Het delen van uw Outlook-agenda is makkelijk, maar hoe je het doet, het maakt uit als u niet wilt dat de mensen u delen met moeite te openen. Laten we een kijkje nemen bij het delen van een Outlook-agenda, ongeacht of de ontvanger zich in dezelfde organisatie als u of niet.
Of u uw Outlook agenda met iemand van binnen de organisatie (dat wil zeggen, mensen met dezelfde e-mail domein als u buiten uw organisatie, het proces voor het delen van bestanden is vergelijkbaar. Echter, de manier waarop de ontvanger toegang tot uw gedeelde agenda is een beetje anders, vooral als de persoon buiten uw organisatie nog geen gebruik van Outlook. Het is nog steeds vrij eenvoudig, maar, en we zullen bespreken hoe het werkt, zodat je kunt mensen hier als ze moeite hebben om toegang te krijgen tot uw gedeelde agenda.
Het delen van de Agenda Met een Collega
Als u wilt om een agenda te delen met iemand die werkt voor dezelfde organisatie, het proces is vrij eenvoudig. Open de agenda in Outlook en klik vervolgens op Home > Delen Agenda > Kalender.
Als je Outlook gebruikt voor meer dan één account hebt, selecteert u de agenda voor de account die u wilt delen.
De “Agenda-Eigenschappen” venster zal openen op de ‘Rechten’ op het tabblad u ziet die momenteel toegang heeft tot uw agenda. Standaard worden in Outlook is ingesteld, zodat iedereen in uw organisatie in staat zal zijn om te zien wanneer u bezig bent, maar niets anders. Uw IT-mensen kunnen zijn veranderd dit op verschillende manieren, dus we focussen op het delen van de agenda met een persoon in uw organisatie.
Om uw agenda te delen met iemand, klikt u op de knop “Toevoegen”.
Dit zal het openen van uw adresboek en de standaard zien de mensen in uw organisatie. Voeg de persoon die u wilt om uw agenda te delen met en klik vervolgens op “OK”.
De persoon die u hebt gekozen verschijnt in het venster Machtigingen. Standaard hebben ze een toestemming niveau van “bekijk alle details, die je kunt veranderen als je wilt.
Wanneer u klaar bent, klikt u op “OK” om uw agenda te delen.
Een agenda weer te geven dat iemand met u heeft gedeeld, klikt u op Start > Agenda Toevoegen > Open Gedeelde Agenda.
In het venster dat opent typ de naam van de persoon die heeft gedeelde agenda ‘ s met je en klik vervolgens op OK.
De kalender verschijnt nu voor u bekijken onder het “Gedeelde Agenda ‘s” lijst aan de linkerkant.
Het delen van de Agenda met een Extern Iemand
Als u wilt om een agenda te delen met iemand die werkt buiten uw organisatie, het proces is zeer vergelijkbaar. Open de agenda in Outlook en klik vervolgens op Home > Delen Agenda > Kalender.
Als je Outlook gebruikt voor meer dan één account, dan zorg ervoor dat u de agenda selecteert voor de account die u wilt delen.
De “Agenda-Eigenschappen” venster zal openen op de ‘Rechten’ op het tabblad u ziet die momenteel toegang heeft tot uw agenda.
Om uw agenda te delen met iemand, klikt u op de knop “Toevoegen”.
Dit zal het openen van uw adresboek. Op het “Adresboek” dropdown menu, klik op “Contacten.”
In dit display worden alle externe contacten in uw adresboek. Als u wilt om uw agenda te delen met een externe persoon en zij zijn hier niet weergegeven, moet u deze toevoegen als een eerste contact.
Voeg de persoon die u wilt om uw agenda te delen met en klik vervolgens op “OK”.
De persoon die u hebt gekozen zal worden toegevoegd aan de Machtigingen venster. Standaard hebben ze de toestemming niveau van “bekijk alle details, die je kunt veranderen als je wilt. In tegenstelling tot het delen met de mensen in uw organisatie, kunt u geen externe mensen “Kunt bewerken” of “Gemachtigde” rechten.
Wanneer u klaar bent, klikt u op “OK” om uw agenda te delen.
Hoe de ontvanger de uitnodiging accepteert een agenda weer te geven is waar het proces verschilt een beetje goed uit te kunnen delen met iemand binnen uw organisatie.
De persoon die u hebt gedeeld, je kalender is een e-mail gestuurd.
Als ze op “Accepteren en bekijk agenda” dan worden ze doorgestuurd naar Outlook.com om in te loggen op een account van Microsoft, waar u de gedeelde agenda beschikbaar zal worden gesteld.
Dat proces is vrij probleemloos, maar niet veel helpen als de ontvanger gebruik maakt van een niet-Microsoft-product. We tonen u hoe u het gedeelde agenda aan Google calendar, omdat dit de meest populaire agenda-app, maar je kunt een gedeelde agenda op vrijwel elke fatsoenlijke agenda-app je de zorg om op te noemen.
Aan de onderkant van de e-mail is een “deze URL” link.
Rechts-klik op deze URL en klik op “Copy Link Location” (of de equivalente opdracht, afhankelijk van welk programma u gebruikt voor het bekijken van de mail).
Open uw Google Agenda, klik op de drie puntjes naast “agenda Toevoegen” en kies dan “Uit de URL.”
Plak de URL die u hebt gekopieerd uit de e-mail en klik vervolgens op “Toevoegen agenda.”
De agenda zal verschijnen in de “Andere agenda ‘s” lijst aan de linkerkant.
Dit is niet een erg vriendelijk formaat wel, vooral als er meer dan één gedeelde agenda te laten zien. U kunt de naam wijzigen door met de muis over de naam, klik op de drie puntjes op het einde, en klik vervolgens op “Instellingen”.
Het veld Naam wijzigen om te worden wat je wilt worden en klik vervolgens op de pijl naast “Instellingen.”
Je hebt nu een veel vriendelijker agenda naam.
De URL die u hebt gekopieerd uit de e-mail is een URL naar de gedeelde agenda in iCalendar – (.ics) formaat, ondanks de naamgeving van gelijkenis heeft niets te maken met Apple. In plaats daarvan, het is een open formaat voor de agenda, dat is al meer dan 20 jaar. Elke agenda-app die je waarschijnlijk gebruik zal accepteren .ics formaat agenda, dus terwijl we doorlopen het proces van het toevoegen van deze aan een Google agenda, de link zou moeten werken in de Apple Calendar, Yahoo! Agenda Lightning voor Thunderbird, of een andere agenda app die u gebruikt.