Het Filteren van Gegevens in Excel

Onlangs schreef ik een artikel over het gebruik van overzicht functies in Excel eenvoudig samenvatten van grote hoeveelheden gegevens, maar dat artikel rekening gehouden met alle gegevens in het werkblad. Wat als je alleen wilt kijken naar een subset van de gegevens en een samenvatting van de subset van gegevens?

In Excel kunt u filters maken op kolommen die zal het verbergen van rijen bevat die niet overeenkomen met het filter. Daarnaast kunt u ook gebruik maken van speciale functies in Excel om de gegevens samenvatten met behulp van alleen de gefilterde gegevens.

In dit artikel, ik zal het u door de stappen voor het maken van filters in Excel, maar ook met behulp van de ingebouwde functies van het samenvatten dat de gefilterde gegevens.

Het maken van Eenvoudige Filters in Excel

In Excel kunt u eenvoudig filters en complexe filters. Laten we beginnen met eenvoudige filters. Bij het werken met filters, moet u altijd één rij op de top die wordt gebruikt voor de labels. Het is niet een vereiste om deze rij, maar het maakt het werken met filters een beetje makkelijker.

Hierboven heb ik een aantal valse gegevens en ik wil u een filter wilt maken op de Stad kolom. In Excel, dit is heel eenvoudig te doen. Ga vooruit en klik op het Gegevens tabblad in het lint en klik op de Filter knop. U hoeft niet te selecteren de gegevens op het blad of op de eerste rij.

Wanneer u klikt op een Filter, elke kolom van de eerste rij wordt automatisch een kleine dropdown knop toegevoegd in het rechter.

Nu ga je gang en klik op de pijl-omlaag in de kolom. Zie je een aantal verschillende opties, die ik hieronder zal uitleggen.

Op de top kunt u snel sorteren van alle rijen door de waarden in de kolom. Merk op dat wanneer u de gegevens sorteert, zal het verplaatsen van de gehele rij, niet alleen de waarden in de kolom. Dit zal ervoor zorgen dat uw data blijft intact, net zoals het vroeger was.

Ook is het een goed idee om een kolom toevoegen aan de voorzijde genoemd-ID en het nummer van het ene naar het echter veel rijen in het werkblad. Op deze manier kunt u altijd sorteren op de kolom ID en krijg je de data terug in dezelfde volgorde het oorspronkelijk was, als dat voor u belangrijk is.

Zoals u kunt zien, worden alle gegevens in het werkblad wordt nu gesorteerd op de waarden in de kolom. Tot nu toe, geen rijen zijn verborgen. Laten we nu eens een kijkje nemen op de selectievakjes aan de onderkant van het filter in het dialoogvenster. In mijn voorbeeld heb ik slechts drie unieke waarden in de kolom en die drie in de lijst.

Ik ging vooruit en niet-gecontroleerde twee steden en links aangevinkt. Ik heb nog maar 8 rijen zichtbaar is en de rest zijn verborgen. U kunt gemakkelijk zien u zijn op zoek naar de gefilterde gegevens worden als u het selectievakje rij getallen aan de linkerkant. Afhankelijk van hoeveel rijen verborgen zijn, zie je een paar extra horizontale lijnen en de kleur van de cijfers in het blauw.

Laten we nu zeggen dat ik een filter wilt toepassen op een tweede kolom voor het verder terugdringen van het aantal resultaten. In kolom C, ik heb het totaal aantal leden per gezin en ik willen alleen de resultaten zien voor gezinnen met meer dan twee leden.

Ga je gang en klik op de pijl-omlaag in de Kolom C en je ziet dezelfde selectievakjes voor elke unieke waarde in de kolom. Echter, in dit geval wilt op een Aantal Filters en klik vervolgens op Meer Dan. Zoals u kunt zien, zijn er een heleboel andere opties ook.

Er zal een nieuw venster pop-up en hier kunt u de waarde voor het filter. U kunt ook meer dan één criterium met een EN-of of-functie. Je zou kunnen zeggen dat je wilt rijen bevatten waarvoor de waarde groter is dan 2 en niet gelijk is aan 5, bijvoorbeeld.

Nu ben ik in 5 rijen van gegevens: gezin alleen uit New Orleans en met 3 of meer leden. Eenvoudig genoeg? Let op dat u gemakkelijk te verwijderen met een filter op een kolom door te klikken op de vervolgkeuzelijst en klik vervolgens op het Filter Wissen Van “kolomnaam” link.

Zo dat is het voor eenvoudige filters in Excel. Ze zijn zeer eenvoudig in gebruik en de resultaten zijn vrij straight-forward. Laten we nu een kijkje nemen in complexe filters met behulp van de Geavanceerde filters van de dialoog.

Maak Geavanceerde Filters in Excel

Als u wilt maken van meer geavanceerde filters, moet u gebruik maken van de Geavanceerde filter dialoog. Bijvoorbeeld, laten we zeggen dat ik wilde zien alle gezinnen die leven in New Orleans met meer dan 2 leden in hun familie OF voor alle gezinnen in Clarksville met meer dan 3 leden in hun familie , EN alleen degenen met een .EDU eindigt e-mail adres. Nu kun je dat niet doen met een simpel filter.

Om dit te doen, moeten we om het instellen van de Excel-sheet een beetje anders. Ga je gang en plaats een paar rijen boven uw gegevens en kopieer de rubriek etiketten exact in de eerste rij, zoals hieronder weergegeven.

Nu hier is hoe geavanceerde filters werken. U moet eerst het type van uw criteria in de kolommen boven en klik op de Advanced knop onder Sorteren En Filteren op het Gegevens tabblad.

Dus wat precies kunnen we typen in de cellen? OK, laten we beginnen met ons voorbeeld. Wij willen alleen gegevens zien van New Orleans of Clarksville, dus laten we het type die in de cellen E2 en E3.

Wanneer u de waarden op verschillende rijen, het betekent OF. Nu willen we New Orleans gezinnen met meer dan twee leden en Clarksville gezinnen met meer dan 3 leden. Om dit te doen, typt u >2 C2 en >3 in C3.

Sinds >2 en New Orleans zijn op dezelfde rij, het zal een operator. Hetzelfde geldt voor rij 3 hierboven. Tot slot willen we alleen de gezinnen met .EDU eindigt e-mail adres. Om dit te doen, typt u *.edu in zowel D2 en D3. Het * symbool staat voor een willekeurig aantal tekens.

Zodra je dat doet, klikt u ergens in uw gegevensset en klik op de Advanced knop. De Lijst Range veld wordt automatisch erachter te komen wat uw dataset omdat je hebt geklikt in alvorens te klikken op de knop Geavanceerd. Klik nu op de kleine knop aan de rechterkant van de Criteria range knop.

Selecteer alles dat van A1 tot en met E3 en klik vervolgens op de toets nogmaals in om terug te keren naar het dialoogvenster Geavanceerd Filter. Klik op OK en uw gegevens moeten nu worden gefilterd!

Zoals je kunt zien, nu heb ik alleen 3 resultaten die overeenkomen met elk van die criteria. Merk op dat de labels voor de criteria moeten exact overeenkomen met de labels voor de dataset voor dit werk.

Je kan uiteraard leiden tot een veel meer complexe vragen met behulp van deze methode, dus spelen rond met het om je gewenste resultaten. Tot slot, laten we praten over het toepassen van de som van de functies naar de gefilterde gegevens.

Samenvatting Van Gefilterde Gegevens

Laten we nu zeggen dat ik wil aan de som van het aantal gezinsleden op mijn gefilterde gegevens, hoe zou ik het heb over dat te doen? Goed, laten we duidelijk onze filter door te klikken op de Clear knop in het lint. Maak je geen zorgen, het is heel gemakkelijk om het toepassen van de geavanceerde filter opnieuw door simpelweg te klikken op de knop Geavanceerd te klikken en te klikken op OK.

Aan de onderkant van de dataset, laten we het toevoegen van een cel met de naam Totaal en voeg een som functie som van het totaal leden van het gezin. In mijn voorbeeld, ik typte =SOM(C7:C31).

Dus als ik kijk naar alle gezinnen, ik heb 78 leden in totaal. Laten we nu verder gaan en opnieuw onze Geavanceerde filter-en zie wat er gebeurt.

Oeps! In plaats van het tonen van het juiste aantal, 11, ik zie nog steeds op een totaal van 78! Waarom is dat? Goed, de functie SOM niet negeren verborgen rijen, dus het is nog steeds bezig met de berekening uit met behulp van alle rijen. Gelukkig zijn er een aantal functies die u kunt gebruiken om te negeren verborgen rijen.

De eerste is SUBTOTAAL. Voordat we gebruik maken van een van deze speciale functies, wilt u duidelijk uw filter en typ in de functie.

Zodra het filter is uitgeschakeld, ga je gang en typ =SUBTOTAAL( en je ziet er een dropdown box verschijnen met een heleboel opties. Deze functie te gebruiken, kiest u eerst het soort som functie die u wilt gebruiken met behulp van een nummer.

In ons voorbeeld, ik wil gebruik maken SOM, dus ik zou typ het nummer in 9 of klik gewoon op het uit de vervolgkeuzelijst. Typ een komma en selecteer het bereik van de cellen.

Wanneer u op enter drukt, ziet u de waarde van 78 is dezelfde als voorheen. Echter, als u nu het filter van toepassing is, dan zie 11!

Uitstekend! Dat is precies wat we willen. Nu kunt u uw filters en de waarde zal altijd weerspiegelen alleen de rijen die momenteel te zien is.

De tweede functie die werkt eigenlijk precies hetzelfde als de functie SUBTOTAAL is AGGREGATIE. Het enige verschil is dat er een andere parameter in de STATISTISCHE functie waar u opgeven dat u wilt negeren verborgen rijen.

De eerste parameter is de som functie die u wilt gebruiken en als het SUBTOTAAL, 9 vertegenwoordigt de SOM-functie. De tweede optie is waar je moet intypen 5 te negeren verborgen rijen. De laatste parameter is hetzelfde en is het bereik van de cellen.

Je kan ook mijn artikel te lezen over overzicht functies te leren gebruiken van de STATISTISCHE functie en andere functies zoals MODUS, MEDIAAN, GEMIDDELDE, enz. in meer detail.

Hopelijk, dit artikel geeft je een goed uitgangspunt voor het maken en het gebruik van filters in Excel. Als u vragen hebt, voel je vrij om een reactie te plaatsen. Genieten!


Posted

in

by

Tags: