Hur man kan Minska Storleken på en PowerPoint-Presentation

0
4971

Med tanke på att Microsoft PowerPoint-presentationer i allmänhet tillsammans med massor av bilder, gif, inbäddade videor, diagram, grafer och annat innehåll, är det ingen överraskning att du får några ganska stora filer. Här är några åtgärder du kan vidta för att minska en presentation i filstorlek.

Stora filer kan vara irriterande. De tar upp massor av värdefulla diskutrymme, långsam uppspelning prestanda och kan orsaka e-post att studsa tillbaka på grund av överskridande begränsa filstorleken. Du kan förhindra att alla dessa saker genom att minska filstorleken på din presentation.

Vi har nämnt det innan, men det första som du skulle tänka på när man överväger att minska filstorleken är bilder—och för en god anledning. Bildfiler kan vara ganska stora. Det finns åtgärder du kan vidta för att minska storleken, såsom att komprimera bilderna i presentationen. Om du misstänker att anledningen till att din PowerPoint-filen är så stor beror på bilder, för att sedan vara säker på att läsa den artikel som vi har skrivit om hur man kan minska storleken på Office-dokument som innehåller bilder.

RELATERAT: Hur man kan Minska Storleken på en Microsoft Word-Dokument

Vi har några ytterligare tips att lägga till om du har följt dessa steg, men fortfarande är behovet av att minska din presentation i filstorlek.

Konvertera Din Presentation till PPTX-Format

Microsoft släppte PPTX-format i Office 2007. Fortfarande, det är inte ovanligt att se PPT-filer som flyter runt. Så vad är skillnaden mellan en PPT och PPTX-fil? Den PPTX version komprimerar allt innehåll i presentationen. Om du har en PPT-fil och konvertera det till en PPTX-fil, kommer du att märka en minskning i storleken.

Konvertera filen är så enkelt som att trycka på en knapp och väljer den fil typ. Gå vidare och öppna dina PPT-fil, gå till “Arkiv” – fliken, och klicka sedan på “Konvertera.”

Windows File Explorer-programmet kommer att visas. Du kommer att märka Spara Som typ är inställd som “PowerPoint-Presentation.” Detta är PPTX-fil typ. Klicka På “Spara”.

Dina PPT-filen kommer nu att omvandlas till en PPTX-fil. Som du kan se filens storlek har minskat.

HTG Presentation 2 är vår PPT-fil, och HTG Presentation 3 är vår PPTX-fil. Bara att konvertera filen skriv minskat storleken av 335 KB.

Även om detta inte är en hisnande drop i fil-storlek, har vi lyckats minska ett Word-dokument filstorlek från 6,001 KB till 721 KB. Det beror på vad som är inne i filen. Med lite tur, kommer detta att vara det enda steg som du måste ta. Om inte, fortsätt att läsa.

Infoga Dina Bilder—inte Kopiera och Klistra in

Det är frestande att kopiera och klistra in en bild i PowerPoint istället för att använda infoga-funktion. Detta kommer inte vara ett problem om du inte bryr dig om fil-storlek, men om du är, så akta dig för att kopiera och klistra in—det kan formatera din bild till BMP eller PNG. Varför är detta ett problem? Båda dessa format är större än JPG.

Du kan se i ovanstående skärmdump som PNG-fil är 153KB jämfört med den 120KB JPG-fil av samma bild. Varje gång du kopiera och klistra in en JPG-fil till PowerPoint, och det blir konverteras till PNG, du lägger till en bit av onödiga filer av olika storlek till presentationen. Med hjälp av insert-funktionen kommer att säkerställa att dina bilder ska införas som avsett.

Göra Bilden Redigeringar i en bildredigerare—Inte i PowerPoint

När du infogar en bild i en PowerPoint, är det bäst att se till att det inte behöver några redigeringar. Om det inte kräver ändringar, du är bättre att göra det i en bildredigerare. Varför? När du använder PowerPoint för att redigera din bild, det lagrar alla dessa redigeringar som en del av presentationen. Till exempel, när du ändrar en bild i svart och vitt, PowerPoint behåller full-color image liksom. Det är en hel del extra biter lagras.

Om du inte har en bild i editorn (som du gör) eller om du helt enkelt måste använda PowerPoint, vara noga med att berätta för PowerPoint att kassera alla som överstiger sparat data från redigeringar. Det kommer inte att spara så mycket utrymme som arbetar i en särskild redaktör, men det kommer att hjälpa.

Komprimera Alla Bilder i Din Presentation

Du kan komprimera bilder i PowerPoint, ett i taget eller alla på en gång. Om du letar efter för att göra det senare, här är hur.

Öppna presentationen, chef över till “Arkiv” – fliken, och välj sedan “Spara Som” i den vänstra rutan.

Nästa, välj “Fler Alternativ”, som du hittar under det område där du skulle namnge filen och välj filtyp.

“Spara Som” – fönstret visas—den här gången med några extra alternativ som finns tillgängliga för dig. Bredvid knappen “Spara” klicka på “Verktyg.”

I drop-down-menyn som visas, välj “Komprimera Bilder.”

“Komprimera Bilder” – fönstret visas. Här kan du välja upplösning typ av bilder (baserat på PPI) i presentationen. Du kommer också att märka att du inte kan välja “endast Tillämpas på denna bild” alternativet “Alternativ för Komprimering” grupp. Det beror på att, på grund av det sätt som vi åt detta verktyg det här alternativet är inte tillgängligt.

Obs: Om du vill komprimera en bild väljer du det och sedan gå till Bild-Verktyg Formatera > Komprimera Bilder.

När du är nöjd med ditt val, klicka på “OK”.

Se till att spara din presentation efteråt.

Inte Använda Inbäddade Teckensnitt

Vi får till varför du kanske vill bädda in teckensnitt—du kanske gör en Star Wars tema presentation och, som en följd, någon du kan dela presentationen med är inte sannolikt att ha dessa speciella teckensnitt som är tillgängliga för dem. Bädda in teckensnitt i din presentation kan förhindra att problem ner linjen, men det sker på bekostnad av ökade filstorlekar.

I allmänhet, om du inte är säker på att du behöver visa ett särskilt typsnitt, vi rekommenderar att stänga av inbäddning av teckensnitt.

Chef över till “Arkiv” – fliken och välj “Alternativ” längst ned i den vänstra rutan.

På “Spara” – fliken, avmarkera “Bädda in teckensnitt i filen” kryssrutan och klicka sedan på “OK”.

Vi sparade en kopia av vår presentation med alla typsnitt inbäddade, utan typsnitt inbäddade, och med endast de teckensnitt som används i presentationen inbäddade. Titta på skillnaden på om filstorlekar:

Övertygad ännu?

Länka till Filer i Stället för att Bädda in Dem

Beakta skillnaden i filstorlek om du bädda in en hel YouTube-video i din presentation i stället för att länka tillbaka till det. Bädda in en hel video kommer att betydligt öka storleken på din presentation. Det finns säkert en del värdefulla förmåner när du bäddar in en fil vs. länka till det (som när mottagaren inte har tillgång till internet för att spela video), men om filstorleken är ett problem, gör det bara inte.

Förvara inte en Miniatyrbild för Presentation

Sätt tillbaka när Office låter dig spara miniatyrbilder av din presentation så att du kan får en förhandstitt på den fil när de söker efter det i File Explorer. Windows har blivit mer sofistikerade, så att det inte längre kräver hjälp av Office-program för att göra detta. Men, det alternativ som finns kvar.

Vi körde ett litet test för att se skillnaden i storlek med och utan det här alternativet är aktiverat. Här är resultaten:

Med den miniatyr alternativet är aktiverat, vår filstorlek var 2,660 KB. Utan alternativet aktiverat, filstorleken reduceras till 2,662 KB, spara totalt 7 KB.

Detta är en ganska liten, men när vi testade den med ett Word-dokument, skillnaden var signifikant, visar 721 KB utan alternativet är aktiverat, och 3 247 vid KB med alternativet aktiverat.

Samtidigt som detta är ett stort gap mellan program och det är inte exakt klart varför skillnaden är så stor, det är fortfarande ett alternativ värt att utforska. För att inaktivera funktionen öppnar din presentation, chef över till “Arkiv” – fliken, och välj sedan “Egenskaper”, som finns på höger sida, sedan på “Avancerade Egenskaper”.

Du ska nu vara i “Sammanfattning” – fliken i “Properties” – fönster. Längst ner i fönstret, avmarkera rutan bredvid “Spara förhandsgranska bild” och klicka sedan på “OK”.

Ta bort Personlig och Dold Information från Din Presentation

Microsoft Office kommer att lagra din personliga information (såsom författarens namn) och dolda egenskaper i din presentation. Att bli av med denna information som kan spara dig en bit av utrymme.

Öppna presentationen, chef över till “Arkiv” – fliken, välj “Kontrollera om det finns Frågor som” alternativ, välj sedan “Inspektera Dokument.”

“Dokument Inspektör” – fönstret visas. Se “dokumentegenskaper och Personlig Information” är markerad, och klicka sedan på “Kontrollera.”

I nästa fönster, välj “ta Bort Alla”. Den informationen kommer nu att tas bort, vilket sparar du några KB utrymme.

Stänga Av Återskapning

Vi behöver inte nödvändigtvis rekommendera denna, och den bör endast användas som en sista utväg ansträngning. För återskapning är ett viktigt verktyg i Office, och om du någonsin förlorat ett dokument innan du sparar, så du förstår exakt vad vi menar.

Varje gång Kontor använder för Återskapning, det tillför lite till storleken på filen. Att vända Återskapning av, chef över till “Arkiv” – fliken och välj “Alternativ” som finns längst ner i den vänstra rutan.

I “Spara” – fliken i “Alternativ” – fönstret, avmarkera rutan bredvid “Spara information för Återskapning någonsin xx minuter.”

Om du spara och stänga av presentationen direkt, du kommer inte att märka någon skillnad. Över tiden men som ni fortsätta att utvecklas genom presentation, funktionen återskapa automatiskt kommer att lägga KB till din fil.

Kopiera Allt Till en Ny Presentation

Samtidigt som du skapar din presentation, PowerPoint kommer att spara olika saker i bakgrunden för att hjälpa dig. Vi har nämnt hur man stänger av en hel del av dessa funktioner, ta bort data och PowerPoint sparar, och så vidare, men det finns alltid en chans att något fallit mellan stolarna, och PowerPoint lagras någon information som du inte behöver. Kopiera ditt innehåll över till en ny presentation kan vara en bra lösning på problemet.

Detta kan vara lite jobbigt men som med PowerPoint, som du behöver för att kopiera och klistra in för varje bild (och master diabilder). När du gör dock, den nya presentationen kommer inte att ha någon av de tidigare bakgrund sparar, information för Återskapning, eller tidigare versioner av filen. Som ett resultat, bör du se en förändring i filstorlek.

Även om vi inte kan tala om för dig exakt hur mycket detta kommer att minska filstorleken eftersom varje presentation kommer att vara annorlunda, det är värt en chans.

En Möjlighet: Packa upp Presentationen och Komprimera Det

Som vi nämnde tidigare, en PPTX-fil är en komprimerad fil (vilket är anledningen till att storleken är mycket mindre än en old-school PPT-fil). Detta innebär att du kan öppna det med ett verktyg som 7-Zip eller WinRar för att extrahera alla filer från din PPTX, lägg till dem till ett komprimerat arkiv, och sedan på byt namn på arkiv till en PPTX-fil förlängning.

Vi hade några frågor här, dock.

I Rob ‘ s test med sitt Word-dokument, lyckats minska storleken på filen från 721 KB till 72 KB. Men den skadade filen i processen. I mina tester med min 2,614 KB fil, det hade inte skadat det, men det bara reducerat det till 2,594 KB—totalt endast 20 KB. Vi är osäkra på vad som är på spel här, så om du vill ge det en go, se till att ha en säkerhetskopia av filen innan du gör det.

Det är alla de tips vi har för att minska storleken på dina PowerPoint-presentation. Vi letar alltid efter nya och intressanta sätt att minska storleken på våra filer, så om du har några tips, låt oss veta i kommentarerna, och vi kommer att vara glad att testa dem!

LÄS NÄSTA

  • “Hårdvara Säkerhet Nycklar Får Återkallas, Är De Säkra?
  • “Google Drive och Bilder Är att Dela: Vad Du Behöver Veta
  • “Här är Varför iOS 13 Gör att jag Vill ha en iPhone
  • “Hur Film Med Din Egen Gröna Skärmen med Hjälp av Din iPhone
  • “Hur till Skapa och Installera en SSH-Nycklar Från Linux Shell