Outlook kan du tillämpa en standard signatur för att nya meddelanden, svar och framåt—du kan även ha olika standard signaturer för nya meddelanden och svar/framåt. Du kan också skapa flera signaturer som du kan använda för att något meddelande om att flyga. Här är hur de fungerar.
En e-postsignatur är ett användbart sätt att inkludera information om vem du är, vad du gör och hur du kan kontakta dig. I många företag, det är ett krav, och din signatur kan ha varit ställa upp för dig innan du blev medlem.
Det är emellertid inte ge en standard signatur i rutan, så om ditt företag inte har skapat något för dig, eller om du har installerat Outlook på din hemdator, du har för att skapa en själv. För att göra detta, klicka på Arkiv > Alternativ > e-Post och klickar sedan på “Signaturer” – knappen.
Detta öppnar upp för Underskrifter och Brevpapper fönster, där du kan lägga till, redigera och ta bort signaturer. Lägg till en ny signatur, klickar du på “Nya”.
Ge din nya signatur, ett namn och klicka sedan på “OK”.
Din nya signatur kommer att visas i listan av underskrifter, och du kan lägga till innehållet i signaturen i “Redigera signatur”.
Det är ett komplett utbud av formatering verktyg som finns tillgängliga, inklusive möjligheten att infoga bilder, hyperlänkar, och visitkort från dina kontakter.
Du kan använda dessa verktyg för formatering för att lägga till alla typer av information, men för en formell signatur du bör nog innehålla minst följande:
- Ditt fullständiga namn
- Ditt telefonnummer (skrivbord telefon OCH mobil)
- Din e-post adress
- Ditt företags webbplats
Om du skapar en signatur för dig själv, då är det upp till dig vad du lagt i den. Om du ställer in en signatur för en företags-e-postadress, det är nog värt att kolla för att se om det är något specifikt du förväntas att ta.
När du har fått din signatur som du vill, det är dags att göra det till standard. Välj först rätt brevlådan (om du har Outlook upp för att komma åt fler än ett e-postkonto), sedan välja en signatur för “Nya meddelanden” och en signatur för “Svar/Framåt”.
Du behöver inte ha en standard signatur. Om du hellre börja med ingen signatur, välj “(ingen)” på antingen drop-down menyn.
Du kan skapa så många underskrifter som du vill, inom rimliga gränser—vi har skapat 15 distinkta signaturer utan problem. Det finns anekdotiska bevis för att det maximala antalet signaturer du kan använda är 128, men vi kan inte hitta kontrollen av detta, och det är inte troligt att de flesta människor någonsin skulle stöta på detta problem.
När du skapar ett nytt meddelande eller svara/vidarebefordra ett befintligt meddelande i Outlook kommer att tillämpa standard signaturen som du har valt. Men du kan välja en annan genom att klicka på Meddelande > Signatur och sedan välja den du vill ha.
Att välja en ny signatur kommer att ersätta standard signatur. Om du har valt “(ingen)” som standard, sedan Outlook lägger till signatur längst ned i avsnittet e-post.