For noen tid nå, kartlegging av data i Excel har blitt ikke bare enkel, men også automatisk til den grad at du kan enkelt gå fra en tabellarisk regneark til et omfattende område, bar, linje, eller kakediagram i gang med et par godt tenkt museklikk. Så som du kan redigere data i et regneark, Excel automatisk gjør tilsvarende endringer i diagrammer og grafer.
Det er ikke
slutten av programmet for kartlegging magi, skjønt. Du kan, for eksempel,
endre diagram typen på noe punkt, samt redigere farge
ordningene perspektiv (2D, 3D og så videre), swap-aksen, og mye,
mye mer.
Men, selvfølgelig,
det hele starter med regneark.
Legging Ut
Dine Data
Mens Excel
gir deg muligheten til å ordne regneark på mange måter, når kartlegging
data, vil du få de beste resultatene legge det ut slik at hver rad
representerer en post og hver kolonne inneholder elementer av eller
knyttet til bestemte rader.
Ikke sant? Ta
følgende regneark, for eksempel.
Lengst til venstre kolonnen inneholder en liste over laserskrivere. Bortsett fra Rad 1, som holder kolonne etiketter, eller overskrifter, hver rad representerer en bestemt skriver, og hver påfølgende cell har data om den aktuelle maskinen.
I dette tilfellet, hver celle har utskriftshastighet data: Kolonne B , hvor lang tid det tok å skrive ut den første siden av en utskriftsjobb; Kolonne C, hvor lang tid det tok å skrive ut alle sidene, inkludert den første siden; Kolonne D, hvor lang tid det tok å churn hele dokumentet, sans første side ut.
Mens dette er en
noe grunnleggende regneark, uansett hvor komplekse data, stikker
til denne standard format bidrar til å effektivisere prosessen. Som du vil se
kommer opp, kan du kart cellene i en liten del av regnearket
eller diagram hele dokumentet eller regnearket.
Den typiske Excel
diagrammet består av flere forskjellige deler, som vist på bildet
under.
Kartlegging Din
Data
Hvis du ikke har
gjort dette før, du vil sannsynligvis bli overrasket over hvor enkelt Excel
gjør kartlegging regneark. Som nevnt, kan du kart
hele regnearket, eller du kan velge en gruppe med kolonner og rader
diagrammet.
La oss for eksempel si at i regnearket var vi arbeider på i forrige avsnitt at du ønsket å kartlegge bare de to første kolonnene med data (kolonnene B og C), og ut kolonne D. Dette innebærer en enkel to-trinns prosedyre:
- Velg dataene du ønsker å diagram, inkludert etiketter i kolonnen til venstre, og overskrifter i de kolonnene du ønsker å ta med i diagrammet, som vist nedenfor.
- Trykk ALT+F1.
Eller, for å kartlegge
hele regnearket, kan du følge disse trinnene.
- Velg alle data i regnearket, som vist i den øverste bildet nedenfor. Ikke velg hele arket, som vist i det andre bildet nedenfor—velg bare de cellene som inneholder dataene.
Høyre
Feil- Trykk ALT+F1.
Excel gjør en
god jobb med å velge riktig figur hvilken type data, men
hvis du foretrekker en annen type diagram, for eksempel, si, horisontal
barer, eller kanskje en annen farge ordningen, kanskje til og med en 3D-layout
med gradert fyll og bakgrunner, programmet gjør alle disse
effekter og mer lett å oppnå.
Endre Diagram
Type
Som med
alt annet i Excel, er det flere måter å endre din figur
type. Det enkleste er imidlertid å.
- Velg diagrammet.
- På menylinjen, og klikk Diagrammet Design.
- På Kartet Design båndet, velg Endre diagramtype.
Dette åpner
Endre diagramtype i dialogboksen som vises her.
Som du kan se,
det er mange diagramtyper, og klikker på en av dem viser
flere variasjoner over toppen av dialogboksen.
I tillegg til å endre diagramtyper fra Kartet Design bånd, du kan også lage flere andre endringer, slik som farger, layout, eller å bruke ett av programmets mange pre-designet figur stiler. Figur stiler er, selvfølgelig, lik avsnittsmaler i Microsoft Word. Som i MS Word, kan du bruke en av de mange stiler som det er, redigere eksisterende maler, eller lage dine egne.
Legge Til Og Fjerne Diagramelementer
Diagramelementer
er, selvfølgelig, de ulike komponentene, for eksempel tittel,
legenden, X-og Y-aksen, og så videre, som gjør opp din figur. Du kan
legge til og fjerne disse elementene ved å klikke på pluss-symbolet som
vises på høyre side av diagrammet når du velger den.
Under diagramelementer fly ut er Diagram Stiler fly ut, som vises når du klikker på pensel til høyre i figuren.
Under Diagrammet malene du finner Figur Filtre, som du kan slå på og av (eller filter) ulike delene av diagrammet, som vist her:
Hvis de ikke er nok modifikasjon valg, det er en slew av andre i Formater Figur Området til høyre i regnearket som lar deg endre alle aspekter av din figur, fra fyll og bakgrunner til rutenettet, til 3D-barer, kake stykker, skygger – jeg kan gå på og av. Men jeg er sikker på at du får det punktet som å hva som er tilgjengelig.
Når du klikker Tekst Alternativer, for eksempel, får du en barrage av effekter du kan legge til tekst i listene. Alternativene er nesten ubegrenset, til den grad at uten noen tilbakeholdenhet, du kan ende opp med å lage litt glorete ser diagrammer og grafer – uten engang å prøve alt som er vanskelig, som bringer meg til en viktig design direktivet.
Bare fordi du har alle disse fantastiske design verktøy til din disposisjon betyr ikke at du trenger å bruke dem….eller, vel, ikke så mange av dem på samme tid. Ideen er å gjøre din grafikk attraktive nok til å fange publikums oppmerksomhet, men ikke så opptatt av at design i seg selv går på bekostning av den meldingen du prøver å formidle. Det er, tross alt, er budskapet som er viktig, ikke din design dyktighet eller rå kraft av din graphics design programvare.
En god regel
tommelen er at, hvis det ser også opptatt og distraherende, er det sannsynligvis er;
dum det ned litt. Ikke bruk for mange dekorative skrifter, om noen, som
de er ikke lett å lese. Når du bruker business-orientert diagrammer og
grafer, konsentrere seg om hva du prøver å si, og ikke så
mye på hvordan du sier det.
I mellomtiden,
kartlegging av data i tabellform kan gjøre det mye enklere å forstå og
mye vennligere enn kolonne etter kolonne med tekst og tall.