E-post är varken död eller föråldrade. Det är i själva verket ökar med 10+ miljarder e-postmeddelanden per år och för många av dem kommer att hamna i din inkorg. Här är hur att få ett grepp och inte låta dem överväldiga dig.
Om din inkorg är en öken av minimalistisk, vit och du snabbt ta itu med den tillfälliga e-post som vågar sully den orörda snygghet, detta är förmodligen inte för dig. Vi har massor av mer saker att läsa som kommer att vara av större intresse för dig. Men om du har en inkorg med hundratals, tusentals eller till och med tiotusentals e-post i det, du behöver ett sätt att få saker och ting under kontroll. “Inkorg Noll”, som syftar till att hålla din inkorg är tom, är trendigt—men vi har en överlägsen lösning.
Vi kommer att fokusera på ett system som kallas OHIO, eller “Bara Hantera Det en Gång,” men inte på ett sätt som många människor har missuppfattat det. OHIO är en information management princip som helt enkelt säger att du bör endast hantera information det minsta antalet gånger som krävs, helst en gång. Som en effektivitet medhjälpare, detta är mycket användbart. Men, som med alla bra idéer, vissa människor har tagit det till ytterligheter och predikade OHIO som en gyllene regel som måste tas bokstavligt. Detta är både onödiga och kontraproduktiva, särskilt när det gäller att hantera e-post.
Vad Betyder “OHIO” Betyder?
“Bara att Hantera Det på en Gång” betyder inte att du ska läsa en e-post en gång och aldrig läsa om den—som inte gör någon mening. Ibland behöver man för att läsa en e-post flera gånger för att förstå det, särskilt om personen du skickar det de inte förstår skull. OHIO betyder inte att du ska aldrig se innehållet i e-postmeddelandet igen när den är kvar i inkorgen. Att inte vettigt heller eftersom det tvingar dig att svara på alla mail och då, utan trodde med tanke på att din nuvarande prioriteringar eller ansvar.
Vad som “Bara Hantera Det som en Gång” betyder är att du bara ska handskas med ett mail i din inkorg en gång. Efter att du har förstått e-post, bör du ta itu med det—att”hantera det”—och sedan antingen ta bort eller arkivera det. Du kan se information i e-postmeddelandet många fler gånger som en del av en att-göra-lista uppgift eller förberedelser för ett möte, men du ska aldrig se e-post i inkorgen igen. Du Bara Hantera Det På En Gång.
Varför Är OHIO Användbar?
OHIO är ganska enkelt att förstå, men varför gör vi rekommenderar det? Vad är fördelen med att enbart göra affärer med ett mail i din inkorg en gång? Jo, svaret är enkelt: Din inkorg är inte ett arkiv, ett fack, ett arkivskåp, eller en dumpningsplats. Det är en inkorg!
När du har hundratals eller tusentals e-postmeddelanden i din inkorg, kan de snabbt bli begravd—och out of sight är ur sinne. Det är mycket svårare att hitta specifika e-post, det gör att din e-postklient arbeta långsammare (även om du öppnar din e-post via en webbläsare som Gmail), och den använder upp ditt förråd (vilket är ett problem särskilt om du använder Outlook eller Apple Mail-appar i din telefon).
The bottom line: Det är ingen idé att hålla alla dina e-postmeddelanden i din inkorg och massor av goda skäl att inte. “Bara att Hantera Det på en Gång” är ett system som uppmuntrar dig att göra något med ett e-postmeddelande när du har läst det—att hantera det—och om du i slutändan arkivera e-post eller ta bort e-post, det kommer inte att stanna i din inkorg.
Vad Innebär Att “Hantera” Menar, Exakt?
“Hantera” innebär att när man väl har förstått e-post, gör du ett eller mer av följande saker:
- Svar till e-post.
- Vidarebefordra e-post.
- Organisera ett möte om e-post.
- Vrid e-post till en att-göra-listan.
- Göra ingenting (om ingen av de fyra alternativen ovan behövs)
Efter att du har gjort vad du behöver göra med e-post, kan du antingen ta bort e-post eller arkivera det. Du behöver inte lämna e-post i din inkorg när du har hanterat det.
Har inte tid att hantera en e-post just nu? Det är bra—du är inte bedriver Inbox Noll, och en kvardröjande e-post i inkorgen är inte ett misslyckande, endast en uppgift du inte itu med ännu. Se bara till att hantera e-post när du har en minut.
OK, Det är Vettigt. Hur Gör jag för att Genomföra OHIO?
Det enklaste sättet att genomföra OHIO är att använda ett enkelt flödesschema.
För varje e-post som du har i din inkorg, du klarar av det, och då kan du antingen ta bort eller arkiverar e-post. Det är det.
Om det verkar konstigt enkel, det beror på att det är. OHIO som är en enkel princip, och genomförandet bör vara enkelt också. Syftet är att hjälpa dig att få ett grepp om din inkorg genom att rensa ner den med en enkel beslutsprocess. När du tittar på ett e-postmeddelande, kan du svara på det, fram emot det, ställa upp ett möte om det, förvandla det till en att-göra-listan, eller gör ingenting om inget av dessa alternativ som behövs. Du kan sedan radera e-post om du inte behöver hålla i den och arkivet är det om du gör det. Skölj och upprepa med nästa e-post fram till din inkorg är tom.
Om detta låter misstänkt likt ett annat sätt att åstadkomma “Inkorg Noll” och sedan oroa dig inte, det är det inte. Eller åtminstone, inte på det sättet som folk vanligtvis tänker på Inkorgen Noll. Ja, det finns vissa fördelar (och nöjd) att ha en tom inkorg, men det är inte det slutliga målet här. OHIO kommer att hjälpa dig att få till den verkliga punkten Inbox Noll filosofi, är att du spenderar bara den tid du behöver lägga i din inkorg och det är inte en källa till stress för dig.
Det kan ta dagar eller veckor för att tömma inkorgen med OHIO, så att inte tappa modet. Varje e-postmeddelande du OHIO är en seger! Och så länge du är bekväm med e-post som du har fått i din inkorg, du gör det bra. OHIO är en process, inte ett mål. Här är några tips som hjälper dig att göra den till en framgång.
- Börja med att försöka hantera e-post från idag. Målet att ha ingen e-post från idag i din inkorg när du lämnar jobbet på kvällen.
- Avsätt lite tid varje fredag (eller vad ditt sista dagen i arbetsveckan är) för att hantera alla e-postmeddelanden från veckan som just gått att ha slunkit igenom.
- Ställ in din läsfönstret alternativ i Outlook som du vill, eller slå på den dolda förhandsgranskningsfönstret i Gmail.
- Om du är i Gmail, har du fått ett Arkiv knappen och knappen ta Bort. Använd dem!
- Om du är i Outlook, ställa upp ett snabbt steg för att markera ett objekt som läs och arkivera den i ett enkelt gå.
- Använd din smartphone för att hantera e-post när du är i kö i en butik, på ett tåg, som sitter i en Uber eller Lyft, eller när du har lite tid under en arbetsdag.
Framför allt, fortsätt! E-post kommer att komma, men om du kan få på toppen av det med hjälp av OHIO, är det mycket lättare att hålla koll på det i framtiden.