För en tid nu, diagram data i Excel har blivit inte bara enkla men också automatiserade till den grad att du enkelt kan gå från en tabell-kalkylblad till en omfattande område, stapel -, linje-eller cirkeldiagram i ingen tid med några väl planerade musklick. Sedan när du redigerar data i ditt kalkylblad, Excel automatiskt gör motsvarande förändringar i diagram och grafer.
Det är inte det
i slutet av programmet är att kartlägga magi, dock. Du kan, till exempel,
ändra diagram eller graf typ på någon punkt, samt redigera färg
system, perspektiv (2D, 3D, och så vidare), swap-axeln, och mycket,
mycket mer.
Men, naturligtvis,
det hela börjar med kalkylblad.
Att Lägga Ut
Dina Uppgifter
Medan Excel
kan du ordna dina kalkylblad på många sätt, när kartlägga
data, du kommer att få bästa resultat om den, så att varje rad
representerar en post och varje kolumn innehåller delar av eller
angående specifika rader.
Va? Ta
följande kalkylblad, till exempel.
Den bortre, vänstra kolumnen innehåller en lista över laser-skrivare. Med undantag för Rad 1, som har kolumnen etiketter, eller sidhuvuden, varje rad representerar en specifik skrivare, och för varje efterföljande cell innehåller data om just den maskinen.
I det här fallet, varje cell har utskriftshastighet data: Kolumn B , hur lång tid det tog att skriva ut den första sidan i ett utskriftsjobb; Kolumn C, hur lång tid det tog att skriva ut alla sidor, inklusive den första sidan; Kolumn D, hur lång tid det tog att pressa hela dokumentet, sans första sidan ut.
Även om detta är en
något grundläggande kalkylblad, oavsett hur komplex din data, sticker
denna standard format bidrar till att effektivisera processen. Som du ser
kommer upp, kan du karta celler i en liten del av kalkylbladet
eller diagram för hela dokumentet eller kalkylbladet.
Den typiska Excel
diagrammet består av flera olika delar, som visas på bilden
nedan.
Kartlägga Din
Data
Om du inte har
har gjort detta innan, kommer du förmodligen att bli förvånad över hur lätt Excel
gör kartlägga dina kalkylblad. Som nämnts, kan du karta
hela kalkylbladet, eller du kan välja en grupp av kolumner och rader
diagrammet.
Låt oss till exempel säga, att i det kalkylblad som vi arbetar på i föregående avsnitt, att du ville att diagrammet endast de två första kolumner av data (kolumn B och C), lämnar ut kolumn D. Detta innebär att ett enkelt förfarande i två steg:
- Välj de data som du vill att sjökortet, inklusive etiketter i den vänstra kolumnen och rubriker i de kolumner som du vill inkludera i diagrammet, som visas nedan.
- Tryck på ALT+F1.
Eller, för att kartlägga
hela tabellen, följ dessa steg.
- Välj alla data i ett kalkylblad som visas i den övre bilden nedan. Välj inte hela ark, som visas i den andra bilden nedan—välj bara de celler som innehåller data.
Rätt
Fel- Tryck på ALT+F1.
Excel har en
bra jobb med att välja lämplig diagramtyp för dina data, men
om du föredrar en annan typ av diagram, som, säg, horisontell
barer, eller kanske en annan färg, kanske till och med en 3D-layout
med gradient fills och bakgrunder, programmet gör alla dessa
effekter och mer lätt att uppnå.
Ändra Diagram
Typ
Som med
allt annat i Excel, det finns flera sätt att ändra ditt diagram
typ. Det enklaste är dock att.
- Markera diagrammet.
- På menyraden, klicka på Diagram Design.
- På Sjökortet Design i menyfliksområdet väljer du Ändra diagramtyp.
Detta öppnar
Ändra diagramtyp i dialogrutan som visas här.
Som du kan se,
det finns många slags diagram, och klicka på en av dem visar
flera varianter överst i dialogrutan.
Förutom att ändra diagram typer av Diagrammet Design band, du kan också göra flera andra ändringar, till exempel färger, layout, eller att tillämpa någon av programmets många fördefinierade diagram stilar. Diagram stilar är, naturligtvis, liknande formatmallar i Microsoft Word. Som i MS Word, kan du använda en av de många stilar som det är, redigera befintliga stilar, eller skapa din egen.
Lägga Till Och Ta Bort Diagram Element
Diagramelement
är, naturligtvis, de olika komponenter, till exempel titel,
legend, X-och Y-axeln, och så vidare för att göra dina diagram. Du kan
lägga till och ta bort dessa element genom att klicka på plus-symbolen
visas på den högra sidan av diagrammet när du väljer det.
Under diagramelement flyga ut är Diagram Stilar flyga ut, som visas när du klickar på den pensel ikonen till höger om diagrammet.
Under Diagrammet Stilar du hittar Diagram Filter, som låter dig slå på och stänga av (eller filter) olika komponenter i ditt diagram, som visas här:
Om dessa inte är tillräckligt med ändring alternativ, det finns en massa andra Format Diagram Området till höger om kalkylbladet som låter dig ändra alla aspekter av ditt diagram, från fyllningar och bakgrunder till stödlinjer, till 3D barer, paj skivor, skuggor – jag kan gå på och på. Men jag är säker på att du får punkten om vad som finns tillgängligt.
När du klickar på Alternativ Text, till exempel, får du en annan flod av effekter som du kan använda för att texten i dina diagram. De alternativ som är nästan obegränsad, till den grad att utan några förbehåll, så kan du avsluta upp att skapa några grälla-letar diagram och grafer – utan att ens försöka så hårt, vilket leder mig till en viktig design riktlinje.
Bara för att du har alla dessa fantastiska design verktyg till ditt förfogande betyder inte att du måste använda dem….eller, tja, inte så många av dem på samma gång. Tanken är att göra din grafik är tillräckligt attraktiva för att fånga publikens uppmärksamhet, men inte så upptagen att själva designen förringar det meddelande som du försöker förmedla. Det är, trots allt, är budskapet som är det viktiga, inte din design förmåga eller den råa kraften i din grafik design av programvara.
En bra regel
tummen är att, om det ser för upptagen och störande, att det förmodligen är;
dumma ner det lite. Använd inte för många dekorativa typsnitt, om någon, som
de är inte lätt att läsa. När du använder affärsinriktad diagram och
grafer, koncentrera dig på vad du försöker säga och inte så
mycket om hur man säger det.
Under tiden,
diagram data i tabellform kan göra det mycket lättare att förstå och
mycket vänligare än kolumn efter kolumn av text och siffror.