Trots ökningen av verktyg som Slack, e-post inte kommer bort, och det kan ibland kännas överväldigande. Ett sätt att få din e-post under kontroll är att ha Outlook automatiskt sortera inkommande meddelanden till specifika mappar.
För att göra detta, som vi kommer att använda Outlook-regler. Dessa fungerar automatiskt när du skickar eller tar emot e-post och utföra uppgifter som du har valt i förväg.
RELATERAT: Hur man blir Bättre på att Hantera E-post i Outlook med Snabba Steg och Regler
Det finns två sätt du kan skapa en regel för att göra detta. Den första metoden är enklare och fungerar bäst med en enda e-postadress som du vill flytta automatiskt. Detta är idealiskt för e-postmeddelanden som alltid kommer från en enda adress, som ett biljettsystem eller varning.
Den andra metoden är lite mer komplicerat men ändå ganska enkel. Det som fungerar bäst för en hel domän—som alla e-postmeddelanden från personer på samma företag—eller om du vill sätta upp en massa regler, en efter den andra.
Att Skapa Enkla Regler
För att skapa en regel den enkla vägen, öppna din inkorg i Outlook, högerklicka på en e-post du vill sortera automatiskt, och klicka sedan på Regler > > Skapa Regel.
Skapa Regel öppnas. Klicka på kryssrutan bredvid namnet på den person. Här berättar Outlook för att använda regeln för alla e-postmeddelanden från denna adress. Nästa, klicka på “Flytta Objekt till en Mapp:” – rutan.
I fönstret som öppnas väljer du den mapp som du vill flytta e-post till (eller klicka på “Ny” för att skapa en ny mapp) och klicka sedan på “OK”.
Regeln är nu redo att gå, så klicka på “OK”.
En bekräftande dialogruta visas. Klicka på “Kör denna regel nu på meddelanden som redan finns i den aktuella mappen” – rutan, och klicka sedan på “OK”.
Från och med nu kommer alla e-postmeddelanden från denna adress kommer att gå till den mapp som du valde.
Skapa Mer Komplicerade Regler
För att ställa in en regel om från början klickar du på Start > Regler > > Hantera Regler och Aviseringar.
“Regler och Aviseringar” öppnas. Klicka På “Ny Regel.”
Detta öppnar “Regler Wizard” – fönstret. I “Börja med en Tom Regel” sektionen, klicka på “Tillämpa Regeln på Meddelanden som jag Får,” och sedan klicka på “Nästa”.
Här väljer du de villkor som e-post måste uppfylla för att tillämpa regeln. Vi kommer att ange de villkor som ska gälla för alla e-post som kommer från @howtogeek.com domän.
Välj “Med Specifika Ord i Avsändarens Adress” rutan, och klicka sedan på textrutan längst ner, klicka på “Specifika ord.”
I fönstret som öppnas skriver du in den domän som du vill att regeln ska gälla. Om e-post kommer från personer med adresser som slutar på “@acmeanvils.com,” typ som och klicka på “Lägg till”.
Du kan ange mer än en post här, så om du har ett par viktiga kunder, kan du lägga till dem alla här. När du är klar, klicka på “OK”.
Reglerna guiden visar din valda e-domäner. Du kan klicka på villkor att redigera dem om de ändras. När allt är klart, klicka på “Nästa”.
Vi kommer att välja ut den här mappen på nästa sida i guiden för att flytta dessa e-post till. Kolla på “Flytta det till Angiven Mapp” – rutan, och klicka sedan på “Som” i textrutan längst ned.
I fönstret som öppnas väljer du den mapp som du vill flytta e-post till (eller klicka på “Ny” för att skapa en), och klicka sedan på “OK”.
Reglerna guiden visar den mapp du valt. Om det inte är rätt mapp, klicka på den för att ändra det, och klicka sedan på “Nästa”.
Nu kan du ange eventuella undantag; klicka på “Nästa” om du inte vill lägga till något.
Skriv ett namn för regeln, välj “Kör Denna Regel Nu på Meddelanden som Redan finns i ‘Inkorg'” – rutan, och klicka sedan på “Klar”.
Regeln är nu klar och visas i “Regler och Varningar” – fönstret. Klicka på “Apply” för att slutföra processen.
Regeln är nu live. Alla e-post som uppfyller de villkor du valt kommer att gå till den valda mappen. Också, alla de regler som du skapar i Outlook-klienten speglas i Outlook web app.
LÄS NÄSTA
- “Vad Är Patch-tisdag för Windows, och När Är Det?
- “Inaktivera Interaktiva Pop-Up-Annonser på Din TV-Roku
- “Vad är Nytt i macOS 10.15 Catalina, Tillgänglig Nu
- “Hur Kopiera och säkerhetskopiera Filer Till Extern Lagring på iPhone och iPad
- “Allt Du Behöver Veta Om samtidig Redigering i Excel