Gezien het feit dat Microsoft PowerPoint-presentaties zijn over het algemeen gepaard met veel plaatjes, gif ‘s, video’ s, grafieken, diagrammen en andere content, kan het geen verrassing zijn dat u voor sommige vrij grote bestanden. Hier zijn een paar stappen die u kunt nemen om een presentatie van de grootte van het bestand.
Grote bestanden kunnen worden vervelend. Ze nemen veel kostbare schijfruimte, vertragen de prestaties bij het afspelen, en kan ertoe leiden dat e-mails om terug te stuiteren wegens overschrijding van de limiet voor de bestandsgrootte. U kunt voorkomen dat al deze dingen door het verkleinen van de bestandsgrootte van de presentatie.
We hebben het al eerder vermeld, maar het eerste wat je zou denken bij het overwegen van het bestand verkleinen van afbeeldingen—en voor een goede reden. Image bestanden kunnen vrij groot zijn. Er zijn stappen die u kunt nemen om de grootte te verminderen, zoals het comprimeren van afbeeldingen in de presentatie. Als u vermoedt dat de reden van uw PowerPoint bestand zo groot is als gevolg van afbeeldingen, dan lees dan het artikel dat we hebben geschreven over het verminderen van de grootte van Office-documenten met afbeeldingen.
GERELATEERD: het Verminderen van de Grootte van een Microsoft Word-Document
We hebben nog wat extra tips toe te voegen als u deze stappen hebt gevolgd, maar nog steeds nodig om uw presentatie van de grootte van het bestand.
Zet Uw Presentatie om de PPTX-Formaat
Microsoft heeft de PPTX-formaat in Office 2007. Toch is het niet ongewoon om te zien PPT-bestanden rond te zweven. Dus wat is het verschil tussen een PPT en PPTX-bestand? De PPTX-versie comprimeert alle van de inhoud van de presentatie. Als u een PPT-bestand om te zetten in een PPTX-bestand, ziet u dat er een afname in de grootte van het bestand.
Het converteren van het bestand is zo eenvoudig als het indrukken van een knop en het kiezen van het type bestand. Ga je gang en open de PPT-bestand, ga dan naar het “File” tab, en klik dan op “Zetten.”
Windows Verkenner wordt weergegeven. U zult merken Opslaan Als type is ingesteld op “PowerPoint-Presentatie.” Dit is de PPTX-bestand type. Klik Op “Opslaan.”
Uw PPT-bestand zal nu worden omgezet naar een PPTX-bestand. Zoals u kunt zien, de grootte van het bestand is verminderd.
HTG Presentatie 2 is onze powerpoint-bestand en HTG Presentatie 3 is onze PPTX-bestand. Alleen het omzetten van het type bestand dat verkleind door 335 KB.
Hoewel dit niet een adembenemende drop in de grootte van het bestand, zijn we erin geslaagd om een Word-document bestand grootte van 6,001 KB tot 721 KB. Het hangt allemaal af van wat er in het bestand. Met een beetje geluk, zal dit de enige stap die u moet nemen. Indien niet, blijf lezen.
Plaats Uw Foto ‘ s niet Kopiëren en Plakken
Het is verleidelijk om te kopiëren en plakken van een afbeelding in PowerPoint in plaats van het gebruik van de functie invoegen. Dit zal niet een probleem als je niet bezorgd over de grootte van het bestand, maar als je zijn, dan pas kopiëren en plakken kan het opnieuw formatteren van uw afbeelding naar BMP of PNG. Waarom is dit een probleem? Beide indelingen zijn groter dan JPG.
U kunt zien in de bovenstaande screenshot dat het PNG-bestand is 153KB vergeleken met de 120KB JPG-bestand van dezelfde afbeelding. Elke keer dat u kopiëren en plakken van een JPG-bestand naar PowerPoint en deze wordt omgezet naar PNG, u bent het toevoegen van een beetje onnodig de bestandsgrootte van de presentatie. Via de insert-functie zal ervoor zorgen dat je foto ‘ s worden geplaatst zoals het bedoeld is.
Doen Afbeelding Bewerkt in een foto-Editor—Niet in PowerPoint
Wanneer u een afbeelding invoegen in PowerPoint, het is best om ervoor te zorgen dat het niet nodig is alle bewerkingen. Als het nodig bewerkingen, kun je beter doen in een foto-editor. Waarom? Wanneer u PowerPoint bewerken van de afbeelding, het slaat al deze bewerkingen als onderdeel van de presentatie. Als u bijvoorbeeld een afbeelding wijzigen naar zwart-wit, PowerPoint behoudt de full-color image. Dat is een hoop extra hapjes worden opgeslagen.
Als u niet over een foto-editor (je) of je moet gewoon gebruik maken van PowerPoint, zeker om te vertellen PowerPoint te ontdoen van al dat overtollige gegevens opgeslagen van de bewerkingen. Het zal niet bespaar je zo veel ruimte als het werken in een speciale editor, maar het zal helpen.
Het comprimeren van Alle Afbeeldingen in Uw Presentatie
U kunt het comprimeren van afbeeldingen in PowerPoint een voor een of allemaal tegelijk. Als u op zoek bent naar het laatste doen, hier is hoe.
Open uw presentatie, ga dan naar het “File” tab, en selecteer dan “Opslaan Als” in het linkervenster.
Kies vervolgens voor “Meer Opties”, die u vindt onder het gebied waar u de naam van uw bestand en kies het bestandstype.
Het venster “Opslaan Als” verschijnt—dit keer met een paar extra opties voor u beschikbaar. Naast de “Opslaan” – knop, klik op “Tools.”
In het drop-down menu dat verschijnt, selecteert u “het Comprimeren van Foto’ s.”
De “Comprimeren van Foto ‘s” – venster verschijnt. Hier kunt u kiezen voor de resolutie van het type van de beelden (op basis van PPI) in de presentatie. Je zult ook merken dat u niet in staat om te kiezen tussen “zijn alleen van Toepassing op deze foto” optie in het “Compressie-Opties” – groep. Dat komt omdat, door de manier waarop wij benaderd met deze tool, is deze optie niet beschikbaar.
Opmerking: Als u wilt comprimeren van een enkele afbeelding, selecteer deze en ga dan naar Foto ‘s Formaat > Comprimeren van Foto’ s.
Zodra u tevreden bent met uw selectie, klikt u op “OK”.
Zorg ervoor dat uw presentatie op te slaan daarna.
Geen Gebruik maken van de Ingesloten Lettertypen
We krijgen waarom je zou willen om het insluiten van lettertypen—je zou het maken van een Star Wars thema presentatie en, als gevolg, iedereen met wie je kan delen van de presentatie is het niet waarschijnlijk dat die speciale lettertypen die beschikbaar zijn voor hen. De inbedding van de lettertypen in de presentatie kan voorkomen langs de lijn, maar het gaat ten koste van de toegenomen bestandsgrootte.
In het algemeen, tenzij u zeker weet dat u een bepaald lettertype, raden wij het uitschakelen van het insluiten van lettertypen.
Ga dan naar het “File” – tab en selecteer “Opties” aan de onderzijde van het linkerdeelvenster.
Op de “Opslaan” – tabblad, schakel de optie “lettertypen Insluiten in het bestand” checkbox en klik vervolgens op “OK”.
We gered van een kopie van onze presentatie met alle fonts ingesloten, zonder lettertypen zijn ingesloten, en met alleen de lettertypen in de presentatie ingesloten. Kijk eens naar het verschil als bestandsgrootten:
Bent u al overtuigd?
Koppeling van Bestanden in Plaats van Ze in te sluiten
Overweeg het verschil in grootte van het bestand als u het insluiten van een hele YouTube-video ‘ s in uw presentatie in plaats van terug te linken naar het. De inbedding van de hele video significante toename van de grootte van uw presentatie. Er zijn zeker een aantal belangrijke voordelen wanneer u een bestand vs. koppelen (zoals wanneer de ontvanger kan geen toegang tot het internet hebben om de video te spelen), maar als de grootte van het bestand is een probleem, doe het gewoon niet.
Niet een Thumbnail Opslaan voor de Presentatie
De weg terug wanneer Office laat u bespaart miniatuur-afbeeldingen van je presentatie, zodat je kon krijgen een sneak preview van het bestand bij het zoeken in de Verkenner. Windows is inmiddels uitgegroeid tot een meer verfijnd, zodat het niet langer nodig de help van Office-toepassingen om dit te doen. Maar de optie is nog steeds beschikbaar.
We deden een kleine test om te zien het verschil in grootte met en zonder deze optie is ingeschakeld. Hier zijn de resultaten:
Met de miniatuur optie is ingeschakeld, onze bestandsgrootte werd 2,660 KB. Zonder de optie is ingeschakeld, wordt het bestand grootte is gereduceerd tot 2 662 KB, het opslaan van een totaal van 7 MB.
Dit is een vrij klein slaan, maar toen we het getest met een Word-document, het verschil was significant, waaruit blijkt 721 KB zonder de optie ingeschakeld en 3,247 KB met de optie ingeschakeld.
Hoewel dit een grote kloof tussen applicaties en het is niet precies duidelijk waarom het verschil zo groot is, het is nog steeds een optie die het onderzoeken waard. Om de functie uit te schakelen, open uw presentatie, ga dan naar het “File” tab, en selecteer vervolgens “Eigenschappen” op de rechterkant, vervolgens op “Geavanceerde Eigenschappen.”
Je bevindt je nu in de “Samenvatting” tabblad van het “Properties” – venster. Aan de onderkant van het venster vinkt u het vakje naast “voorbeeld afbeelding Opslaan” en klik vervolgens op “OK”.
Het verwijderen van Persoonlijke en Verborgen Informatie uit Uw Presentatie
Microsoft Office zal het opslaan van uw persoonlijke gegevens (zoals naam van de auteur) en verborgen eigenschappen binnen uw presentatie. Het wegwerken van deze informatie kan het bespaart u een beetje ruimte.
Open uw presentatie, ga dan naar het “File” tab, selecteer “Controleren op Problemen’ optie, daarna selecteer “Document controleren.”
Het “Document Inspector” venster zal verschijnen. Zorg ervoor dat de “documenteigenschappen en Persoonlijke Informatie” box aangevinkt is en klik dan op “Controleren.”
In het volgende venster selecteert u “Verwijderen.” De informatie zal nu worden verwijderd, een besparing van een paar KB van ruimte.
Zet Autoherstel
We hoeven niet per se aan dit, en het mag alleen worden gebruikt als een laatste redmiddel inspanning. Herstel is een belangrijk instrument in het Kantoor, en als je ooit hebt verloren een document opslaan, dan begrijp je precies wat we bedoelen.
Elke keer als Kantoor gebruikt Autoherstel, het voegt een beetje aan de grootte van het bestand. Om de beurt Autoherstel uit, ga dan naar het “File” – tab en selecteer “Opties” aan de onderzijde van het linkerdeelvenster.
In het “Opslaan” tabblad van het “Opties” venster, schakel het vakje naast “Opslaan van Autoherstel-informatie ooit xx minuten.”
Als u opslaan en afsluiten van de presentatie meteen, u zult geen verschil merken. De loop van de tijd echter, als u doorgaat om vooruitgang te boeken door de presentatie, de Autoherstel-functie toevoegen KB aan uw bestand.
Kopieer Alles In een Nieuwe Presentatie
Terwijl u bezig bent met uw presentatie, PowerPoint slaat de verschillende dingen die in de achtergrond om u te helpen. We hebben gezegd hoe zet veel van deze functies, gegevens wissen PowerPoint slaat, en zo op, maar er is altijd een kans is dat iets glipte door de scheuren en PowerPoint opgeslagen sommige informatie die je niet nodig hebt. Het kopiëren van de inhoud naar een nieuwe presentatie kan een goede oplossing zijn voor het probleem.
Dit kan een beetje een gedoe maar als, met PowerPoint, moet u het kopiëren en plakken voor elke dia (en master dia ‘ s). Als je eenmaal weet wel, de nieuwe presentatie zal geen van de vorige achtergrond opslaan van Autoherstel-informatie, of de vorige versies van het bestand. Als resultaat ziet u een verandering in de grootte van het bestand.
Hoewel wij niet kunnen precies zeggen hoeveel dit zal de bestandsgrootte verkleinen, aangezien elke presentatie zal het anders zijn, het is de moeite waard een schot.
Een Mogelijkheid: Pak de Presentatie en Comprimeren
Zoals we eerder vermeld, een PPTX-bestand is een gecomprimeerd bestand (dat is de reden waarom de maat is veel kleiner dan een old-school PPT-bestand). Dit betekent dat u kunt openen met een programma als 7-Zip of WinRar uitpakken van de bestanden van uw PPTX, voeg ze toe aan een gecomprimeerd archief en vervolgens de naam van het archief naar een PPTX-bestand met de extensie.
We hadden wat problemen hier, dat wel.
In Rob ‘ s testen met zijn Word-document met succes verminderd de grootte van het bestand van 721 KB 72 KB. Echter, het beschadigde bestand in het proces. In mijn testen met mijn 2,614 MB bestand niet corrupt, maar het kan alleen worden verlaagd naar 2,594 KB—een totaal van slechts 20 KB. We zijn niet zeker van bent wat is hier in het spel, dus als je wilt aan gaan, zeker te zijn van een backup copy van het bestand voordat dit te doen.
Dat is al de tips die we hebben gekregen voor het reduceren van de grootte van uw PowerPoint-presentatie. We zijn altijd op zoek naar nieuwe en interessante manieren voor het verminderen van de grootte van de bestanden, dus als je nog tips, laat het ons weten in de comment-sectie, en we zullen blij zijn om te test ze uit!
LEES VERDER
- “Hardware Security Sleutels Steeds Herinnerd; Zijn Ze Veilig?
- “Google Drive en Foto’ s Zijn te Splitsen: Wat U Moet Weten
- “Hier is de reden Waarom iOS 13 Maakt Mij Wil een iPhone
- “Hoe om te Filmen Met Uw Eigen Groene Scherm met Behulp van Je iPhone
- “Het Maken en Installeren van SSH Sleutels Van de Linux-Shell