Vergessen Inbox Zero: Verwenden OHIO zu Triage Ihre E-Mails Statt

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NicoElNino/Shutterstock

E-Mail ist weder tot noch überflüssig. Es ist in der Tat, eine Steigerung um 10+ Milliarden E-Mails pro Jahr-und zu viele von denen werden in Ihrem Posteingang landen. Hier ist, wie in den Griff zu bekommen und lassen Sie Sie nicht überwältigen.

Wenn Ihr Posteingang ist eine Wüste von minimalistischem weiß und Sie schnell befassen sich mit der gelegentlichen E-Mail, dass sully wagt die unberührte Reinheit, dies ist wahrscheinlich nicht für Sie. Wir haben viel mehr Dinge zu Lesen, die sein von Interesse zu Sie. Aber wenn Sie haben einen Posteingang mit Hunderten, tausenden oder sogar Zehntausende von E-Mails in ihm müssen Sie einen Weg, um die Dinge unter Kontrolle. “Inbox Zero”, deren Ziel es zu halten Ihren Posteingang leer, ist trendy—aber haben wir eine überlegene Lösung.

Wir konzentrieren und auf ein system, bekannt als OHIO, oder “Only Handle It Once”, aber nicht in einer Weise, die viele Menschen falsch interpretiert. OHIO ist ein Informations-management-Prinzip, einfach ausgedrückt, sagt, Sie sollten nur Informationen verarbeiten, die kleinste Anzahl der Male, die erforderlich ist, idealerweise einmal. Als Effizienz aide, ist dies sehr nützlich. Aber, wie bei allen guten Ideen, einige Leute haben es auf die Spitze und predigte OHIO, die als die goldene Regel, das muss wörtlich genommen werden. Dies ist unnötig und kontraproduktiv, vor allem, wenn es um den Umgang mit E-Mail.

Was Bedeutet “OHIO”?

“Only Handle It Once” bedeutet nicht, dass sollten Sie Lesen eine E-Mail einmal und nie Lesen—das macht keinen Sinn. Manchmal müssen Sie zum Lesen einer E-Mail mehrere Male, um es zu verstehen, vor allem, wenn die person senden, die Sie nicht versteht Kürze. OHIO auch bedeutet nicht, sollten Sie niemals den Inhalt der E-Mail wieder einmal ist Links der Eingang. Das macht keinen Sinn, entweder, weil es zwingt Sie zu reagieren zu jedem E-Mail dann und dort, ohne Gedanken an Ihre aktuellen Prioritäten oder Zuständigkeiten.

Was “Only Handle It Once” bedeutet, dass Sie sollte nur mit einer E-Mail in Ihrem Posteingang einmal. Nachdem Sie verstanden haben, die E-Mail, Sie sollte sich mit ihm beschäftigen—”handle it”—und dann entweder löschen oder archivieren. Möglicherweise sehen Sie die Informationen in der E-Mail viele weitere Male als Teil einer to-do-Liste Aufgabe oder in Vorbereitung auf ein meeting, aber Sie sollten nie die E-Mail in Ihrem Posteingang wieder. Sie Behandeln Nur Einmal.

Warum Ist OHIO Nützlich?

OHIO ist ziemlich einfach zu verstehen, aber warum tun wir es empfehlen? Was ist der Vorteil der nur den Umgang mit einer E-Mail in Ihrem Posteingang einmal? Nun, die Antwort ist einfach: Ihr Posteingang ist nicht ein Archiv, eine Ablage, ein Aktenschrank oder eine Müllhalde. Es ist ein Posteingang!

Wenn Sie Hunderte oder Tausende von E-Mails in Ihrem Posteingang, Sie werden schnell begraben—und aus den Augen ist aus dem Sinn. Es ist viel schwieriger zu finden, bestimmte E-Mails, es macht Ihr E-mail-client langsamer (auch wenn Sie den Zugriff auf Ihre E-Mails über einen browser wie Google Mail), und er nutzt Ihren Speicher (das ist ein besonderes problem, wenn Sie die Outlook-oder Apple Mail-apps in Ihrem Telefon).

The bottom line: Es gibt keinen Punkt, halten alle Ihre E-Mails in Ihrem Posteingang und viele gute Gründe, es nicht zu tun. “Only Handle It Once” ist ein system, das Sie bestärkt, etwas zu tun mit einer E-Mail, sobald Sie gelesen haben, es zu umgehen—und ob Sie letztlich-Archiv der E-Mail oder die E-Mail löschen, wird es nicht bleiben, in Ihrem Posteingang.

Was Bedeutet “Handgriff” Genau Bedeuten?

“Behandeln” bedeutet, dass, sobald Sie verstanden haben, die E-Mail, Sie führen eine oder mehrere der folgenden Dinge:

  • Antworten Sie auf die E-Mail.
  • Weiterleiten von E-Mail.
  • Organisieren Sie ein meeting über die E-Mail.
  • Schalten Sie die E-Mail in eine to-do-Liste.
  • Nichts (wenn keiner der vier oben genannten Optionen sind erforderlich)

Nachdem Sie das getan haben, was Sie tun müssen, um mit der E-Mail, können Sie entweder die E-Mail löschen oder archivieren. Sie lassen Sie nicht die E-Mail in Ihrem Posteingang, sobald Sie gemeistert haben.

Keine Zeit haben, zu behandeln, eine E-Mail jetzt? Das ist in Ordnung—Sie sind nicht verfolgt, Posteingang Null, und eine veraltete E-Mail in Ihrem Posteingang ist nicht ein Fehler, nur eine Aufgabe, die Sie noch nicht angegangen noch nicht. So stellen Sie sicher, behandeln Sie die E-Mail, wenn Sie eine minute.

OK, Das Macht Sinn. Wie implementiere ich in OHIO?

Die einfachste Möglichkeit zum implementieren von OHIO, ist die Verwendung eines einfach-flow-chart.

Für jede E-Mail, die Sie in Ihrem Posteingang, die Sie behandeln, und dann werden Sie entweder löschen oder archivieren Sie die E-Mail. Das ist es.

Wenn das scheint seltsam einfach, weil es ist. OHIO als Prinzip ist einfach, und die Umsetzung sollte einfach sein, auch. Das Ziel ist, um Ihnen helfen, einen Griff auf Ihrem Posteingang löschen, die unten eine einfache Entscheidungsfindung. Wenn Sie sich eine E-Mail Antworten, Sie weiterleiten, ein treffen über es, drehen Sie es in eine to-do-Liste posten, oder nichts tun, wenn keine dieser Optionen erforderlich. Sie dann die E-Mail löschen, wenn Sie nicht brauchen, um es zu halten und zu archivieren, wenn Sie es tun. Spülen Sie und wiederholen Sie mit der nächsten Mail, bis Ihr Posteingang ist leer.

Wenn das klingt verdächtig nach einem anderen Weg zu erreichen “Inbox Zero” dann Mach dir keine sorgen, es ist nicht. Oder zumindest nicht in der Art, wie Menschen normalerweise denken, von Inbox Zero. Ja, gibt es einige Vorteile (und die Zufriedenheit), um mit einem leeren Posteingang, aber das ist nicht das Ziel hier. OHIO wird Ihnen helfen, um den tatsächlichen Punkt der Inbox-Zero-Philosophie, die ist, dass Sie verbringen nur die Zeit, die Sie brauchen, um zu verbringen Sie Ihren Posteingang, und es ist nicht eine Quelle von stress für Sie.

Es könnte Tage oder Wochen dauern, leeren Sie Ihren Eingangskorb OHIO, also nicht den Mut verlieren. Jede E-Mail Sie OHIO ist ein Sieg! Und so lange, wie Sie sind komfortabel mit der mail hast du in deinen Posteingang, du machst das gut. OHIO ist ein Prozess, nicht ein Ziel. Hier sind einige Tipps, um Ihnen helfen, einen Erfolg davon.

  • Starten Sie, indem Sie versuchen, den Umgang mit der E-Mail von heute. Ziel ist es, keine E-Mail von heute in Ihrem Posteingang, wenn Sie verlassen Arbeit in den Abend.
  • Beiseite ein wenig Zeit jeden Freitag (oder was auch immer für den letzten Tag der Arbeitswoche ist), behandeln alle E-Mails von der Woche einfach Weg, rutschte durch.
  • Richten Sie Ihren Lesebereich Optionen in Outlook die Art und Weise, die Sie mögen, oder schalten Sie den versteckten Vorschaufenster in Gmail.
  • Wenn Sie in Google Mail, Sie haben eine Archiv-Taste und eine Taste zum Löschen. Verwenden Sie Sie!
  • Wenn Sie in Outlook einrichten, eine schnelle Schritt markieren Sie ein Element als gelesen und archivieren es in einem einfach gehen.
  • Nutzen Sie Ihr smartphone zu handhaben, E-Mail, wenn Sie in der Schlange vor einem Geschäft, auf einem Zug, sitzen in einem Uber oder Lyft, oder Wann immer Sie etwas Zeit haben, während eines Arbeitstages.

Vor allem, keep going! Die E-Mail wird immer wieder kommen, aber wenn Sie können auf der Oberseite der es mit OHIO, ist es viel leichter, Aufenthalt auf die Oberseite der es in die Zukunft.