Quando si invia una e-mail a un contatto di Outlook gruppo (formalmente conosciuto come un elenco di distribuzione), si potrebbe desiderare di nascondere gli indirizzi email nel gruppo da parte dei destinatari. Ecco il modo più semplice per proteggere le persone informazioni private.
Che cosa è un Gruppo di Contatti?
In Office 365 (O365), Microsoft sottoscrizione versione di Office, due gruppi separati hanno sostituito le liste di distribuzione:
- O365 Gruppi: Progettato per on-the-fly di collaborazione tra un gruppo di persone, questi gruppi includono una cassetta postale condivisa, calendario, file di archivio, Pianificatore e blocco appunti di OneNote. Questi sono grandi per i piccoli team di progetto, organizzare il vostro teatro locale del gruppo di prove, o in qualsiasi altra situazione in cui è necessario un rapido e semplice gli strumenti di collaborazione.
- Gruppi di contatto: Questi sono un gruppo di indirizzi e-mail inserito in un gruppo. Invece di dover aggiungere ciascuno di essi singolarmente in una e-mail, si può e-mail il nome del gruppo, e tutti in quel gruppo, viene aggiunto come un destinatario. Se pensi che questo suona esattamente come una lista di distribuzione, è necessario essere di destra, con una sola eccezione: per impostazione predefinita, le liste di distribuzione (e O365 Gruppi) appaiono nell’organizzazione della rubrica globale per tutti da vedere. Gruppi di contatti sono personali.
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Se non si dispone di O365 e utilizza una versione stand-alone di Office senza applicazioni web, si potrebbe ancora avere liste di distribuzione disponibili a voi. Ti mostra come nascondere i nomi dei destinatari in un gruppo di contatti, ma la stessa procedura di lavoro per liste di distribuzione.
Perché Nascondere i Nomi in un Gruppo di Contatti?
A volte è solo cortesia comune. I tuoi amici potrebbero essere bene con te contattando via e-mail, ma che probabilmente non si desidera che le loro informazioni di contatto condiviso con tutti voi invia e-mail di massa per.
Un sacco di protezione dei dati e problemi di conformità di fornire buone ragioni per nascondere qualcuno indirizzo e-mail. Se avete a che fare con tutte le informazioni sensibili, soprattutto finanziario o un medico, probabilmente siete obbligati a mantenere identità di un popolo privato.
Gli indirizzi Email sono spesso facili da collegare ad una persona in quanto sono considerati “singolarmente identificabili” sia HIPAA negli Stati Uniti e GDPR in Europa. Quindi, se si sta inviando un gruppo di sostegno, per esempio, non dovrebbe essere la condivisione del destinatario le informazioni di contatto.
Come Si fa a Nascondere i Nomi in un Gruppo di Contatti?
La buona notizia è che nascondere i nomi utilizzando la BCC opzione quando si crea il tuo e-mail è semplice.
BCC sta per blind carbon copy. Hai quasi certamente usato la CC (carbon copy) opzione quando si desidera includere qualcuno che non è il principale destinatario di una e-mail. BCC funziona esattamente come CC, salvo che i destinatari CCN vedere solo il nome del mittente e il nome della persona nel campo “A”.
Persone che sono state BCC, inoltre, non vedere se qualcuno è stato in CC e non ricevere risposte, se qualcuno clicca “Rispondi a Tutti”.
Il campo CCN non è visibile per impostazione predefinita, quando si crea una nuova mail, ma l’accesso è facile. Aprire un nuovo messaggio di posta in Outlook e fare clic su Opzioni > BCC.
Questo verrà visualizzato il campo ” CCN ” la nuova posta.
È necessario eseguire questa operazione solo una volta. In futuro, tutte le e-mail mostrerà la BCC opzione. Se si desidera nascondere il campo “CCN”, fare clic su Opzioni > BCC da qualsiasi e-mail, e non apparirà di nuovo.
Ora che è visibile, inserisci il tuo nome nel campo “A” e il gruppo di contatto in “CCN”.
Tutti i membri del gruppo saranno mostrati anche l’email, ma essi saranno in grado di vedere solo la persona che lo ha inviato (si) e la persona nel campo “A” (anche voi).
La prima volta che si esegue questa operazione, è consigliabile mettere una nota nella mail di spiegare alla gente che si sta utilizzando BCC per proteggere la loro privacy. Questo fermerà il meno esperto di tecnologia destinatari da chiedersi perché stanno ricevendo una mail che sembra provenire da voi!
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