La recherche par le biais de la messagerie Outlook peut s’avérer être une tâche difficile si vous êtes quelqu’un comme moi avec les fichiers PST multiples et des dizaines de milliers d’e-mails de quelques décennies. La plupart des environnements d’entreprise utiliser Outlook pour la messagerie et beaucoup de gens finissent par avoir des affaires personnelles et e-mail stockées dans Outlook.
Dans les anciennes versions d’Outlook, vous avez besoin de tiers add-ons comme Xobni pour la recherche de votre e-mail rapidement. Heureusement, depuis Office 2010, Microsoft a créé un utilisable fonction de recherche qui fonctionne réellement et vous permet de trouver des e-mails rapidement à l’aide d’un large éventail de filtres. Vous pouvez rechercher du texte, les adresses, les pièces jointes, les expéditeurs, etc, et vous pouvez filtrer par date, la taille, l’objet, l’importance et plus.
Dans cet article, je vais vous montrer comment faire en sorte que tous vos e-mails sont indexés par Windows et puis comment effectuer différents types de recherches en fonction de ce que vous cherchez.
Notez que cet article suppose que vous travaillez sur Office 2010, 2013 ou 2016 que ces versions sont les meilleurs pour la recherche.
Activer L’Indexation
Avant de vous pouvez effectuer des recherches ultra-rapides dans Outlook, vous devez vous assurer que tous vos e-mails ont été indexés. Pour vérifier cela, allez-y et cliquez dans la zone de recherche que vous voyez en haut de votre boîte aux lettres électronique.
Lorsque vous cliquez dans la case de recherche, vous verrez les Outils de Recherche de l’ onglet s’affiche dans le ruban. À l’extrême droite, cliquez sur Outils de Recherche , puis cliquez sur Options de Recherche.
En vertu de Sources, cliquez sur Options d’Indexation bouton.
Cela vous amènera à la Windows Options d’Indexation de l’écran où vous pouvez choisir les différents endroits que vous souhaitez indexer. Si vous ne voyez pas de Microsoft Outlook dans la liste, vous devez cliquer sur Modifier bouton.
Allez-y, vérifiez Microsoft Outlook , puis cliquez sur OK.
Windows va commencer à indexer les e-mails immédiatement et vous pouvez vérifier pour voir si c’est fait en cliquant sur l’Indice de Statut en vertu des Outils de Recherche comme indiqué ci-dessus.
Vous verrez un message indiquant le nombre d’éléments à gauche pour être indexé et une fois terminé, il va dire que Outlook a terminé l’indexation de tous vos articles. Maintenant, nous allons apprendre à faire des recherches dans Outlook.
En effectuant des Recherches dans Outlook
Pour lancer une recherche dans Outlook, cliquez sur Boîte de réception ou cliquez sur un dossier spécifique. Si vous cliquez sur Boîte de réception, vous remarquerez que la zone de Recherche de Boîte aux lettres Actuelle répertoriés. Vous pouvez cliquez sur la liste déroulante à droite et de choisir d’autres options comme l’ Actuel Dossier, sous-dossierset Tous les Éléments Outlook.
Lorsque vous cliquez sur Boîte de réception, Boîte aux lettres Actuelle est automatiquement sélectionné. Ce sera à la recherche de tout le courrier dans la boîte aux lettres, y compris tout sous la Boîte de réception, éléments Envoyés, Éléments Supprimés, boîte d’envoi, etc. Si vous cliquez sur un dossier spécifique, la zone de recherche par défaut du Dossier Actuel, qui ne recherche l’e-mail dans ce dossier, y compris les sous-dossiers.
Si vous avez un dossier qui contient des sous-dossiers, assurez-vous de sélectionner les sous-dossiers à partir de la liste déroulante afin de ne rechercher que les sous-dossiers.
Maintenant que nous comprenons que, nous allons apprendre comment effectuer différents types de recherches dans Outlook. Il y a deux façons d’aller à ce sujet: à l’aide de la Recherche, de ruban ou de l’utilisation de la recherche, de la syntaxe de la requête. Comme vous pourriez être en mesure de dire, la dernière option est plus technique, mais permet de créer des recherches complexes.
En utilisant les Outils de Recherche dans Outlook
Commençons par le plus facile méthode qui marche très bien pour la plupart des gens. Cliquez dans la zone de recherche une fois que vous avez choisi Boîte de réception ou un dossier, puis cliquez sur Outils de Recherche dans le ruban. Jetons un coup d’oeil toutes les différentes options.
À l’extrême gauche est le Champ d’application, qui est la même que la zone de liste déroulante que je l’ai mentionné ci-dessus. La prochaine est des Résultats, ce qui ne sera pas actif jusqu’à ce que vous effectuez une recherche. Par défaut, Outlook n’affiche que les éléments les plus récents qui correspondent à une recherche et ne peut pas vous montrer les résultats. Vous pouvez cliquez sur Inclure les Résultats plus Anciens pour afficher tous les résultats ou faites défiler vers le bas des résultats de recherche et choisissez Afficher Plus.
Affiner est là qu’on peut vraiment creuser et trouver exactement ce que nous recherchons. Tout d’abord, comment pouvons-nous aller sur la recherche de texte exact dans Outlook? Disons que vous voulez trouver tous les e-mails avec votre SSN ou avec un mot spécifique. Dans ces cas, il vous suffit d’utiliser les doubles guillemets.
Ci-dessus, j’ai cherché le mot sherlock en le mettant à l’intérieur de guillemets doubles. Si le mot est dans la ligne de sujet, il sera mis en évidence en jaune. Lorsque vous cliquez sur l’un des e-mails, vous verrez aussi le mot en surbrillance pour vous, ce qui est très pratique.
C’est l’un des types les plus communs de recherche. Une autre commune de la recherche par expéditeur. C’est vraiment facile à faire dans Outlook. Cliquez simplement sur le De bouton dans le ruban et commencez à taper le nom de la personne ou de l’adresse e-mail.
Si vous voulez ajouter plus de critères de recherche tels que ne vois que les e-mails d’un expéditeur particulier qui a des pièces jointes, il vous suffit de cliquer sur la A des pièces Jointes bouton.
Vous pouvez continuer à ajouter plus de filtres pour réduire le jeu de résultats d’e-mails. La plupart des autres options sont assez explicites comme non Lus, Annotés, Important, etc. Si vous souhaitez une recherche par date, vous pouvez cliquer sur Cette Semaine et vous aurez quelques options comme Cette Semaine, ce Mois, Cette Année, etc, mais c’est tout.
Si vous souhaitez une recherche par date ou de faire quelque chose comme trouver les plus anciens e-mails dans Outlook, vous devez utiliser l’option recherche Avancée ou la syntaxe de la requête. Nous allons commencer avec la recherche Avancée. Pour l’obtenir, vous devez cliquer sur les Outils de Recherche à nouveau et cliquez sur recherche Avancée.
Notez que cette recherche ne s’effectue que sur le dossier en cours que vous avez sélectionné par défaut. Si vous souhaitez rechercher tout, vous devez cliquer sur la Parcourir bouton en haut à droite.
Si vous voulez la recherche, sélectionnez Boîte de réception, puis cochez la Recherche des sous-dossiers de la boîte en bas.
Maintenant sur la recherche principale de l’écran, vous verrez l’Heure au bas de l’écran, mais il vous donne seulement les mêmes options que la liste déroulante dans le ruban. Pour faire une recherche plus avancée, vous devez cliquez sur le Avancée onglet.
Ici, vous devez construire vos propres critères de recherche. Cliquez sur le Champ,puis aller aux Champs de Date/Heure et sélectionnez Reçu. Maintenant, cliquez sur État et faites défiler vers le bas jusqu’à ce que vous voyez d’autres options comme sur ou après, ou avant, et entre.
Si vous choisissez entre, vous pouvez saisir les dates comme 01/01/2005 et 12/31/2005 puis cliquez sur Ajouter à la Liste. Voici ce que ma recherche ressemble.
Notez que vous pouvez continuer à ajouter plus de critères dans la liste, afin d’affiner les résultats. Dans mon exemple ci-dessus, je vais juste pour obtenir tous les e-mails dans cette plage de dates, qui sera peut-être trop nombreux.
Si vous voulez trouver le plus ancien message électronique dans Outlook, choisissez le ou avant d’ état et ensuite il suffit de taper dans n’importe quelle date pensez-vous est assez ancien.
Régler la date en fonction du nombre de courriels que vous obtenez. Il devrait être assez facile de trouver les plus anciennes de l’email dans l’ensemble de votre fichier Outlook à l’aide de cette recherche.
Un autre populaire de recherche consiste à rechercher le plus grand e-mail dans votre fichier PST. Pour ce faire, cliquez sur le Plus de Choix dans l’onglet recherche Avancée et vous verrez une option pour la taille au bas. Choisir plus grande que puis tapez une valeur en kilo-octets. Si vous voulez trouver des e-mails de plus de 5 MO, par exemple, vous entrez dans les 5000.
Ce sont juste certaines des recherches que vous pouvez effectuer à l’aide de la recherche Avancée. En outre, vous pouvez taper tout cela dans la boîte de recherche à l’aide de la syntaxe de recherche et d’obtenir les mêmes résultats. Par exemple, je peux simplement taper dans messagesize:>5 MO et obtenir les mêmes résultats.
Je ne vais pas passer en revue les différentes options de recherche dans ce post, parce que Microsoft a une page qui répertorie tous les différents syntaxe de recherche d’options. Espérons-le, à l’aide des outils ci-dessus, vous serez en mesure de trouver l’e-mail que vous recherchez. Profitez-en!