die u hebt geselecteerd door standaard. Als u wilt zoeken in alles, klik je op de Bladeren knop in de rechterbovenhoek.
Als u wilt zoeken in alles, selecteer Postvak in en schakel vervolgens het selectievakje submappen Zoeken vak aan de onderkant.
Nu op de belangrijkste search-scherm, ziet u de Tijd op de bodem, maar het geeft je alleen de dezelfde opties als u de vervolgkeuzelijst in het lint. Om een meer geavanceerd te zoeken, klik je op de Geavanceerde tabblad.
Hier moet je je eigen zoekcriteria. Klik op het Veld,ga dan naar het Datum/Tijd-Velden in en selecteer Ontvangen. Klik nu op Staat en schuif naar beneden tot u de andere opties, zoals op of na, voor of open tussen.
Als u ervoor kiest tussen, dan kunt u data zoals 01/01/2005 en 12/31/2005 en klik vervolgens op Toevoegen aan Lijst. Hier is wat mijn zoektocht lijkt.
Opmerking dat u kunt blijven toevoegen van meer criteria op de lijst om om de resultaten te beperken. In mijn voorbeeld hierboven, ik ben gewoon gaan om alle e-mails in die periode, die waarschijnlijk te veel.
Als u wilt zoeken naar de oudste e-mail in Outlook, kiest u de op of vóór staat en vervolgens typ een datum die je denkt dat het is vrij oud.
Aanpassen van de datum is afhankelijk van hoeveel e-mails die u krijgt. Het moet vrij eenvoudig te vinden van de oudste e-mail in je hele Outlook-bestand met behulp van deze zoektocht.
Een andere populaire zoekterm is te kijken voor de grootste e-mail in uw PST-bestand. Om dit te doen, klik op de Meer Keuzemogelijkheden tabblad Geavanceerd Zoeken en ziet u een optie voor de maat aan de onderkant. Kies groter dan en voer vervolgens een waarde in kilobytes. Als u wilt zoeken naar e-mails die groter zijn dan 5 MB is, bijvoorbeeld, typt u in 5000.
Dit zijn slechts enkele van de zoekopdrachten die u kunt uitvoeren met behulp van Geavanceerd Zoeken. Daarnaast kunt u typt in het vak zoeken door de zoekfunctie te gebruiken syntaxis en dezelfde resultaten krijgt. Bijvoorbeeld, ik kan gewoon typen in messagesize:>5MB en dezelfde resultaten krijgt.
Ik ga niet door alle verschillende zoek-opties in deze post, want Microsoft heeft een pagina met een overzicht van alle verschillende search syntax opties. Hopelijk, met behulp van bovenstaande hulpmiddelen, zult u in staat zijn om de e-mail die u zoekt. Genieten!