Om du precis börjat använda Google Kalkylark, dess omfattande funktioner och tillägg kan vara lite överväldigande. Här är några tips för att få dig på rätt spår för att börja använda detta kraftfulla, gratis alternativ till Microsoft Excel.
Vad Är Google Lakan?
Om du har hört talas om Google Lakan innan, känn dig fri att hoppa framåt. Om du har aldrig hört talas om det, här är en snabbkurs i vad du behöver veta. Vi kommer att gå igenom grunderna och få dig borstad med vad Google Lakan är och hur du kan komma igång direkt.
Google Kalkylark är en gratis webbaserad kalkylprogram som erbjuds av Google som en del av den fullständiga office suite—Google Drive—att konkurrera med Microsoft Office. Den andra stora tjänster som ingår i molnet-baserade suite är Dokument (Word) och Presentationer (Powerpoint).
RELATERAT: Den nybörjarguide till Google Docs
Google Kalkylark är tillgängliga på alla enheter och plattformar, allt du behöver är en internetanslutning och en webbläsare (eller, i fallet med mobil, det gäller appar). Google gör resten och hanterar konsekvenserna av den tunga lyft samtidigt som det körs programvaran i molnet.
Ark stöder flera olika filformat, inklusive XLS, XLSX, XLSM, TXT, ODS, och CSV, vilket gör det enkelt att visa och konvertera Microsoft Office-filer direkt från Google Drive.
Och eftersom Lakan är ett online kalkylprogram, du kan dela och samarbeta med flera personer på samma dokument, spårning revideringar, ändringar och förslag i realtid.
Har du hört tillräckligt? Låt oss komma igång.
Hur du Registrerar dig för ett Konto
Det första du måste göra innan du kan använda Google-skivor är ett registrerar dig för ett Google-konto (en @gmail-konto). Om du redan har ett konto, känn dig fri att gå vidare till nästa avsnitt. Om inte, går vi över det enkla sättet att skapa ett Google-konto och du får ställa upp med Lakan.
Chef över till accounts.google.com klicka på “Skapa Konto” och sedan “För mig Själv.”
På nästa sida måste du lämna en del information för att skapa ett konto, som för-och efternamn, användarnamn och lösenord.
Också, du måste kontrollera att ditt telefonnummer för att göra säker du är en verklig människa och inte en bot.
När du har verifierat ditt telefonnummer, de efterföljande sidor kräver att du kan ge en återhämtning e-postadress, födelsedatum och kön, samt komma överens om att sekretesspolicy och användarvillkor. Avsluta det, och du är den stolta nya ägare av ett Google-konto.
Hur till Skapa ett Tomt Kalkylblad
Nu när du har ett Google-konto, är det dags att skapa ditt första kalkylblad. Huvud på över till Google Kalkylark och placera markören på den multi-färgade ” + ” – ikonen i nedre högra hörnet.
Den + förvandlas till en grön penna ikon, klicka på den.
Du kan också skriva lakan.nytt i adressfältet och tryck på Enter för att automatiskt skapa och öppna ett nytt tomt kalkylblad i den aktuella fliken.
Hur man Importerar en Microsoft Excel-Kalkylblad
Även om du är helt ny till Google Lakan, du kanske redan har ett lager av Microsoft Excel-filer som du vill kunna använda. Om så är fallet, så allt du behöver göra är att ladda upp alla dina Excel-dokument och Google gör resten. Även om det kanske inte stöd för några av de mer avancerade funktionerna och effekterna av vissa Excel-Kalkylblad, det funkar ganska bra och är alltid att lägga till fler funktioner.
När du importerar ett Excel-dokument, kan du antingen använda Google Kalkylark eller en Hårddisk för att ladda upp dina filer. Båda metoderna låter dig dra och släppa en fil från din dator direkt i webbläsaren för enkel uppladdning. Enheten rymmer alla dina uppladdade filer, men för enkelhetens skull, när du bege dig till Arken hemsida, visar det bara att du kalkyl-filer typ.
Från Google Kalkylark hemsida, klicka på mapp-ikonen i längst upp till höger, klicka på “Ladda upp” – fliken och dra sedan en Excel-fil över från din dator.
När Excel-filen laddar upp, Lakan automatiskt konverterar och öppnar det, redo för dig att börja redigera, dela och samarbeta.
För att öppna en Excel-fil som du vill redigera som redan är uppladdade, klicka på filen med den gröna ” X ” intill filnamnet från ditt Google-Lakan hemsida.
Klicka antingen visa Excel-fil eller redigera det i Lakan från den dialogruta som visas.
När du är klar med dokumentet, kan du ladda ner den som XLSX, eller ODS, PDF, HTML -, CSV-eller TSV-format. Klicka på Fil > Ladda ner, klicka sedan på önskat format, och det kommer att ladda ner direkt för att där spara filer från din webbläsare.
RELATERAT: Hur att Importera ett Excel-Dokument i Google Kalkylark
Hur du Samarbeta med Dokument med Andra
En av de bästa funktionerna i Google Kalkylark är förmågan att skapa en delad länk som låter vem som helst med det att antingen visa, kommentera, eller redigera ditt dokument. Istället för att skicka en fil fram och tillbaka mellan medarbetare, du kan göra ändringar och förslag alla på en gång, som om du var alla kurade under samma dator i realtid. Den enda skillnaden är att varje person har sin egen text inlägg markören för att använda på sin egen dator.
Från det dokument som du vill dela, klicka på den gröna “Share” – knappen för att välja hur och med vem du vill skicka en länk till din fil. Du kan skriva in e-postadresser manuellt eller klicka på “Få delbar länk” i övre högra hörnet för att dela ut inbjudan själv.
Från drop-down menyn kan du ändra hur mycket makt den delade user(s) har över filen när du väljer ett av dessa alternativ:
- Av: Delning är inaktiverad. Om du tidigare delade en länk med andra, det kommer inte längre att fungera och återkallar tillstånd som de en gång hade.
- Alla som har länken kan redigera: Ger den delade användare full läs – /skrivåtkomst. Att de fortfarande inte kan ta bort det från din Hårddisk, men detta är bara för innehållet i filen.
- Alla som har länken kan kommentar: Låter delade användare att lämna kommentarer om så önskas—det här är bra för laget projekt.
- Alla som har länken kan visa: Delade användare kan visa filen, men kan inte ändra den på något sätt. Detta är standardinställningen när du delar en fil, och det bästa alternativet om du försöker dela en fil för nedladdning.
Du kan göra mycket mer med dessa delbara länkar, som också arbetar med andra Drive-filer och på mobil. För en djupare titt på hur dessa länkar fungerar och hur man skapar dem, kolla in våra inlägg.
RELATERAT: Hur att Skapa Delbara Länkar för att Hämta Filer på Google Drive
Skydda Celler i Delat Lakan från Redigering
Möjlighet att dela och samarbeta i dokument med Google Ark är en av de bästa funktionerna, hands down. Men, ibland vill man bibehålla integriteten av vissa celler och stoppa alla som försöker ändra på dem. Så, om du har delat ett kalkylblad med en grupp av människor, men vill hindra dem från att kunna redigera vissa celler i filen, och sedan kanske du vill återkalla deras tillgång till dem.
Markera alla celler som du vill skydda, klicka på Data > Skydda Lakan och Varierar från verktygsfältet.
Den Skyddade Lakan och Varierar rutan visas till höger. Här kan du skriva in en kort beskrivning och klicka sedan på “Tillstånd” för att anpassa cellen skydd behörigheter.
Som standard kan alla som redan har behörighet att redigera dokument är tillåtet att redigera varje cell på sidan. Klicka på den nedrullningsbara menyn under “Begränsa vem Som Kan Redigera Denna Rad” och klicka sedan på “Skräddarsydda” för att ställa in vem som får redigera den markerade cellerna.
Enligt den lista av människor som kan redigera, alla som du har delat redigera behörigheter som redan är valt som standard. Avmarkera någon som du inte vill ha möjlighet att redigera den markerade celler och klicka sedan på “Klar.”
Varje gång någon försöker ändra eller redigera de celler som du har just skyddad, de ser en uppmaning att informera dem om att de celler/ark
Vill bara visa en varning innan någon redigeringar celler, eller kanske till och skydda en hel kalkylblad? Kolla in vårt inlägg för mer detaljer.
RELATERAT: Hur man Skyddar Celler Från att Redigera i Google Kalkylark
Hur man kan Se Alla de Senaste Ändringar i ett Dokument
När du delar dokument med andra, det är svårt att hålla reda på alla små förändringar som sker om du inte är närvarande. För att det är revisionshistorik. Google Kalkylark håller koll på alla förändringar som sker i ett dokument och grupperar dem i perioder, hålla skräpar ner. Du kan även återställa en fil till någon av de tidigare versionerna i historia med ett musklick.
Du kan visa en lista över alla de senaste ändringarna genom att klicka på File > versionshistorik > Se versionshistorik.
Ändringar som görs genom att varje medlem i teamet har olika färger, vilket gör det enkelt att spåra vem som gjorde vad när du inte var ute.
RELATERAT: Hur att Se de Senaste Ändringarna till Ditt Google-filer i Dokument, Kalkylark eller Presentationer Fil
Hur man Använder Google Kalkylark Offline
Vad händer om du behöver för att få åtkomst till Google Lakan, men inte har en internet-anslutning? Även om Ark är en webb-baserad produkt, det betyder inte att du inte kan använda den offline. Du behöver ladda ner ett tillägg för Chrome och se till att du har aktiverat fil för användning offline i förväg. Alla ändringar du gör i filen uppdatera den nästa gång du ansluter till internet.
Efter att du ladda ner den officiella tillägg för Chrome, gå till Google Ark’ s hemsida och i det övre vänstra hörnet, klicka på Hamburger meny > Inställningar. När du är här, växla till “Offline” till On-läge, klicka sedan på “OK”.
För att spara utrymme på din lokala dator, Google bara nedladdningar och gör de senast öppnade filer tillgängliga offline. För att manuellt aktivera en fil, klicka på de tre prickarna ikonen, sedan växla “Tillgängliga Offline” till “På”.
RELATERAT: Hur man Använder Google Dokument Offline
Översätta Ord Direkt i Google Kalkylark
Behov av att översätta ord eller meningar från ett språk till ett annat utan att lämna sidan? Tja, det är en speciell formel som du kan använda för att översätta enstaka ord eller ens en batch av dem—direkt i cellerna i Google Kalkylark. Formeln ser ut så här:
=GOOGLETRANSLATE(“text”, “source language”, “språk”)
När du vill översätta text i ditt dokument kan du antingen skriva orden att översätta direkt i formeln eller typ i cellen som innehåller ordet/frasen att översätta. Här kan vi referera till texten i cell A2, specificera ingående språk som engelska (en), och produktionen som Kinesiska (zh), tryck sedan Enter och se den göra sin grej.
Om du har en lista med ord i en enda kolumn, allt du behöver göra är att markera cellen som innehåller formeln, för att sedan dra den blå rutan ner till önskad rad.
Om du någonsin använt Google Translate innan, vet du att det inte är exakt 100% av tiden, men den fungerar bra som en pålitlig lösning för vanliga ord och fraser.
RELATERAT: Hur man Använder Google Translate Direkt i Google Kalkylark
Automatisera Tråkiga Uppgifter med Makron
Google Kalkylark kan du automatisera repetitiva uppgifter med en viss sekvens av instruktioner för att öka produktiviteten i ditt kalkylblad. När du klickar på “Spela in,” Lakan skapar ett skript med all kod för att replikera tråkiga och monotona steg.
När du spelar in ett makro i Google Kalkylark, det skapar automatiskt en Apps Script med all kod för att replikera ditt åtgärder för dig. Detta innebär att du kan skapa komplexa makron utan att veta hur man skriver kod. Nästa gång du kör det, Lakan kommer att göra allt som du gjorde när du spelade in makrot. Huvudsak, du undervisa Google Kalkylark för hur man kan manipulera ett dokument för att passa med ett enda kommando.
RELATERAT: Hur för att Förbättra Din Google Apps Script Editor
Här är några exempel på dess kraftfulla funktioner:
- Tillämpa formatering och formatmallar.
- Skapa helt nya kalkylblad.
- Använda Googles Lakan funktion, verktygsfält, meny eller funktion.
Himlen är gränsen.
För att komma igång, brand upp en Google Plåt och klicka på Verktyg > Makron > Spela in Makro.
Detta öppnar inspelningen menyn längst ned i fönstret, med två alternativ för att fånga dina handlingar:
- Absoluta Referenser: makro kommer att göra uppgifter endast om den exakta celler som du spelar in. Om du kursivera cell B1, makro endast kommer att kursivera B1 oavsett vilken cell du klickade på.
- Relativa Referenser: makro kommer att göra uppgifter på de markerade cellerna, oavsett var de är i plåt. Om du kursivera B1 och C1, du kan åter använda samma makro för att kursivera celler D1 och E1 senare.
Välj om du vill ha en absolut eller relativ referens, då kan du börja med att klicka på, format, och lära Lakan vilken ordning du vill att dessa åtgärder för att replikera.
Nu kan du börja flytta celler, gäller format, skapa funktioner, etc.
Efter att du har fångat alla åtgärder för detta makro, klicka på “Spara”.
Ange ett namn för ditt makro. Google låter dig skapa genvägar för upp till tio makron. Om du vill binda ett makro till en genväg, ange ett nummer från 0-9 i utrymmet. När du är klar, klicka på “Spara”.
Om du måste justera ditt makro är namn eller en genväg som du kan redigera ett makro genom att klicka på Verktyg > Makron > Hantera Makron.
Från det fönster som öppnas, tweak som önskas och klicka sedan på “Update”.
Nästa gång du trycker på genvägen i samband med macro, det kommer att köras utan att behöva öppna makro-menyn från verktygsfältet.
Om ditt makro är en absolut referens, kan du köra makrot genom att trycka på snabbtangenten eller gå till Verktyg > Makron > Ditt Makro och klicka sedan på önskat alternativ.
Annars, om ditt makro är en relativ referens, markera celler i kalkylbladet som du vill att makrot körs och sedan trycka på motsvarande snabbtangent, eller klicka på Verktyg > Makron > Ditt Makro.
Medan detta bör komma igång, vi har en djupare dyk in med hjälp av Google Lakan makron om du vill ha mer info.
RELATERAT: Hur att Automatisera Google Kalkylark Med Makron
Ta Bort Dubbletter
Behovet av att ta bort en massa dubbletter i ditt kalkylblad? Det är inga problem alls med Google Ark inbyggd funktion som gör just det. Lätt att ta bort dubblerade värden från ditt kalkylblad utan att behöva skriva ett manus eller manuellt göra det själv.
Markera den tabell/celler som innehåller kopior du vill ta bort, klicka på Data > ta Bort Dubbletter. Om de data som har en rubrikrad, se till att kryssa i rutan “Data har rubrikrad”, klicka sedan på “ta Bort Dubbletter.”
De Bästa Google-Lakan Add-ons
Nu när du lärt dig grunderna för att Google Kalkylark, du kan bli en riktig power-användare med tillägg av add-ons. Add-ons är en hel del som tillägg för webbläsare, men är specifika för Google Kalkylark och låta dig få ytterligare funktioner från tredje part utvecklare. Du kan installera verktyg för att hitta fakta och beräkna formler automatiskt, “Hand-Out” – dokument till studenterna, generera rapporter affärer, och även skicka e-post direkt från ett dokument.
Om du letar efter några av de bästa add-ons för att komma igång, vi har dig täckt.
RELATERAT: De Bästa Google-Lakan Add-Ons
LÄS NÄSTA
- “Hur Fixar en Svart Skärm Efter att du Uppdaterar Windows, 10
- “Hur man Använder Linux katt och tac-Kommandon
- “Hur för att Se Vilka Appar Använder Din Webbkamera på Windows-10
- “Future Tech: det Vi är Mest Glada över
- “Hur Gör Smarta Hem-Arbete?