E-mail non è né morto né obsoleti. È, infatti, un aumento di 10 miliardi di messaggi di posta elettronica all’anno e anche molti di quelli che finirà nella tua casella di posta. Ecco come ottenere un grip e non li lascia sopraffare.
Se il vostro arrivo è un deserto di minimalista in bianco e rapidamente fare con l’e-mail occasionali che osa infangare incontaminata ordine, questo probabilmente non è per voi. Abbiamo molte più cose da leggere che sarà più interessanti per voi. Ma se hai una casella di posta con centinaia, migliaia o addirittura decine di migliaia di messaggi di posta elettronica, è necessario un modo per ottenere le cose sotto controllo. “Inbox Zero”, che mira a mantenere la vostra casella di posta vuota, è di tendenza, ma abbiamo una soluzione migliore.
Stiamo andando a concentrarsi su un sistema noto come OHIO, o “Gestire Solo una Volta,” ma non in un modo che molte persone hanno frainteso. OHIO è una gestione delle informazioni principio che, semplicemente, si dice che dovrebbe gestire solo informazioni il più piccolo numero di volte che è necessario—idealmente una volta. Come efficienza aiutante, questo è molto utile. Ma, come con tutte le buone idee, alcune persone hanno portato agli estremi e predicato OHIO come una regola d’oro che deve essere preso alla lettera. Questo è sia inutile e controproducente, soprattutto quando si tratta di trattare con e-mail.
Che cosa Significa “OHIO”?
“Gestire solo una Volta” non significa che si dovrebbe leggere un e-mail una volta e mai riletto—che non ha alcun senso. A volte è necessario per leggere le e-mail più volte per capirlo, soprattutto se la persona che l’invio non capire la brevità. OHIO, non significa che non si dovrebbe mai vedere il contenuto della e-mail di nuovo una volta che è a sinistra della casella di posta. Che non ha senso, perché non ti costringe a rispondere a tutte le mail, lì per lì, senza pensare al dato corrente di priorità o di responsabilità.
Quello che “Gestire Solo una Volta” non significa che si dovrebbe trattare solo con una e-mail nella tua casella di posta una volta. Dopo che hai capito e-mail, si dovrebbe fare con esso—“gestire”—e, quindi, eliminare o archiviare. Si potrebbe vedere le informazioni nella mail di molte più volte come parte di un elenco di attività o in preparazione per un incontro, ma non si dovrebbe mai vedere le email nella tua casella di posta. Si Gestire Solo Una Volta.
Perché OHIO Utile?
OHIO è abbastanza semplice per capire, ma perché ci consiglia? Qual è il vantaggio di a che fare solo con una e-mail nella tua casella di posta una volta? Bene, la risposta è semplice: la Tua casella di posta non è un archivio, un bidone, un archivio, o una discarica. È in arrivo!
Quando si hanno centinaia o migliaia di e-mail nella tua casella di posta, ottenere rapidamente sepolto e fuori di vista è fuori di mente. È molto più difficile da trovare e-mail specifiche, si rende il vostro client di posta elettronica di lavorare più lentamente (anche se l’accesso alla posta elettronica tramite un browser come Gmail), e usa il tuo spazio di archiviazione (che è un problema particolare se si utilizza Outlook o Apple Mail, applicazioni per il telefono).
La linea di fondo: non C’è nessun punto di mantenere tutti i vostri messaggi di posta elettronica nella tua casella di posta e un sacco di buone ragioni per non farlo. “Gestire solo una Volta” è un sistema che ti spinge a fare qualcosa con un email una volta che avete letto—gestire—e se, in definitiva, è un archivio, e-mail o eliminare l’e-mail, non rimanere nella tua casella di posta.
Che Cosa Significa “Gestire” Significa, Esattamente?
“Handle” significa che una volta che hai capito e-mail, eseguire una o più delle seguenti cose:
- Rispondere alle e-mail.
- Inoltra l’e-mail.
- Organizzare un convegno sull’e-mail.
- Girare l’email in una voce dell’elenco impegni.
- Non fare nulla (se nessuna delle quattro opzioni di cui sopra sono necessari)
Dopo aver fatto tutto ciò che è necessario fare con l’e-mail, eliminare l’e-mail o archivio. Non lasciare l’e-mail nella tua casella di posta una volta trattati.
Non hanno il tempo di gestire un e-mail in questo momento? Va bene, non sei perseguire Inbox Zero, e un persistente e-mail nella tua casella di posta non è un errore, solo un compito non hai affrontato di sicurezza. Basta fare in modo di gestire le e-mail quando hai un minuto.
OK, ha Senso. Come posso Implementare in OHIO?
Il modo più semplice per implementare OHIO è quello di utilizzare un semplice diagramma di flusso.
Per ogni e-mail che hai nella tua posta in arrivo, gestire, e quindi eliminare o archiviare le e-mail. .
Se che sembra stranamente semplice, è perché lo è. OHIO come un principio è semplice, e l’implementazione deve essere semplice, troppo. L’obiettivo è quello di aiutarvi a ottenere una presa sulla vostra casella di posta elettronica da compensazione è con un semplice processo decisionale. Quando si guarda un’email, rispondere, inoltrare, un incontro su di esso, si trasformano in un elenco di voce, o non fare nulla se nessuna di queste opzioni sono necessari. Quindi eliminare l’e-mail se non avete bisogno di tenerlo e di archivio se si fa. Sciacquare e ripetere l’operazione con la prossima e-mail fino a quando la vostra posta in arrivo è vuota.
Se questo suona sospetto, come un altro modo per realizzare la “posta in Arrivo ” Zero”, quindi non preoccupatevi, non è così. O almeno, non nel modo in cui la gente di solito pensa di Inbox Zero. Sì, c’è qualche vantaggio (e la soddisfazione) di avere un vuoto di posta in arrivo, ma non è l’obiettivo finale qui. OHIO vi aiuterà a raggiungere il punto di Arrivo di Zero filosofia, che è quella di passare solo il tempo necessario per trascorrere nella tua casella di posta e non una fonte di stress per voi.
Si può richiedere giorni o settimane per svuotare la tua casella di posta utilizzando OHIO, in modo da non perdere il cuore. Ogni mail OHIO è una vittoria! E fintanto che sei a tuo agio con la mail che hai ricevuto nella tua casella di posta, si sta facendo bene. OHIO è un processo, non un obiettivo. Ecco alcuni consigli per aiutarvi a fare un successo di esso.
- Per iniziare, provare a trattare con l’e-mail di oggi. Obiettivo alcuna e-mail da oggi nella tua casella di posta quando si lascia il lavoro la sera.
- Mettere da parte un po ‘ di tempo ogni venerdì (o qualunque sia il vostro ultimo giorno della settimana lavorativa è) per gestire le mail della settimana passata, che sono scivolati attraverso.
- Impostare le opzioni del riquadro di Lettura in Outlook il modo che ti piace, o accendere l’nascosto riquadro di Anteprima in Gmail.
- Se siete in Gmail, hai un pulsante di Archivio e di un pulsante di Eliminazione. Li uso!
- Se siete in Outlook, impostare un rapido passaggio per contrassegnare un elemento come leggere e archiviare in un unico facile andare.
- Usa il tuo smartphone per gestire email quando sei in linea in un negozio, su un treno, seduto in un Uber o Lyft, o ogni volta che avete un pò di tempo durante una giornata di lavoro.
Al di sopra di tutti, continuate così! L’e-mail che continuano ad arrivare, ma se si può ottenere su di esso utilizzando OHIO, è molto più facile per rimanere in cima di esso in futuro.