La lettura richiede di spendere cognitive di energia, e il calendario di Microsoft Outlook non fa eccezione. Tuttavia, se il colore del codice gli eventi del calendario, è possibile distinguere facilmente tra di loro in un colpo d’occhio, e di risparmiare tempo ed energia.
I calendari sono indispensabili memoria aiutanti, ma la loro lettura può essere un lavoro di routine. L’aggiunta di colori per i vostri eventi rende più facile scegliere relative voci di calendario e capire quello che sono, senza dover leggere ogni parola.
Per impostazione predefinita, tutti gli eventi di Outlook sono dello stesso colore.
Tuttavia, è possibile utilizzare le categorie per taggare i tuoi eventi e visualizzare quelli della stessa categoria con lo stesso colore.
Quindi, anche senza leggere il titolo di ogni voce, sarete immediatamente sapere che gli eventi appartengono alla categoria.
Abbiamo visto come utilizzare Outlook categorie prima, ma ecco un rapido riassunto. Sono fondamentalmente come etichette o tag che si possono applicare per e-mail, attività ed eventi. Ogni categoria ha un nome e un colore, che consente di ordinare, filtrare, o ricerca per gli elementi di Outlook in base alla categoria selezionata.
Quando si fa clic su un evento del calendario in Outlook, il “Categorizzare” opzione sarà visibile in “Incontro” del nastro. Fare clic su “Categorizzare” per selezionare una delle categorie che hai creato.
Se si desidera aggiungere o modificare una categoria esistente, fare clic su “Tutte le Categorie”.
Nell’immagine qui sotto, potete vedere le categorie che abbiamo impostato per il nostro calendario, tra cui le relative scorciatoie da tastiera.
Per applicare una categoria, selezionare un evento del calendario. Quindi, fare clic su “Classificare” e selezionare una categoria o utilizzare la combinazione di scelta rapida per applicarlo.
Questo si può ottenere in termini di tempo se si dispone di un sacco di eventi di calendario, ma per fortuna, c’è una scorciatoia. Outlook consente di selezionare più eventi e applicare una categoria a tutti contemporaneamente.
Per fare questo, premere il tasto Ctrl (oppure Cmd su Mac), e quindi selezionare tutti gli eventi a cui si desidera applicare una determinata categoria. Quindi, come sopra, fare clic su “Classificare” e selezionare una categoria o utilizzare la combinazione di scelta rapida per applicare al vostro eventi selezionati.
Una volta che hai aggiunto le categorie per tutti i vostri eventi, il calendario sarà molto più facile da leggere.
Come bonus, se si categorizzare e-mail e compiti, i colori verranno sincronizzati con i tuoi eventi in modo che si possono trovare elementi rilevanti anche più veloce. Questo è perfetto per quando si ha bisogno di preparazione per la riunione successiva.
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