Considerando che le presentazioni di Microsoft PowerPoint, generalmente, sono accompagnati con tonnellate di immagini, gif, i video, diagrammi, grafici, e altri contenuti, non è una sorpresa che alcuni piuttosto grandi file. Qui ci sono alcuni passi si può prendere per ridurre la dimensioni del file della presentazione.
File di grandi dimensioni può essere fastidioso. Prendono i carichi del prezioso spazio su disco, rallentare le prestazioni di riproduzione, e può causare una e-mail a rimbalzare indietro a causa del superamento del limite di dimensione del file. È possibile evitare tutte queste cose, riducendo la dimensione del file della presentazione.
Abbiamo accennato prima, ma la prima cosa che devi pensare quando si considera la dimensione del file di riduzione di immagini e per una buona ragione. I file immagine possono essere molto grandi. Ci sono passi che si possono adottare per ridurre le dimensioni, come comprimere le immagini nella presentazione. Se si sospetta che il motivo per cui il file di PowerPoint in modo così elevato è dovuto alle immagini, quindi assicuratevi di leggere l’articolo che abbiamo scritto su come ridurre le dimensioni dei documenti di Office che contiene le immagini.
CORRELATI: Come Ridurre le Dimensioni di un Documento di Microsoft Word
Abbiamo alcuni altri suggerimenti da aggiungere, se hai seguito questi passaggi, ma ancora bisogno di ridurre le dimensioni del file della presentazione.
Convertire la Vostra Presentazione in Formato PPTX
Microsoft ha rilasciato il formato PPTX in Office 2007. Ancora, non è raro vedere i file PPT galleggianti intorno. Quindi qual è la differenza tra un file PPT e PPTX file? La PPTX versione comprime tutti i contenuti all’interno della presentazione. Se si dispone di un file PPT e convertirlo in un file PPTX, si noterà una diminuzione della dimensione del file.
La conversione del file è semplice come premere un pulsante e scegliere il tipo di file. Andare avanti e aprire il file PPT, vai su “File” scheda e quindi fare clic su “Convert.”
Esplora File di Windows apparirà. Noterete che il tipo è impostato come “Presentazione di PowerPoint.” Questo è il tipo di file PPTX. Fare Clic Su “Salva”.
Il file PPT ora essere convertito in un file PPTX. Come si può vedere, la dimensione del file è stato ridotto.
HTG Presentazione 2 è il nostro file PPT e HTG Presentazione 3 è il nostro file PPTX. Semplicemente convertire il tipo di file di ridurre le dimensioni da 335 KB.
Mentre questa non è una discesa mozzafiato in formato file, siamo riusciti a ridurre un file di documento di Word formato da 6,001 KB di 721 KB. Tutto dipende da cosa c’è dentro il file. Con un po ‘ di fortuna, questo sarà l’unico passo che è necessario prendere. Se non è così, continuate a leggere.
Inserire la Vostra Foto—non Copiare e Incollare
È forte la tentazione di copiare e incollare un’immagine in PowerPoint invece di utilizzare la funzione di inserimento. Questo non sarà un problema se non siete preoccupati per le dimensioni del file, ma se siete, quindi attenzione di copia e incolla è possibile riformattare l’immagine di BMP o PNG. Perché è questo un problema? Entrambi i formati di file sono più grandi di JPG.
Si può vedere nella schermata qui sopra che il file PNG è 153KB rispetto ai 120 KB file JPG della stessa immagine. Ogni volta che si copia e incolla di un file di PowerPoint, e si ottiene convertito in PNG, si sta aggiungendo un po ‘ di inutili dimensione del file per la presentazione. Utilizza la funzione di inserimento sarà assicurare che le immagini vengono inseriti come previsto.
Fare Modifiche apportate alle Immagini in un Editor di Immagini—Non in PowerPoint
Quando si inserisce un’immagine in PowerPoint, è meglio assicurarsi che non ha bisogno di alcuna modifica. Se non necessita di modifiche, è meglio farlo in un editor di immagini. Perché? Quando si utilizza PowerPoint per modificare la tua immagine, conserva tutte quelle modifiche come parte della presentazione. Per esempio, quando si modifica un’immagine in bianco e nero, PowerPoint conserva l’immagine a colori pure. Che un sacco di punture di essere memorizzati.
Se non si dispone di un editor di immagini (si fa) o si deve semplicemente utilizzare PowerPoint, essere sicuri di dire PowerPoint per eliminare tutti che l’eccesso di dati salvati dai tagli. Non risparmiare la maggior quantità di spazio di lavoro in un editor dedicato, ma sarà di aiuto.
Comprimere Tutte le Immagini in una Presentazione
È possibile comprimere le immagini in PowerPoint, uno alla volta o tutti in una volta. Se stai cercando di fare di quest’ultimo, ecco come.
Aprire la presentazione, oltre al capo “File”, quindi selezionare “Salva con nome” nel riquadro di sinistra.
Avanti, selezionare “altre Opzioni”, che si trova sotto l’area in cui si avrebbe un nome al file e scegliere il tipo di file.
Il “Salva con nome” finestra apparirà questa volta con un paio di opzioni a vostra disposizione. Accanto al pulsante “Salva”, fare clic su “Strumenti”.
Nel menu a discesa che appare, selezionare “Comprimi Immagini”.
Il “Comprimi Immagini” apparirà la finestra. Qui, è possibile scegliere il tipo di risoluzione delle immagini (basato sul PPI) nella presentazione. Noterete anche che non siete in grado di selezionare “Applica solo per l’immagine” opzione in “Opzioni di Compressione” del gruppo. Questo perché, a causa del modo in cui abbiamo effettuato l’accesso a questo strumento, questa opzione non è disponibile.
Nota: Se si desidera comprimere una singola immagine, selezionarla e poi la testa di Strumenti di Immagine Formato > Comprimi Immagini.
Una volta che siete soddisfatti con la selezione, fare clic su “OK”.
Assicurarsi di salvare la presentazione in seguito.
Non Utilizzare tipi di carattere Incorporati
Otteniamo perché si potrebbe desiderare di incorporare i tipi di carattere—si potrebbe fare di Star Wars a tema, presentazione e, di conseguenza, chiunque si può essere la condivisione di presentazione, non è probabile che abbia quei caratteri speciali disponibili. Incorporare i font nella presentazione potrebbe evitare problemi lungo la linea, ma si tratta al costo di un aumento di dimensioni del file.
In generale, a meno che non si è sicuri è necessario visualizzare un particolare tipo di carattere, si consiglia di disattivare l’incorporamento dei tipi di carattere.
Testa a “File” e selezionare “Opzioni” nella parte inferiore del riquadro di sinistra.
Su “Salva” scheda, deselezionate “Incorporare font nel file” casella di controllo e quindi fare clic su “OK”.
Abbiamo salvato una copia della nostra presentazione con tutti i tipi di carattere incorporati, senza font embedded, e con solo i tipi di carattere utilizzati nella presentazione embedded. Guarda la differenza se le dimensioni dei file:
Sei ancora convinto?
Link al File Invece di Incorporamento
Considerare la differenza di dimensioni del file se si incorpora un intero video di YouTube in una presentazione, invece di collegare ad esso. L’incorporazione di un intero video aumenterà in modo significativo la dimensione della vostra presentazione. Ci sono certamente alcuni vantaggi quando si incorpora un file vs. il collegamento (ad esempio quando il destinatario potrebbe non avere accesso a internet per riprodurre il video), ma se la dimensione del file è un problema, basta non farlo.
Non Conservare una Miniatura per la Presentazione
Via del ritorno quando Office consente di salvare le immagini in miniatura della vostra presentazione in modo che si potrebbe ottenere un’anteprima del file quando a cercare in Esplora File. Windows è diventato più sofisticato, così non è più necessario l’aiuto di applicazioni di Office per fare questo. Ma, l’opzione è ancora disponibile.
Abbiamo fatto una piccola prova, per vedere la differenza di dimensioni del file con e senza questa opzione è attivata. Ecco i risultati:
Con l’opzione di anteprima attivato, la dimensione del file è stato 2660 nuovi KB. Senza l’opzione abilitata, la dimensione del file è stato ridotto a 2,662 KB, con un risparmio per un totale di 7 KB.
Questa è una graziosa cittadina di salvare, ma quando lo abbiamo testato con un documento di Word, la differenza è significativa, mostrando 721 KB senza l’opzione abilitata, e 3,247 KB con l’opzione attivata.
Mentre questo è un grande divario tra le applicazioni e non è esattamente chiaro il motivo per cui la differenza è così grande, è ancora un’opzione che vale la pena esplorare. Per disattivare la funzione, aprire la presentazione, oltre al capo “File”, quindi selezionare “Proprietà” che si trova sulla destra, poi “Proprietà Avanzate.”
Sarete ora nella scheda “Sommario” della finestra “Proprietà”. In fondo alla finestra, deselezionare la casella accanto a “Salva anteprima immagine” e quindi fare clic su “OK”.
Rimuovere le Informazioni Personali e Nascoste dalla Presentazione
Microsoft Office memorizzare le tue informazioni personali (come il nome dell’autore) e le proprietà nascoste all’interno della vostra presentazione. Sbarazzarsi di queste informazioni si può risparmiare un po ‘ di spazio.
Aprire la presentazione, oltre al capo “File”, selezionare “Controllo Problemi” opzione, quindi selezionare “controlla Documento.”
Il Documento di “Ispettore” apparirà la finestra. Assicurarsi che il “Documento di Proprietà e Informazioni Personali” casella è selezionata e quindi fare clic su “Controlla.”
Nella finestra successiva, selezionare “Rimuovi Tutto”.” Le informazioni verranno rimossi, consentendo di risparmiare qualche KB di spazio.
Disattiva Il Salvataggio Automatico
Non abbiamo necessariamente raccomandare questo, e dovrebbe essere utilizzato solo come ultima risorsa sforzo. Salvataggio automatico è uno strumento essenziale in Ufficio, e se hai mai perso un documento prima di salvare, allora si capisce proprio di cosa stiamo parlando.
Ogni volta che Office usa di Salvataggio automatico, si aggiunge un po ‘ per la dimensione del file. Per attivare il Salvataggio automatico off, vai su “File” e selezionare “Opzioni” che si trova alla parte inferiore del riquadro di sinistra.
Nel “Salva” della scheda “Opzioni” della finestra, deselezionare la casella accanto a “Salva informazioni di Salvataggio automatico mai xx minuti”.
Se si salva ed esci fuori di presentazione subito, non noterete la differenza. Nel corso del tempo, però, come si continua a progredire attraverso la presentazione, la funzionalità di Salvataggio automatico aggiungerà KB di file.
Copiare il Tutto In una Nuova Presentazione
Mentre stai creando la tua presentazione, PowerPoint di risparmiare diverse cose in background per aiutarvi. Abbiamo detto di come disattivare un sacco di queste caratteristiche, cancellare i dati, PowerPoint salva, e così via, ma c’è sempre la possibilità che qualcosa scivolato attraverso le fessure, e PowerPoint memorizzate alcune informazioni che non è necessario. Copia i tuoi contenuti su una nuova presentazione può essere una buona soluzione al problema.
Questo può essere un po ‘ di fastidio, anche se, come con PowerPoint, è necessario copiare e incollare ogni diapositiva (master e diapositive). Una volta fatto, però, il nuovo presentazione non si dispone di uno qualsiasi di sfondo precedente salvataggio, Salvataggio automatico, o versioni precedenti dei file. Come risultato, si dovrebbe vedere un cambiamento nella dimensione del file.
Mentre siamo in grado di dirvi esattamente quanto ciò consentirà di ridurre la dimensione del file in quanto ogni presentazione sarà diverso, vale la pena un colpo.
Una Possibilità: Decomprimere la Presentazione e Comprimere
Come abbiamo accennato in precedenza, un PPTX file è un file compresso (che è il motivo per cui la dimensione è molto più piccolo di una vecchia scuola di file PPT). Questo significa che si può aprire con un programma come 7-Zip o WinRar, estrarre tutti i file dal vostro PPTX, aggiungerli a un archivio compresso, e quindi rinominare l’archivio di file PPTX estensione.
Abbiamo avuto alcuni problemi qui, però.
In Rob test con il suo documento di Word, è riuscita a ridurre la dimensione del file da 721 KB a 72 KB. Tuttavia, è danneggiato il file. Nel mio test con il mio 2,614 KB file non è corrotto, ma è solo ridotta al 2,594 KB—per un totale di soli 20 KB. Non siamo sicuri che cosa è in gioco qui, quindi, se si vuole dare a questo un andare, essere sicuri di avere una copia di backup del file prima di procedere.
Ecco tutti i suggerimenti abbiamo per ridurre la dimensione della vostra presentazione di PowerPoint. Siamo sempre alla ricerca di nuovi e interessanti modi per ridurre le dimensioni dei file, quindi se avete consigli, fateci sapere nella sezione commenti, e saremo felici di metterli alla prova!
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