Er du en visuell elev leter etter en kraftig prosjektledelse verktøyet? Ser ikke lenger enn Trello. Trello er lett-å-bruke, intuitivt, samarbeidende og det visuelle. Det priser godt mot lignende programmer, og gir deg mulighet til å prioritere og organisere prosjekter ved hjelp av brett, kort og lister. Brukere kan legge til vedlegg, kommentarer, sjekklister, og på grunn av datoer på prosjekter og oppgaver.
Den mest geniale strategier for å få mest mulig ut av Trello inkluderer:
- Konvertere regneark til kort
- Å opprette en arbeidsflyt
- Ved hjelp av etiketter effektivt
- Kort sortering funksjoner
- Legge til nye kort
- Konvertering av e-post i Trello oppgaver
- Smarte hurtigtaster
- Utheving populære styrene
- Koble til kort
- Dra-n-slipp-triks
Lage Kort Fra Regneark
Hvis du tidligere har brukt regneark hvis du vil organisere og spore deres prosjekter, flytte over til Trello er enkel. Det er ikke nødvendig å starte fra scratch.
- Du kan konvertere en hel regneark kolonne i en Trello-kortet med et enkelt kopiere og lime inn.
- Når du limer inn en liste på en Trello-kort, vil du bli spurt om du vil at elementene på listen for å være på ett kort eller separate kort.
Som du flytter fra en liste i et regneark, vil du ønsker å lage et annet kort for hvert element.
Opprette en Arbeidsflyt
En arbeidsflyt er en prosess for å fullføre oppgaver for et prosjekt, fra oppstart til ferdigstillelse.
Du er kanskje ikke klar over at du bruker arbeidsflyter i hverdagen når det er en prosess som er nødvendig for å få noe gjort.
For eksempel, tenk om du planlegger en Thanksgiving-middag for storfamilien. Hvis du bryte ned alt du trenger for å oppnå inn i oppgaver, vil du innse at hvis du går glipp av et trinn, noe som vil bli savnet fra din middag.
Disse oppgavene er en del av arbeidsflyten.
Nedenfor er noen eksempler på arbeidsflyter som du kan bruke for å bli mer effektiv i din virksomhet.
Å-Gjøre, Gjør, Har Gjort
Dette er en enkel arbeidsflyt som følger med på hva du trenger å gjøre, hva du jobber med, og hva som har vært gjennomført.
Ved hjelp av en arbeidsflyt som dette gjør det mye enklere å spore et prosjekt som har flere oppgaver. Det er enklere å følge med på en visuell styret enn på lister på papir eller i hodet.
Du kan selv legge til en liste for oppgaver som ikke nødvendigvis trenger å være fullført umiddelbart for å holde styr på og ikke glemmer noe.
Bruke arbeidsflyter til:
- Spore fremgang
- Liste og tilordne oppgaver
- Samarbeide med team medlemmer
- Organisere svært komplekse prosjekter
Arbeidsflyter holde alt på ett sted og tilgjengelig for alle som er til syvende og sist ansvarlig for å få jobben gjort på riktig måte og til rett tid.
Du kan øke produktiviteten ytterligere ved å koble Chanty team chat slik at når en bestemt handling foregår i Trello hele laget kan også bli varslet. Disse meldingene kan omfatte tilfeller hvor:
- kortet blir flyttet
- det er en ny kommentar
- en handling er merket som fullført,og
- et nytt minnekort er opprettet
Bruk Etiketter Som Er Effektivt
Ved hjelp av etiketter i Trello legger et lag av farge-kodet og visuelle data til å kortene på bordet. Hvis du ikke bruker dem, du er ikke å gjøre mest mulig ut av Trello system.
Bruk etiketter til:
- Organisere kort av team
- Segmentet kort
- Høydepunkt og prioritere oppgaver
- Aktiver søk og filtrering evner
Gi Hver Etikett et Navn
Det er nyttig å gi hver etikett et navn for enkel identifisering. Når du klikker på et kort, alle med tilgang styret kan se hva hver farge representerer.
Imidlertid, det ville være mye lettere å være i stand til å se etiketten navn fra styret visning uten å måtte holde musepekeren over den. Det er lett å fikse.
Klikk på en etikett fra styret vise og navnet vil vises for alle etiketter.
Bruke eller Fjerne Etiketter for et Kort
Det er flere måter å redigere en etikett på en kort inkludert:
- Åpne kortet, velger du knappen etiketter, og gjør endringene dine.
- Velg rediger – ikonet være synlig når du holder markøren over en hvilken som helst Trello kort, og redigere hva du ønsker å endre.
- Før markøren over en hvilken som helst kort, og klikk på L – tasten på maskinen for å åpne etiketter.
En annen snarvei innebærer bestille etiketter som vises i menyen. Den første posisjonen er 1, den andre er 2, og så videre nedover linje med etiketter.
Den raskeste måten å legge til eller fjerne en etikett på brettet er å holde musepekeren over kortet, og klikk på nummertasten på søkeordet som svarer til posisjonen av etiketten i menyen.
Sorter Kortene På en Liste
Hvis du ønsker å være i stand til å vise oppgaver som skyldes først, eller som de kanskje har falt gjennom sprekker, kan du sortere kortene på en liste. Du kan sortere etter bestemte kriterier, for eksempel forfallsdato og dato opprettet.
- Finn de tre horisontale prikker øverst i høyre hjørne av menyen. Klikk på Sorter og velger du alternativet du vil bruke.
Husk at det kun er tilgjengelige valg er kriteriene som er brukt på kortene. For eksempel, hvis du ikke har forfall på noen av kortene dine, vil du ikke være i stand til å bruke det for sortering.
Legge Til Nye Kort Hvor Som Helst På Din Liste
Det er ingen grunn til å være bekymret hvis du ønsker å legge til et kort på toppen av en lang liste. Du trenger ikke å dra den fra den nederste posisjonen til toppen.
I stedet, du kan dobbeltklikk mellom to kort i en liste for å legge til en ny. Eller du kan legge et kort på bunnen og bruke Flytte mulighet til å endre sin posisjon.
Slå E-Post Til Trello Kort
En av de mange fordelene ved å bruke Trello for prosjektledelse og samarbeid er for å unngå de mange daglige e-poster frem og tilbake fra teammedlemmer eller kunder.
For eksempel, snarere enn å kopiere fra Gmail til Trello oppgaver, kan du slå e-post til kort direkte fra din e-post eller Gmail-innboksen.
- Alle Trello brett har en unik e-postadresse. For å finne det, klikker du på Vis-Menyen fra øverst i høyre hjørne av styret.
- Deretter velger du mer og deretter på E-post-til-styrets Innstilling.
Når du vet et bord unike e-postadresse, kan du videresende e-post til det. Trello vil automatisk opprette et kort fra innholdet i e-posten.
Et annet tips som du kanskje ikke vet er at kortene har også sin egen unike e-postadresse. Du kan videresende e-post til den adressen hvor det vil automatisk bli omgjort til en kommentar på kortet.
Dette er spesielt nyttig hvis laget ditt medlemmer sende masse tilbakemeldinger via e-post.
Hurtigtaster
Som vi viste deg over med etiketter ved hjelp av hurtigtaster kan du redusere tiden du bruker og øke din effektivitet ved bruk av Trello.
- For å finne snarveier, klikk på profilbildet ditt oppe i høyre hjørne av styret. Klikk på Snarveier.
Det finnes mange snarveier for å spare deg tid, for eksempel:
- Forfall
- Navigere Kort
- Fokus Søkefeltet
- Åpne Kort
- Rediger Tittel
- Fjerne Alle Filtre
Se Trello Hurtigtaster: En Infographic Cheat Sheet for en komplett liste.
Høydepunkt Styrene Du Tilgang Oftest
Hvis du jobber med mange lag og har flere brett, kan det være tungvint å finne de som du bruker oftest.
Det er lett å fikse. Bare gå til styret, og klikk på Star-knappen. Dette vil legge til styret til Spilte Brett delen under Brett (øverst til venstre).
Styrene du har valgt for å bli inkludert som stjernene vil dukke opp på toppen av hva som kan være en svært lang liste av styrene.
Connect-Kort
Det vil være ganger når du arbeider med Trello at du ønsker å opprette en forbindelse mellom en eller flere kort på samme bord eller til og med et kort fra et annet bord.
- Klikk på kortet som du vil koble til, og klikk på Vedlegget og se Trello alternativ.
- Du vil da se at du kan søke om Kortet eller Bord som du ønsker å koble til.
Når du velger et bord eller på kortet under vedlegg området, vil du se et bilde av kortet du har koblet inkludert:
- Tittel
- Forfall
- Noen andre ikoner som er på forsiden av den vedlagte kort
- Som styret og listen kortet var i
Hvis du klikker på bildet, Trello vil ta deg direkte til det andre kortet.
Opprette en Tilkobling Mellom Kort
- Hvis du ønsker å opprette en faktisk sammenheng mellom de to kortene, velger du Koble kort alternativet. Trello vil deretter spørre deg om du ønsker å forholde seg både kort.
- Når du klikker på de Forholder seg Begge Alternativene, vil du opprette en kobling mellom de to kortene. Du kan da veksle frem og tilbake mellom koblet kort.
- Et nytt ikon vil vises på forsiden av begge kortene, noe som indikerer at det er en Trello vedlegg. Andre vedlegg, identifiseres med et bindersikon.
- Du kan også legge ved en hele styret til ett kort på et annet bord. Totalt antall vedlegg til hver kortet vil bli identifisert på forsiden av kortet av antall Trello kort eller brett du er tilkoblet.
Dra Og Slipp
Trello er dra og slipp-funksjon gjør det lett å flytte elementer rundt ditt bord. Flytte et kort ved å klikke på den og dra den opp eller ned på den samme listen eller til en annen liste.
Lister kan bli flyttet til en annen posisjon på et bord, på samme måte ved å klikke og dra.
- For eksempel, la oss se på eksemplet ovenfor styret “Å Gjøre, Gjør, har Gjort.” Når du begynner “Gjør” en “to-Do”, drar du det til “å Gjøre.”
- Når du har fullført oppgaven, drar du det til “Ferdig.”
Hvis du ikke har prøvd Trello, du har ingen anelse om hva du mangler. Det er en veldig kraftig og intuitivt verktøy for prosjekt-og oppgavebehandling.