E-mail is niet dood noch verouderd. Het is, in feite, een stijging van 10+ miljard e-mails per jaar en te veel van die zal eindigen in uw inbox. Hier is hoe om grip te krijgen en hen niet laten overweldigen.
Als je postvak in een woestijn van minimalistische, witte en u snel deal met af en toe de e-mail die durft sully de ongerepte netheid, dit is waarschijnlijk niet voor jou. We hebben veel meer dingen te lezen die van meer belang voor u zijn. Maar als je hebt een inbox met honderden, duizenden of zelfs tienduizenden e-mails in het, moet je een manier om de dingen onder controle. “Inbox Zero”, die er naar streeft om uw inbox leeg is, is trendy—maar we hebben een superieure oplossing.
We gaan ons richten op een systeem dat bekend staat als OHIO, of “Alleen maar op een Keer,” maar niet op een manier dat veel mensen verkeerd geïnterpreteerd. OHIO is een informatie-management principe dat simpelweg zegt dat je alleen moet omgaan met de informatie die het kleinste aantal keren dat nodig is—idealiter een keer. Als een van de efficiëntie aide, dit is erg handig. Maar, zoals bij alle goede ideeën, sommige mensen hebben het naar extremen en predikte OHIO als een gouden regel die letterlijk moet worden genomen. Dit is onnodig en contraproductief, zeker als het gaat om het omgaan met e-mail.
Wat Doet “OHIO”?
“Alleen met Het een Keer” betekent niet dat je moet lezen van een e-mail zodra en nooit herlezen—dat heeft geen enkele zin. Soms moet je het lezen van een e-mail meerdere malen om het te begrijpen, vooral als de persoon het verzenden van het niet begrijpen van korte duur. OHIO ook niet betekent dat je nooit moet de inhoud van de e-mail weer eens links de inbox. Dat houdt geen steek, omdat het je dwingt om te reageren op elke e-mail die toen en daar, met niet gedacht aan uw huidige prioriteiten of verantwoordelijkheden.
Wat “die Slechts Eenmaal” betekent dat u alleen moet gaan met een e-mail in uw postvak in één keer. Nadat je hebt begrepen de e-mail die je moet gaan—”behandelen”—en vervolgens verwijderen of archiveren. U ziet de informatie in de e-mail vaak als onderdeel van een to-do lijst van de taak of in voorbereiding voor een vergadering, maar je moet nooit de e-mail in uw postvak weer. U Behandelen.
Waarom Is OHIO Nuttig?
OHIO is vrij eenvoudig te begrijpen, maar waarom raden we het aan? Wat is het voordeel van alleen te maken met een e-mail in uw inbox? Nou, het antwoord is eenvoudig: Je inbox is niet een archief, een lade, een kast, of een dumping ground. Het is een inbox!
Als je honderden of duizenden e-mails in uw inbox, ze worden vlug begraven en uit het zicht is uit het hart. Het is veel moeilijker om te zoeken naar specifieke e-mails, het maakt uw mail client werk meer langzaam (zelfs als u toegang tot uw e-mail via een browser, zoals Gmail), en het gebruik van de opslagruimte (dat is met name een probleem wanneer u in Outlook of Apple Mail-apps in uw telefoon).
De bottom line: Er is geen enkel punt van het houden van al uw e-mails in uw postvak in en tal van goede redenen zijn om dat niet te doen. “Alleen met Het Eenmaal” is een systeem dat stimuleert je om iets te doen met een e-mail zodra je het heb gelezen—is het te verwerken is en of u uiteindelijk met het archiveren van de e-mail of verwijder de e-mail, het zal niet blijven in uw postvak in.
Wat Betekent “Handvat” Precies In?
“Handvat” betekent dat als je eenmaal hebt begrepen de e-mail en voert u een of meer van de volgende dingen:
- Antwoorden op de e-mail.
- Het doorsturen van de e-mail.
- Het organiseren van een vergadering over de e-mail.
- Zet de e-mail op een to-do lijst-item.
- Niets doen (als geen van de vier genoemde opties zijn nodig)
Nadat u dit hebt gedaan wat je moet doen met de e-mail die u verwijdert de e-mail of archiveren. Laat u de e-mail in uw inbox als je eenmaal hebt behandeld.
Geen tijd voor het verwerken van een e-mail? Dat is prima—je bent niet het nastreven van Inbox Zero, en een aanhoudende e-mail in uw postvak in is geen falen, alleen maar een taak die u nog niet aangepakt maar toch. Maar zorg ervoor dat voor het verwerken van de e-mail als je een minuut.
OK, Dat is Logisch. Hoe pas ik toe OHIO?
De gemakkelijkste manier voor het implementeren van OHIO is het gebruik van een eenvoudig stroomdiagram.
Voor elke e-mail die u in uw inbox, behandelt u het en klikt u op verwijderen of archiveren van de e-mail. Dat is het.
Als dat lijkt vreemd eenvoudig, dat is omdat het is. OHIO in principe is eenvoudig en de uitvoering moet simpel. Het doel is u te helpen grip te krijgen op je postvak in door het wissen van het naar beneden met behulp van een eenvoudige besluitvorming. Als je kijkt naar een e-mail, beantwoorden, doorsturen, het opzetten van een vergadering over, zet hem in een to-do lijst, of niets doen als geen van deze opties zijn nodig. U verwijder vervolgens de e-mail als u niet hoeft te bewaren en archiveren als je het doet. Spoel en herhaal dit met de volgende e-mail tot uw postvak in leeg is.
Als dit klinkt verdacht veel als een andere manier van het bereiken van “Inbox Zero” maak je dan geen zorgen, dat is het niet. Althans, niet in de manier waarop mensen meestal denken van Inbox Zero. Ja, er is wat uitkering (en tevredenheid) heeft een lege inbox, maar dat is niet het ultieme doel. OHIO zal u helpen om de werkelijke punt van de Inbox Zero filosofie, en dat is dat je maar de tijd die je nodig hebt om te besteden in uw postvak in en het is niet een bron van stress voor je.
Het kan dagen of weken duren om het leeg maken van je postvak in met behulp van OHIO, dus verlies de moed niet. Elke e-mail die u OHIO is een overwinning! En zo lang als u tevreden bent met de mail die je hebt gekregen in je inbox, je doet het prima. OHIO is een proces, niet een doel. Hier zijn enkele tips om u te helpen een succes te maken.
- Start door te proberen om te gaan met de e-mail van vandaag. Doel is om geen e-mail van vandaag in je inbox wanneer u laat werken in de avond.
- Vernietiging van een beetje tijd elke vrijdag (of wat uw laatste dag van de werkweek is) om alle e-mails van de week gewoon weg die zijn uitgegleden door.
- Stel uw leesvenster opties in Outlook op de manier die u wilt, of zet de verborgen Voorbeeldvenster in Gmail.
- Als je in Gmail, je hebt een Archief-knop en een knop Verwijderen. Gebruik ze!
- Als je in Outlook, het opzetten van een quick-step een item te markeren als gelezen en archiveren in een gemakkelijk gaan.
- Gebruik uw smartphone om te verwerken e-mail als je in de rij in een winkel, op een trein, zit in een Uber of Lyft, of wanneer u enige tijd tijdens een werkdag.
Vooral door blijven gaan! De e-mail zal blijven komen, maar als je op de top van het gebruik van OHIO, het is veel makkelijker om te verblijven op de top van hem in de toekomst.