Trotz dem Vormarsch von tools wie Slack, E-Mail wird nicht verschwinden, und es kann manchmal das Gefühl überwältigend. Ein Weg, um Ihre E-Mail-unter Kontrolle zu haben, wird Outlook automatisch Sortieren eingehende Nachrichten in bestimmte Ordner.
Um dies zu tun, wir gehen, um die Outlook-Regeln verwenden. Diese schalten sich automatisch ein, wenn Sie senden oder empfangen von E-Mail und Aufgaben, die Sie gewählt haben, vor der Zeit.
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Es gibt zwei Möglichkeiten, Sie können eine Regel anlegen, um dies zu tun. Die erste Methode ist einfacher, und funktioniert am besten mit einer einzigen E-Mail-Adresse, die Sie möchten, automatisch bewegen. Dies ist ideal für E-Mails, die kommen immer von einer einzigen Adresse, wie z.B. eine ticketing-oder Alarm-system.
Die zweite Methode ist etwas aufwändiger, aber immer noch ziemlich einfach. Es funktioniert am besten für eine gesamte Domäne—wie alle E-Mails von Leuten in der gleichen Branche—oder wenn Sie möchten, richten Sie eine Reihe von Vorschriften eine nach der anderen.
Die Erstellung Von Einfachen Regeln
Um eine Regel zu erstellen die einfache Art und Weise, öffnen Sie Ihren Outlook-Posteingang mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail Sie möchten, um automatisch Sortieren, und klicken Sie dann auf Regeln > Regel Erstellen.
Die Create Rule-Fenster öffnet sich. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben dem Namen der person. Dies teilt Outlook die Regel anwenden auf keine E-Mails von dieser Adresse. Weiter, klicken Sie auf die “Move das Element in Ordner:” Kontrollkästchen.
In dem Fenster, das sich öffnet, wählen Sie den Ordner, den Sie verschieben möchten, die E-Mails an (oder klicken Sie auf “Neu” um einen neuen Ordner erstellen), und klicken Sie dann auf “OK”.
Ihre Regel ist nun bereit zu gehen, so klicken Sie auf “OK”.
Ein Bestätigungs-Dialog wird angezeigt. Klicken Sie auf den “Run diese Regel jetzt auf Nachrichten bereits in den aktuellen Ordner” Kontrollkästchen, und klicken Sie dann auf “OK”.
Von nun an, keine E-Mails von dieser Adresse gehen Sie zu dem Ordner, den Sie ausgewählt haben.
Die Schaffung Von Mehr Komplizierte Regeln
Die Regel von Grund auf neu, klicken Sie auf Startseite > Regeln – > Regeln & Benachrichtigungen.
Die “Regeln und Benachrichtigungen” – Fenster öffnet sich. Klicken Sie Auf “Neue Regel.”
Dies öffnet den “Regel-Assistenten” – Fenster. In der “Regel ohne Vorlage erstellen” Abschnitt, klicken Sie auf “Apply Regel auf Nachrichten, die ich Erhalten”, und klicken Sie dann auf “Weiter”.
Hier wählen Sie die Bedingungen, die eine E-Mail erfüllen muss, um die Regel anwenden. Wir werden die Bedingungen gelten für jede E-Mail, kommt von der @howtogeek.com domain.
Wählen Sie “Mit Bestimmten Wörtern in der Absenderadresse” – Kontrollkästchen, und klicken Sie dann in das Textfeld unten, klicken Sie auf “Bestimmten Wörtern”.
In dem Fenster, das sich öffnet, geben Sie die Domäne, auf die die Regel angewendet werden soll. Wenn die E-Mails kommen von Leuten, die mit Adressen mit der “@acmeanvils.com” geben Sie, und klicken Sie dann auf “Hinzufügen”.
Geben Sie mehr als einen Artikel hier, also, wenn Sie habe ein paar wichtige Kunden, die Sie hinzufügen können Sie alle hier. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf “OK”.
Der Regel-Assistent zeigt Ihre gewählte E-Mail-Domänen. Sie können klicken Sie auf die Begriffe, um Sie zu Bearbeiten, wenn Sie sich ändern. Einmal alles eingestellt, klicken Sie auf “Weiter”.
Wir wählen diesen Ordner auf die nächste Seite des Assistenten zum verschieben von diese E-Mails an. Überprüfen Sie die “Move it to the Specified Folder” – Feld, und klicken Sie dann auf “Angegeben” in das Textfeld am unteren Rand.
In dem Fenster, das sich öffnet, wählen Sie den Ordner, den Sie verschieben möchten, die E-Mails an (oder klicken Sie auf “Neu”, um eine zu erstellen), und klicken Sie dann auf “OK”.
Der Regel-Assistent zeigt die ausgewählten Ordner. Wenn es nicht im richtigen Ordner sind, klicken Sie auf es, um es zu ändern, und klicken Sie dann auf “Weiter”.
Nun können Sie beliebige Ausnahmen; klicken Sie auf “Weiter”, wenn Sie nicht möchten, hinzufügen.
Geben Sie einen Namen für die Regel ein wählen Sie den “Run Diese Regel Jetzt auf Nachrichten Bereits im Posteingang” Kontrollkästchen, und klicken Sie dann auf “Fertig stellen”.
Ihre Regel ist nun abgeschlossen und erscheint in der “Regeln und Benachrichtigungen” – Fenster. Klicken Sie auf “Anwenden”, um den Vorgang abzuschließen.
Ihre Regel ist jetzt live. E-Mails, die die Bedingungen erfüllen, die Sie wählen, gehen Sie zu den ausgewählten Ordner. Außerdem werden alle Regeln, die Sie erstellen, in den Outlook-client sind, spiegelt sich in der Outlook web app.
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