I ditt yrkesliv e-post är förmodligen en av de viktigaste kommunikationsmedel. Du gör det på daglig basis och om du är någonting som jag, du drunknar i det.
Visst, du kan ägna en viss timme eller två en dag speciellt för att hantera din e-post. Men om du spenderar 10 minuter eller längre för varje svar, e-post kommer snart att ta över hela din dag och förvandlar Gmail-meddelanden mindre inte kommer att rädda dig.
Det är därför lära sig att skriva professionella e-post att få svar OCH inte ta längre än några minuter att skriva är viktigt. Lyckligtvis, idag behöver du inte vara en stor författare eller en produktivitet guru för att åstadkomma detta. Det handlar om att hitta rätt strategi och en uppsättning verktyg för att gå med den.
Ställa In E-Post Mallar (Canned Responses)
Skapa e-postmallar är ett bra sätt att spara tid för dem som ofta får samma frågor eller synpunkter via e-post. Ta en dag att ställa upp på burk svar och du kommer inte längre behöva skriva samma svar som tio gånger om dagen. Både Gmail och Outlook har denna funktion, som hjälper dig att spara tid och automatisera din e-post gratis.
Här är hur man ställer upp professionella mallar e-post i Gmail på bara några klick:
- Efter att du loggat in på ditt konto, klicka på kugghjulsikonen och välj Inställningar.
- Gå sedan till Avancerad och klicka på Aktivera bredvid Mallar alternativ. Bläddra ned till slutet på sidan för att spara ändringarna.
- Nu kan du börja arbeta på din egen e-postmallar. Skriv texten som du vill spara till en ny e-post. Klicka sedan på tre prickar längst ned till höger och välj Mallar för att spara ditt utkast som mall.
Du kan skapa mallar för svar som innehåller långa stycken samt snabb 2-3 meningen svar. Du kommer att bli förvånad över hur mycket tid de kommer att spara i framtiden.
Nätverk För E-Post
I fall ditt problem är inte att använda e-postmallar, men skapar dem, ge Nätverk E-post som ett skott. Det är ett webbverktyg med massor av e-post mallar som kan hjälpa dig att utöka ditt professionella nätverk.
Skapad av Cv Formulerad, Nätverk E-post är en stor resurs för att optimera din kommunikation. Några exempel på mallar som de erbjuder inkluderar kallt/varmt introduktioner, följer upp med en non-responder, och även skriva tackkort.
Varje mall också kommer med bra tips och förslag som ytterligare kan förbättra din kommunikation med mottagaren.
Du kan använda knappen sök eller bläddra igenom listan för att hitta rätt e-post. Så allt som är kvar att göra är att kopiera-klistra in den i meddelande rutan och ändra några detaljer.
Ordet Counter Plus
Om du är någon som skriver mer än 10 mail om dagen, det är viktigt att hålla några av dem kort och koncist. Så om du slutar ofta med e-post som är alldeles för lång, kanske du vill överväga att använda ett ord counter verktyg för att stoppa dig själv. En Chrome extension Ordet Counter Plus kan göra jobbet för dig.
Markera texten i din e-post och få de antal ord och tecken som du använde ett klick. Sedan kan du fortsätta att antingen fortsätta att skriva e-post eller linda upp det innan det blir en två-kompanjon.
DraftMap
Du kan hitta många bra verktyg som kan hjälpa dig att skriva bättre och därmed sänka ner den tid du spenderar korrekturläsning och skriva din e-post. DraftMap är en av dem. Tror Grammarly eller Hemingway, plus att det också kontroller för onödiga ord upprepning och hjälper dig att hålla sig till en stil att skriva.
Denna Chrome extension ger dig realtid förslag på ditt skrivande som är färg-kodade. Det kommer att hjälpa dig att undvika att använda passiva röst stavfel, klichéer, liksom råd om din e-läsbarhet. Alla förslag är baserat på Ernest Hemingway ‘ s regler för att skriva. DraftMap är särskilt händig som alla de processer som sker inne i din e-post sammansättning rutan.
Oroa dig inte om du fortfarande har ord som markeras när du är klar med att redigera din e-post. Mottagaren kommer inte att se färger, förslagen är endast synliga för dig.
Din E-Post Kunde Vara Bättre
Din E-post Kunde Vara Bättre är ett online-verktyg utformat för att minska den tid du spenderar att hantera e-post genom att utbilda alla på bästa e-praxis.
När du skriver en professionell e-post du följa vissa regler. Som att se till att ditt meddelande har en tydlig ämnesrad eller lämnar ut onödiga bilagor. Du kommer bli förvånad över hur ofta människor att bryta dessa regler, vilket i slutändan leder med båda parter för att spendera mer tid och ansträngning.
Din E-post Kunde Vara Bättre har en lista med 10 vanliga fel. Var och en av de punkter som kommer med en förklaring och exempel på hur man bättre kan din e-post. Detta kan komma väl till hands om du vill berätta för dina kollegor om dessa regler men vet inte hur man gör det. Du kan antingen använda dina egna ord eller skicka dem en länk till Din E-post Kan Vara Bättre för att illustrera din poäng.
Vi önskar alla våra e-blev helt automatiskt och inte kräver någon uppmärksamhet alls. Även om det är inte exakt som möjligt idag, många bäckar små. Oavsett om det är att skära ner din e-post längd eller timing dig själv när du skriver, när du fastställa några regler du kommer att märka din första förbättringar.
Om du bara inte kan sluta skriva långa tidskrävande e-post, det kanske är dags att ge upp e-post helt. Försök att använda din Customer Relation Manager (CRM) eller Slack för att utbyta meddelanden med dina medarbetare istället. Om inget annat, det kommer att hjälpa dig att spendera mindre tid på e-post.