Teilen Sie eine Datei aus Google Drive ist ein guter Weg, um damit Kunden und Auftragnehmer der Zugriff auf die Dokumente, ohne Sie herunterzuladen. Wenn Sie nur wollen, dass die Leute haben einen temporären Zugriff auf Dateien haben, können Sie eine automatische Ablaufdatum, wenn man Sie teilt. Hier ist, wie.
Hinweis: um diese Funktion Zu verwenden, wie Sie den Eigentümer des Dokuments, müssen Sie über eine kostenpflichtige Suite G-Konto. Menschen, mit denen Sie “Dokument freigeben” nicht brauchen Sie ein gebührenpflichtiges Konto ein zur Ansicht der Dokumente.
So Legen Sie ein Ablaufdatum auf Google Drive-Dateien
Starten Sie die Google Drive, der mit Ihrem G-Suite-Konto mit der rechten Maustaste auf die Datei, die Sie freigeben möchten, und klicken Sie dann auf “Teilen” aus dem Kontextmenü.
Fügen Sie die E-Mail-Adressen aller Personen, mit denen Sie die Datei weitergeben möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche “Senden”. Wenn Sie die Einladung senden, um ein Google Mail-Konto, sind diese Personen automatisch Hinzugefügt, um die Liste der Menschen, die auf die Datei zugreifen kann. Wenn Sie senden, um eine andere Art von Adresse, jede person erhält eine E-Mail mit einem link, der Sie leitet zu der Datei.
Jetzt mit der rechten Maustaste auf die Datei und klicken Sie auf den “Teilen” – Befehl erneut aus.
Dieses mal mit den teilen-Optionen zu öffnen, klicken Sie auf die “Advanced” – link.
Neben jeder person, die Kontakt Informationen, die Sie werden sehen, eine timer-Symbol. Klicken Sie darauf, um ein Ablaufdatum.
Von hier aus, klicken Sie auf den “Zugang Läuft ab” drop-down-Menü zu wählen, 7 Tage, 30 Tage, oder legen Sie ein benutzerdefiniertes Ablaufdatum.
Die Auswahl “Benutzerdefiniertes Datum” – option öffnet sich ein Kalender, wählen Sie ein genaueres Datum.
Wenn Sie möchten, legen Sie ein Ablaufdatum für alle anderen, klicken Sie auf die timer-neben Ihrem Namen. Müssen Sie ein Ablaufdatum für jede person.
Klicken Sie abschließend auf “Änderungen Speichern” schließen Sie die änderungen, die Sie vorgenommen haben, für alle Benutzer.
Es ist eine Einschränkung, die Sie beachten sollten. Standardmäßig Menschen, die Sie teilen mit können Sie herunterladen, drucken oder kopieren Sie die Datei, und wenn Sie das tun, werden Sie Zugang zu den Kopien nach dem Ablauf-Datum, das Sie festlegen. Sie können Ihre Berechtigung nur anzeigen und dann auf die “Deaktivieren Sie die Optionen zum herunterladen, drucken und kopieren für Kommentatoren und Zuschauer” um dies zu verhindern, aber diese Leute werden nicht in der Lage das Dokument zu Bearbeiten.
Dennoch, wenn Sie haben Menschen, die brauchen nur einen temporären Zugriff auf anzeigen oder einen Kommentar zu einem Dokument, wird dieses feature funktioniert Super.