Dela din kalender i Outlook är lätt, men hur du gör, att det är viktigt om du inte vill att de personer du delar det med kämpar för att få tillgång till den. Låt oss ta en titt på hur du delar en kalender i Outlook, om mottagaren är i samma organisation som du eller inte.
Om du vill dela din kalender i Outlook med någon inom organisationen (det vill säga att människor med samma e-post-domän som du) utanför organisationen, processen för att dela liknande. Men, det sätt som mottagaren har åtkomst till din delade kalendern är lite annorlunda, särskilt om den person som står utanför din organisation inte använder Outlook. Det är fortfarande ganska enkel ändå, och vi kommer att gå igenom hur det fungerar, så du kan peka folk här om de kämpar för att få åtkomst till dina delade kalendern.
Dela Din Kalender Med en Kollega
Om du vill dela en kalender med någon som arbetar för samma organisation, processen är ganska enkel. Öppna kalendern i Outlook och klicka sedan på Hem > Dela Kalender > Kalender.
Om du använder Outlook för mer än ett konto, se till att du väljer kalender för kontot som du vill dela.
“Kalender Egenskaper” öppnas på “Tillstånd” – fliken, för att visa vem som för tillfället har åtkomst till din kalender. Som standard i Outlook är inställd så att alla i organisationen ska kunna se när du är upptagen, men inget annat. Din IT-människor kan ha ändrat detta på flera olika sätt, så kommer vi att fokusera på att dela din kalender med en person i din organisation.
För att dela din kalender med någon, klicka på “Lägg till” – knappen.
Detta kommer att öppna din adress bok och som standard att visa personer i din organisation. Lägg till den du vill dela din kalender med och klicka sedan på “OK”.
Den person som du har valt Behörigheter visas i fönstret. Som standard de ska ha behörighet “Kan visa alla detaljer”, som du kan ändra om du vill.
När du är klar, klicka på “OK” för att dela din kalender.
För att se en kalender som någon annan har delat med dig, klicka på start > Lägg till Kalender > Öppna en Delad Kalender.
I fönstret som öppnas och ange namnet på den person som har delat en kalender med dig och klicka sedan på OK.
Kalendern kommer nu att visas för dig att se under “Delade Kalendrar” listan på vänster sida.
Dela Din Kalender med Någon Extern
Om du vill dela en kalender med någon som arbetar utanför organisationen, processen är mycket liknande. Öppna kalendern i Outlook och klicka sedan på Hem > Dela Kalender > Kalender.
Om du använder Outlook för mer än ett konto, så se till att du väljer kalender för kontot som du vill dela.
“Kalender Egenskaper” öppnas på “Tillstånd” – fliken, för att visa vem som för tillfället har åtkomst till din kalender.
För att dela din kalender med någon, klicka på “Lägg till” – knappen.
Detta kommer att öppna din adress bok. På “adressbok” i rullgardinsmenyn, klicka på “Kontakter.”
Detta kommer att visa alla externa kontakter i din adressbok. Om du vill dela din kalender med en extern person och de är inte visas här, måste du lägga till dem som en kontakt först.
Lägg till den du vill dela din kalender med och klicka sedan på “OK”.
Den person du har valt kommer att läggas till Behörigheter fönster. Som standard de ska ha behörighet “Kan visa alla detaljer”, som du kan ändra om du vill. Till skillnad från att dela med människor i din organisation, kan du inte ge externa personer “Kan redigera” eller “Ombud” rättigheter.
När du är klar, klicka på “OK” för att dela din kalender.
Hur mottagaren accepterar din inbjudan till att visa en kalender där processen skiljer sig en bra bit från att dela med någon i din organisation.
Den person som du har delat kalendern skickas ett e-post.
Om de klickar på “Acceptera och visa kalender” då de kommer att vidtas för att Outlook.com att logga in med ett Microsoft-konto, där den delade kalendern kommer att göras tillgängliga.
Att processen är ganska smidig, men inte mycket hjälp om din mottagare använder ett icke-Microsoft-produkt. Vi kommer att visa hur du lägger till den delade kalender till Google kalender, så är det här den mest populära kalender-app, men du kan lägga till en delad kalender för att ganska mycket varje anständig kalender app du noga med att nämna.
Längst ned i e-post är ett “denna URL” – länken.
Höger-klicka på URL-adressen och klicka på “Kopiera Länk” (eller motsvarande, beroende på vilket program du använder för att visa e).
Öppna Google Kalender, klicka på de tre punkterna bredvid “Lägg till kalender” och sedan välja “Från URL: en.”
Klistra in URL-adressen du kopierade från e-postmeddelandet och klicka på “Lägg till kalender”.
Kalendern kommer att visas i “Andra kalendrar” listan på vänster sida.
Detta är inte ett mycket bra format om, särskilt om det finns mer än en delad kalender för att visa. Du kan byta namn på den genom att hålla muspekaren över namnet, klicka på de tre punkter som visas i slutet, och därefter klicka på “Inställningar”.
Ändra Namnet till vad du vill att det ska vara och sedan klicka på tillbaka-pilen bredvid “Inställningar”.
Du har nu en mycket vänligare kalender namn.
URL-adressen du kopierade från e-postmeddelandet finns en URL-adress till den delade kalendern i iCalendar – (.ics) – format, som trots att namnge likheten har ingenting att göra med Apple. I stället, det är ett öppet format för kalender information som har funnits i över 20 år. Varje kalender du kan använda kommer att acceptera en .ics-format kalender, så samtidigt som vi har gått igenom processen av att lägga till ett Google-kalendern, länken borde fungera i Apple Kalender, Yahoo! Kalender, Lightning för Thunderbird, eller någon annan kalender-app du använder.