Come Aggiungere una Data di Scadenza per e-Mail in Outlook (e a Cosa servono)

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Outlook consente di aggiungere una data di scadenza per e-mail inviati o ricevuti. Una volta che la data di scadenza è passata anche l’email verrà visualizzato con una formattazione diversa, ed è possibile utilizzare Outlook integrato di strumenti per la gestione di posta elettronica scaduto automaticamente.

Le date di scadenza si applicano solo alle mail, non il calendario di eventi o attività, in quanto tali elementi hanno le loro date che si possono utilizzare per la loro gestione

Come Impostare una Data di Scadenza su di una Email

Per aggiungere una data di scadenza di una e-mail che si sta inviando, è necessario aprire la finestra Proprietà per e-mail. Aprire la posta elettronica e quindi fare clic su Messaggio > Tag.

Si aprirà la finestra delle Proprietà per il email, il quale è anche possibile accedere facendo clic su Opzioni > altre Opzioni, o File > Proprietà. Accendere il “Scade dopo” casella di controllo e quindi scegliere una data e ora.

Fare clic su Chiudi per tornare alla tua email. Non ci saranno i segni visibili che una data di scadenza è stato aggiunto, e si può inviare il messaggio di posta elettronica normale.

Per aggiungere una data di scadenza di una e-mail che hai ricevuto, aprire il messaggio e fare clic su Messaggio > Tag (o File > Proprietà).

Questo apre la finestra Proprietà per e-mail. Non ci sono molte opzioni per una e-mail ricevuta come ci sono per un messaggio che si sta inviando, ma è comunque possibile impostare una data di scadenza e il tempo.

Che cosa è una Data di Scadenza?

Quindi hai aggiunto una data di scadenza di una e-mail. Che è grande e tutti, ma qual è il vantaggio di farlo?

Le date di scadenza sono utilizzati in una varietà di modi da Outlook per aiutare a concentrarsi su ciò che è importante. E-mail che sono scaduti in genere non sono importanti come messaggi di posta elettronica che non sono scaduti, in modo che Outlook automaticamente i formati scaduto e-mail in modo diverso.

Se hai guardato l’impostazione della formattazione condizionale in Outlook, quindi avrete notato il “elementi Scaduti” regola di formattazione.

Questa regola formati di qualsiasi e-mail che ha superato la data di scadenza con un grigio tipo di carattere e il testo barrato.

Questo permette di sapere che il messaggio è scaduto, così è possibile concentrarsi su quelli più importanti e-mail. Se hai inviato una e-mail con una data di scadenza, questa formattazione viene applicata in Outlook del destinatario, ma altri client di posta come Thunderbird, o applicazioni web come Gmail o Yahoo! Mail, ignora la data e non fare nulla con esso.

È inoltre possibile aggiungere una colonna a una cartella che riporta la data di scadenza di ogni e-mail. Fare clic sull’intestazione di una colonna nella cartella a cui si desidera aggiungere la colonna e quindi fare clic su “Selezione campi.”

Selezionare “campi di Data e Ora” dal menu a discesa e quindi selezionare la “Scadenza” opzione.

Trascinare e rilasciare il “Scade” la voce nella vostra cartella per aggiungere alle colonne.

Quando si apre un scaduta e-mail, Outlook avvisa con un messaggio in intestazione.

È ancora possibile rispondere o inoltrare un scaduta e-mail, ma se si tenta di inoltrare, in Outlook viene visualizzato un messaggio di avviso prima.

Fare clic su “Sì” per inviare l’e-mail, o “No” per annullare.

Utilizza la Data di Scadenza per Gestire la Tua Posta elettronica

Alcuni di Outlook built-in strumenti di usufruire delle date di scadenza. Se hai impostato archiviazione automatica di Outlook, allora potreste aver notato l’opzione “Elimina gli elementi scaduti (cartella di posta elettronica.”

Se questo è acceso, quindi l’Archiviazione automatica di eliminare o spostare (a seconda delle impostazioni) qualsiasi e-mail in cui la data è passata. Questo è un ottimo modo per rimuovere scaduto e-mail automaticamente e impedire loro di ingombrare la vostra cassetta postale.

Se non vuoi che il tuo è scaduto e-mail per essere cancellati o spostati, ma non vogliono vedere in Outlook, è possibile impostare Outlook regole di sincronizzazione per evitare che vengano scaricati da e-mail di Exchange server.

Quando si sta costruendo il vostro filtro di sincronizzazione, fare clic sulla scheda “Avanzate” e poi il “Campo” pulsante.

Selezionare i campi Data/Ora > Scadenza dal menu. Il campo è disponibile in “Tutti i messaggi” e “Tutti i Post” campi di opzioni.

Impostare la “Condizione” di “prima” e il “Valore” a “ieri”, e quindi fare clic su “Add to List”.

Questo filtra tutti scaduti compiti in modo che se è scaduto ieri o versioni precedenti, quindi non essere sincronizzati con Outlook e non apparirà nella vostra cassetta postale. Che saranno ancora disponibili in Outlook web app, se si desidera vedere.

Non è possibile impostare regole per aggiungere le date di scadenza per la posta in arrivo automaticamente o creare un quick step che si applica una data di scadenza al premere di un pulsante, ma è possibile aggiungere automaticamente una data di scadenza per tutti i messaggi in uscita. Fare clic su File > Opzioni > e-Mail, scorrere verso il basso per l’Invio di Messaggi e interruttore su “Mark-mail scaduto dopo molti giorni.”

Immettere il numero di giorni dopo i quali si desidera che i messaggi di scadenza e quindi fare clic su “OK”. Questo aggiungerà automaticamente una data di scadenza per tutte le e-mail inviate.

Le date di scadenza sono un modo utile per gestire le vostre priorità e la vostra cassetta postale di bassa illuminazione messaggi che non sono più importanti e consentendo di utilizzare strumenti di Outlook per eliminare o nascondere i messaggi non avete bisogno di più. È uno strumento in più nella lotta per evitare la cassetta postale da sempre fuori controllo e uno strumento molto utile.