Il peut être difficile d'organiser une longue feuille de calcul pour faciliter la lecture de vos données. Microsoft Excel offre une fonctionnalité de regroupement utile pour résumer les données à l'aide d'un plan automatique. Voici comment procéder.
Ce dont vous avez besoin pour créer un plan dans Excel
Dans Microsoft Excel, vous pouvez créer un plan de lignes, de colonnes ou des deux. Pour expliquer les bases de ce sujet, nous allons créer un contour de lignes. Vous pouvez appliquer les mêmes principes si vous voulez un plan pour les colonnes.
Pour que la fonctionnalité remplisse son rôle, il y a quelques éléments que vous devrez inclure dans vos données:
- Chaque colonne doit avoir un en-tête ou une étiquette dans la première ligne.
- Chaque colonne doit inclure des données similaires.
- La plage de cellules doit contenir des données. Vous ne pouvez pas avoir de colonnes ou de lignes vides.
Il est plus simple de placer vos lignes de résumé sous les données qu'elles récapitulent. Cependant, il existe un moyen de gérer cela si vos lignes de résumé sont actuellement positionnées au-dessus. Nous décrirons d'abord comment procéder.
Ajuster les paramètres du plan
Sélectionnez les cellules que vous souhaitez mettre en évidence et accédez à l'onglet Données.
Cliquez sur & # 8220; Plan & # 8221; sur le côté droit du ruban. Ensuite, cliquez sur le lanceur de boîte de dialogue (petite flèche) en bas à droite de la fenêtre contextuelle.
Lorsque la fenêtre Paramètres s'ouvre, décochez la case & # 8220; Lignes de résumé sous les détails . & # 8221;
Avant de cliquer sur & # 8220; OK, & # 8221; vous pouvez éventuellement cocher la case pour & # 8220; Styles automatiques. & # 8221; Cela formatera les cellules de votre plan avec des styles gras, italiques et similaires pour les faire ressortir. Si vous choisissez de ne pas utiliser les styles automatiques ici, nous vous montrerons également comment les appliquer par la suite.
Cliquez sur & # 8220; OK & # 8221; et préparez-vous à créer le plan.
Créez le plan automatique
Si vous avez défini vos lignes récapitulatives et d'autres exigences de plan, il est temps de créer votre plan.
Sélectionnez vos cellules, accédez à l'onglet Données et cliquez sur & # 8220; Plan. & # 8221;
Cliquez sur le & # 8220; Groupe & # 8221; flèche et choisissez & # 8220; Contour automatique & # 8221; dans la liste déroulante.
Vous devriez voir la mise à jour de votre feuille de calcul immédiatement pour afficher le contour. Cela inclut les nombres, les lignes correspondantes et les signes plus et moins dans la zone grise à gauche des lignes ou en haut des colonnes.
Le nombre le plus bas (1) et les boutons les plus à gauche sous le 1 sont pour votre vue de plus haut niveau.
Le nombre le plus élevé suivant (2) et les boutons situés en dessous correspondent au deuxième niveau le plus élevé.
Les chiffres et les boutons continuent pour chaque niveau jusqu'au dernier. Vous pouvez avoir jusqu'à huit niveaux dans un plan Excel.
Vous pouvez utilisez les nombres, les signes plus et moins, ou les deux pour réduire et développer vos lignes. Si vous cliquez sur un nombre, il réduira ou développera tout ce niveau. Si vous cliquez sur un signe plus, cela développera cet ensemble particulier de lignes dans le contour. Un signe moins réduira cet ensemble particulier de lignes.
Styles de format après la création du plan
Comme mentionné précédemment, vous pouvez appliquer des styles à votre plan pour faire ressortir les lignes et les lignes récapitulatives. En plus du contour lui-même, cela permet de rendre les données un peu plus faciles à lire et à distinguer du reste.
Si vous choisissez de ne pas utiliser l'option Styles automatiques avant de créer votre plan, vous pouvez le faire par la suite .
Sélectionnez les cellules du plan que vous souhaitez mettre en forme ou sélectionnez le contour entier si vous préférez. Revenez à la fenêtre des paramètres de contour avec Data & gt; Contour pour ouvrir le lanceur de boîte de dialogue.
Dans la fenêtre Paramètres, cochez la case & # 8220; Styles automatiques, & # 8221; puis cliquez sur & # 8220; Appliquer les styles. & # 8221;
Vous devriez voir les styles de mise en forme appliqués à votre plan. Vous pouvez maintenant cliquer sur & # 8220; OK & # 8221; pour fermer la fenêtre.
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Supprimer un plan
Si vous créez un plan et décidez de le supprimer plus tard, il & # 8217; sa quelques clics simples.
Sélectionnez votre plan et revenez à cet onglet Données une fois de plus. Cliquez sur & # 8220; Plan, & # 8221; puis la flèche ci-dessous & # 8220; Dissocier. & # 8221; Choisissez & # 8220; Effacer le contour, & # 8221; et vous êtes prêt.
< strong> Remarque: Si vous avez appliqué des styles à votre plan, vous devez reformater votre texte manuellement.
Les plans ne sont pas seulement utiles pour préparer des documents. Dans Excel, un plan vous offre un excellent moyen d'organiser et d'analyser plus facilement vos données. Le plan automatique supprime presque tout le travail manuel du processus.
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