När du skickar ett e-post till en Outlook-kontakt-gruppen (formellt känd som en distributionslista), du kanske vill dölja e-postadresserna i koncernen från och mottagare. Här är enklaste sättet att skydda människors privata information.
Vad är en Kontakt?
I Office 365 (O365), Microsoft prenumeration version av Office, två separata grupper har ersatts distributionslistor:
- O365 Grupper: Avsedd för on-the-fly samarbete mellan en grupp av människor, dessa grupper har en gemensam e-postlåda, kalender, arkiv-butik, Planerare och OneNote-Anteckningsbok. Dessa är bra för små projektgrupper, att organisera din lokala teater-gruppens repetitioner, eller någon annan situation där du behöver snabbt och enkelt verktyg för samarbete.
- Kontakta Grupper: det är en massa e-postadresser läggas till i en grupp. Istället för att behöva lägga till vart och ett av dem individuellt till en e-post, kan du e-koncernen namn, och alla i gruppen kommer att läggas till som en mottagare. Om du tycker att detta låter precis som en distributionslista, du skulle ha rätt, med ett undantag: Som standard, distributionslistor (och O365 Grupper) visas i organisationens globala adressbok för alla att se. Kontakt med grupper som är personliga för dig.
RELATERAT: Vad är Skillnaden Mellan Office 365 och Office 2016?
Om du inte har O365 och använder en fristående versionen av Office utan web apps, du kan fortfarande ha distributionslistor tillgängliga för dig. Vi kommer att visa dig hur man döljer namnen på mottagarna i en kontaktgrupp, men samma steg arbeta för distributionslistor.
Varför Skulle Du Dölja Namnen i en kontaktgrupp?
Ibland är det bara vanlig artighet. Dina vänner kan vara okej med dig att kontakta dem via e-post, men de sannolikt inte vill att deras kontaktuppgifter delas med alla du skicka massa mail till.
Massor av skydd och efterlevnad av frågor som ger goda skäl att dölja någons e-postadress. Om du hanterar känslig information, särskilt ekonomiskt eller medicinskt, du är nog tvungen att hålla människors identitet.
E-postadresser är ofta lätt att länka till en verklig person, eftersom de betraktas som “individuellt identifierbar information” av både HIPAA i Usa och GDPR i Europa. Så om du är e-post en stöd grupp, till exempel, så bör du inte dela mottagarens kontaktinformation.
Hur Gör Du för att Dölja Namnen i en kontaktgrupp?
Den goda nyheten är att dölja namn genom att använda BCC alternativ när du skapar din e-post är enkelt.
BCC står för blind carbon copy. Du har säkerligen använt CC (carbon copy) när du vill ha någon som inte är den primära mottagaren av e-post. BCC fungerar precis som CC innebär, förutom att mottagarna i fältet HEMLIG kopia inte bara se avsändarens namn och namnet på den person i “Till” – fältet.
Människor som har varit HEMLIG kopia skulle inte se om någon har en kopia av det och inte får några svar om någon klickar på “Svara Alla”.
Den HEMLIG kopia inte visas som standard när du skapar en ny e-post, men det är lätt att komma åt. Öppna ett nytt e-postmeddelande i Outlook och klicka på Alternativ > HEMLIG kopia.
Detta kommer att visa HEMLIG kopia-fält i en ny post.
Du måste göra detta endast en gång. I framtiden kommer all e-post kommer att visa HEMLIG kopia-alternativ. Om du vill dölja fältet HEMLIG kopia, klicka på Alternativ > HEMLIG kopia från någon e-post, och det kommer inte att dyka upp igen.
Nu när det syns, skriv in ditt namn i fältet “Till” och din kontakt med gruppen i “HEMLIG kopia” – fältet.
Alla i kontaktgruppen kommer att få e-post, men de kommer att kunna se endast den person som skickat den (du) och den person som i “Till” – fältet (även du).
Första gången du gör detta kan du överväga att placera en not i den e-post som förklarar att människor är du med hjälp av HEMLIG kopia för att skydda deras integritet. Detta kommer att stoppa din mindre tekniskt kunniga mottagare undrar varför de är att få ett e-postmeddelande som ser ut som det är från dig till dig!
LÄS NÄSTA
- “Hur för att stänga Av Din Samsung Galaxy Note 10 eller 10 Plus
- “Så här för att Växla från ett Windows-PC till en Mac
- “Vill Överleva Ransomware? Här är Hur du Skyddar Din DATOR
- “Hur Får man Hjälp i Windows 10
- “Aktivera Ultra-Low Latency Mode för NVIDIA-Grafik