Wenn man bedenkt, dass Microsoft PowerPoint-Präsentationen sind in der Regel begleitet mit Tonnen von Bildern, gifs, eingebettete videos, Tabellen, Grafiken und anderen Inhalten, ist es keine überraschung, dass Sie einige ziemlich große Dateien. Hier sind ein paar Schritte, die Sie ergreifen können, um zu verringern eine Präsentation ist die Datei Größe.
Große Dateien können sehr ärgerlich sein. Sie nehmen Lasten von wertvollen Speicherplatz, verlangsamen die Wiedergabe, und kann dazu führen, E-Mails, um bounce-back-wegen überschreiten der Grenze für die Dateigröße. Sie können verhindern, dass all diese Dinge durch eine Verringerung der Dateigröße der Präsentation.
Wir haben erwähnt, aber die erste Sache, die Sie würde denken, wenn man die Datei-Größe-Verkleinerung ist die Bilder—und das aus gutem Grund. Bild-Dateien können Recht groß sein. Es gibt Schritte, die Sie ergreifen können, um die Größe zu reduzieren, wie das komprimieren der Bilder in der Präsentation. Wenn Sie vermuten, dass der Grund, Ihre PowerPoint-Datei ist so groß aufgrund der Bilder, dann Lesen Sie den Artikel, den wir geschrieben haben, wie reduziert die Größe von Office-Dokumenten, die Bilder enthalten.
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Wir haben ein paar zusätzliche Tipps hinzufügen, wenn Sie diese Schritte befolgt, aber immer noch müssen, reduzieren Sie Ihre Präsentation Datei Größe.
Konvertieren Sie Ihre Präsentation im PPTX-Format
Microsoft veröffentlicht das PPTX-format in Office 2007. Dennoch ist es nicht ungewöhnlich, um zu sehen, PPT-Dateien im Umlauf. Also, was ist der Unterschied zwischen einer PPT-und PPTX-Datei? Die PPTX-version komprimiert alle Inhalte in der Präsentation. Wenn Sie eine PPT-Datei und wandeln es in eine PPTX-Datei, werden Sie feststellen, eine Abnahme in der Größe der Datei.
Die Konvertierung der Datei ist so einfach wie das drücken einer Taste, und wählen Sie die Datei-Typ. Gehen Sie vor und öffnen Sie Ihre PPT-Datei, Kopf über die “Datei” – Registerkarte, und klicken Sie dann auf “Konvertieren.”
Windows-Datei-Explorer wird angezeigt. Sie werden bemerken, dass der Dateityp wird als “PowerPoint-Präsentation.” Dies ist die PPTX-Datei-Typ. Klicken Sie Auf “Speichern”.
Ihre PPT-Datei wird jetzt umgewandelt zu einer PPTX-Datei. Wie Sie sehen können, die Größe der Datei reduziert wurde.
HTG-Präsentation 2 ist unsere PPT-Datei, und HTG Präsentation 3 ist unser PPTX-Datei. Lediglich die Konvertierung der Datei-Typ reduziert die Größe von 335 KB.
Zwar ist dies nicht eine atemberaubende drop in die Datei-Größe, haben wir es geschafft zu reduzieren, ein Word-Dokument-Datei-Größe von 6,001 KB zu 721 KB. Es hängt alles davon ab, was in die Datei. Mit etwas Glück, wird dies der einzige Schritt müssen Sie nehmen. Wenn nicht, Lesen Sie weiter.
Fügen Sie Ihre Bilder nicht Kopieren und Einfügen
Es ist verlockend, zum kopieren und einfügen eines Bildes in PowerPoint anstelle der Verwendung der insert-Funktion. Dies wird nicht ein Problem sein, wenn Sie nicht besorgt über die Dateigröße, aber wenn Sie sind, dann hüten Sie sich vor der kopieren-und einfügen—Sie können formatieren Sie Ihre Bild, um BMP-oder PNG-Format. Warum ist das ein Problem? Diese beiden Dateiformate sind größer als JPG.
Sie sehen in der Abbildung oben, dass die PNG-Datei ist 153KB im Vergleich zu den 120KB JPG-Datei des gleichen Bildes. Jedes mal, wenn Sie kopieren und fügen Sie eine JPG-Datei in PowerPoint, und es wird umgewandelt in PNG, Sie sind das hinzufügen ein bisschen unnötig die Dateigröße der Präsentation. Mit der insert-Funktion wird sichergestellt, dass Ihre Bilder eingefügt werden, wie vorgesehen.
Tun Bildbearbeitungen in einem Bild—Editor-Nicht in PowerPoint
Wenn Sie ein Bild einfügen in PowerPoint, ist es am besten, um sicherzustellen, dass es nicht noch irgendwelche Bearbeitungen. Wenn es erfordert, bearbeitet, sind Sie besser dran, es zu tun in einem Bild-editor. Warum? Wenn Sie PowerPoint verwenden, um Bearbeiten Sie Ihr Bild, es speichert alle diese änderungen als Teil der Präsentation. Zum Beispiel, wenn Sie ein Bild in schwarz und weiß, PowerPoint behält die full-color image. Das ist eine Menge extra-Bisse gespeichert werden.
Wenn Sie nicht über ein Bild-editor (Sie tun) oder Sie müssen einfach von PowerPoint verwenden, sicher sein, zu erklären PowerPoint komplett verwerfen des überschüssigen Daten aus den gespeicherten Bearbeitungen. Es wird nicht sparen Sie so viel Platz wie das arbeiten in einem speziellen editor, aber es wird helfen.
Komprimieren Sie Alle Bilder in Ihre Präsentation
Sie können komprimieren Sie Bilder in PowerPoint ein zu einer Zeit oder alle auf einmal. Wenn Sie schauen, um letzteres zu tun, hier ist, wie.
Öffnen Sie Ihre Präsentation, gehen Sie zu “Datei” – Registerkarte, und wählen Sie dann “Speichern unter” in der linken Fensterbereich.
Als Nächstes wählen Sie “Mehr Optionen” die finden Sie unter dem Bereich, wo würden Sie die Namen Ihrer Datei und wählen Sie den Dateityp.
Die “Speichern unter” – Fenster wird erscheinen—diesmal mit einigen zusätzlichen Optionen, die Ihnen zur Verfügung steht. Neben dem “Speichern” – Schaltfläche, klicken Sie auf “Tools”.
In der drop-down-Menü, das erscheint, wählen Sie “Bilder Komprimieren.”
Die “Bilder Komprimieren” – Fenster wird erscheinen. Hier können Sie die Auflösung, die Art der Bilder (basierend auf PPI) in der Präsentation. Sie werden auch bemerken, dass Sie nicht in der Lage, wählen Sie “Gelten nur für dieses Bild” – option in der “Compression Options” – Gruppe. Das ist, weil aufgrund der Art, wie wir auf diese tool, ist diese option nicht verfügbar.
Hinweis: Wenn Sie komprimieren möchten ein einzelnes Bild, wählen Sie es aus und dann den Kopf auf Bildtools-Format – > Bilder Komprimieren.
Sobald Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden, klicken Sie auf “OK”.
Speichern Sie Ihre Präsentation danach.
Nicht Eingebettete Schriftarten Verwenden
Wir Holen Sie, warum Sie möglicherweise möchten, einbetten von Schriftarten,—Sie machen vielleicht ein Star Wars-Themen-Präsentation und, als Folge, jemand, den Sie können den Austausch, die Präsentation ist wahrscheinlich nicht zu haben, die spezielle Schriftarten, die Ihnen zur Verfügung stehen. Die Einbettung der Schriftarten in Ihrer Präsentation konnte verhindern, dass Probleme auf der ganzen Linie, aber es kommt auf Kosten der erhöhten Dateigröße.
Im Allgemeinen, es sei denn, Sie sind sicher, Sie benötigen zur Anzeige einer bestimmten schriftart, empfehlen wir die ausschalten-schriftart einbetten.
Gehen Sie zu “Datei” – Registerkarte, und wählen Sie “Optionen” am unteren Rand des linken Fensterbereich.
Auf die “Speichern” – Registerkarte, deaktivieren Sie den “Einbetten von Schriftarten in der Datei” Kontrollkästchen, und klicken Sie dann auf “OK”.
Wir speichern eine Kopie unserer Präsentation mit eingebetteten Schriften, ohne Schriften eingebettet, und nur die verwendeten Schriftarten in die Präsentation eingebettet. Sehen Sie den Unterschied, wenn Dateigrößen:
Überzeugt?
Link zu Dateien, Anstatt Sie einzubetten
Betrachten Sie die Unterschiede in der Dateigröße, wenn Sie einbetten eines gesamten YouTube-video in Ihrer Präsentation, anstatt die Verknüpfung zu Ihr zurück. Einbetten eines Videos deutlich erhöhen Sie die Größe Ihrer Präsentation. Es gibt sicherlich einige wertvolle Vorteile bei Einbindung einer Datei vs. verlinkt (etwa, wenn der Empfänger möglicherweise nicht Zugang zum internet haben, spielen Sie das video ab), aber wenn die Datei-Größe ist ein Problem, nur tun Sie es nicht.
Nicht Speichern Sie eine Miniatur für die Präsentation
Weg zurück, wenn Office können Sie die Option Miniaturansicht speichern Sie Bilder für Ihre Präsentation, so dass Sie könnte bekommen Sie eine Vorschau der Datei, wenn die Suche im Datei-Explorer. Windows hat sich bei anspruchsvoller, so dass es nicht mehr benötigt die Hilfe von Office-Anwendungen zu tun. Aber die option ist noch verfügbar.
Wir liefen einen kleinen test, um zu sehen, den Unterschied in der Dateigröße mit und ohne dieser option aktiviert wird. Hier sind die Ergebnisse:
Mit der thumbnail-option aktiviert ist, unserem Datei-Größe war 2,660 KB. Ohne die aktivierte option, die Dateigröße wurde reduziert auf 2,662 KB, Einsparungen von insgesamt 7 KB.
Dies ist eine ziemlich kleine zu retten, aber wenn wir es getestet mit einem Word-Dokument, der Unterschied war signifikant, die zeigen, 721 KB, ohne die aktivierte option, und 3,247 KB mit der option aktiviert.
Zwar ist dies eine große Lücke zwischen Anwendungen und es ist nicht ganz klar, warum der Unterschied so groß ist, es ist immer noch eine option einen Besuch Wert. Um die Funktion zu deaktivieren, öffnen Sie Ihre Präsentation, gehen Sie zu “Datei” – Registerkarte, und wählen Sie dann “Eigenschaften” finden Sie auf der rechten Seite, dann “Erweiterte Eigenschaften”.
Sie sehen nun in der “Zusammenfassung” Registerkarte “Eigenschaften” – Fenster. Am unteren Rand des Fensters, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen “Vorschaugrafik Speichern”, und klicken Sie dann auf “OK”.
Entfernen Persönliche und Versteckte Informationen aus der Präsentation
Microsoft Office speichert Ihre persönlichen Informationen (wie name des Autors) und versteckte Eigenschaften innerhalb Ihrer Präsentation. Loszuwerden diese Informationen können sparen Sie ein wenig Platz.
Öffnen Sie Ihre Präsentation, gehen Sie zu “Datei” – Registerkarte, wählen Sie die “Check for Probleme” – option, wählen Sie dann “Dokument Prüfen.”
Die “Document Inspector” – Fenster erscheint. Stellen Sie sicher, dass die “Dokument-Eigenschaften und Persönliche Informationen” – box aktiviert ist, und klicken Sie dann auf “Kontrollieren.”
Im nächsten Fenster wählen Sie “Entfernen Sie Alle.” Die Informationen werden nun entfernt, sparen Sie ein paar KB Speicherplatz.
Schalten Sie AutoWiederherstellen
Wir wollen nicht unbedingt empfehlen, und es sollte nur verwendet werden, als eine Letzte resort Aufwand. AutoWiederherstellen ist ein unverzichtbares Werkzeug im Büro, und wenn Sie jemals verloren ein Dokument vor dem speichern, dann werden Sie genau verstehen, was wir meinen.
Jedes mal, wenn Office AutoWiederherstellen verwendet, es fügt ein wenig auf die Größe der Datei. Zum aktivieren von AutoWiederherstellen deaktivieren, gehen Sie zu “Datei” – Registerkarte, und wählen Sie “Optionen” auf der Unterseite des linken Fensterbereich.
In der “Speichern” – Reiter des “Optionen” – Fenster, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben “Speichern von AutoWiederherstellen-Informationen je xx Minuten.”
Wenn Sie speichern und beenden Sie die Präsentation sofort, werden Sie nicht bemerken einen Unterschied. Im Laufe der Zeit obwohl, wie Sie Fortschritte durch die Präsentation, die AutoWiederherstellen-Funktion hinzufügen KB zu deiner Datei.
Kopiere Alles In eine Neue Präsentation
Während Sie die Erstellung Ihrer Präsentation, PowerPoint speichert verschiedene Dinge im hintergrund, um Ihnen zu helfen. Wir haben erwähnt, wie zu deaktivieren, eine Menge von diesen Funktionen, löschen von Daten PowerPoint speichert, und so weiter, aber es gibt immer eine chance, etwas rutschte durch die Risse und PowerPoint gespeichert einige Informationen, die Sie nicht brauchen. Kopieren Sie Ihre Inhalte über eine neue Präsentation kann eine gute Lösung für das problem.
Dies kann ein bisschen ein Streit sein wenn als mit PowerPoint, müssen Sie kopieren und fügen Sie jeder Folie (und master-Folien). Sobald Sie das tun, obwohl, die neue Präsentation nicht von den vorherigen hintergrund speichert AutoWiederherstellen-Informationen, oder frühere Versionen der Datei. Als Ergebnis, Sie sollten sehen, eine änderung in der Dateigröße.
Wir können zwar nicht genau sagen, wie viel dies reduziert die Dateigröße, da jede Präsentation ist anders, es ist einen Versuch Wert.
Eine Möglichkeit: Entpacken Sie die Präsentation und Komprimieren Sie Sie
Wie wir bereits erwähnt, eine PPTX-Datei ist eine komprimierte Datei (das ist der Grund, warum die Größe ist viel kleiner als ein old-school-PPT-Datei). Dies bedeutet, dass Sie können öffnen Sie es mit einem tool wie 7-Zip oder WinRar extrahieren Sie alle Dateien aus Ihrem PPTX, fügen Sie ein komprimiertes Archiv und benennen Sie das Archiv um eine PPTX Datei-Erweiterung.
Wir hatten einige Probleme hier, obwohl.
In Rob ‘ s Test mit seinem Word-Dokument, erfolgreich reduziert die Größe der Datei von 721 KB 72 KB. Jedoch, es beschädigt die Datei in den Prozess. In meinen Tests mit meinen 2,614 KB-Datei nicht beschädigt wird, aber es wird nur reduziert es zu 2,594 KB—insgesamt nur 20 KB. Wir sind nicht sicher, was ist hier im Spiel, so dass, wenn Sie wollen, geben Sie diese ein zu gehen, sicher sein, eine Sicherungskopie Ihrer Datei, bevor Sie dies tun.
Das ist all die Tipps wir haben für verringern Sie die Größe Ihrer PowerPoint-Präsentation. Wir sind immer auf der Suche nach neuen und interessanten Möglichkeiten zum reduzieren der Größe von Dateien, so dass, wenn Sie irgendwelche Tipps, lassen Sie es uns wissen in der Kommentar-Abschnitt, und wir werden glücklich sein, Sie zu testen!
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