Dela en fil från Google Drive är ett bra sätt att låta kunder och entreprenörer få tillgång till handlingar utan att ha dem att ladda ner dem. Om du bara vill att folk ska ha tillfällig tillgång till filer kan du ställa in en automatisk utgångsdatum när du delar dem. Här är hur.
Obs: för Att använda denna funktion, som ägare av dokumentet, måste du ha en betald G Suite-konto. Personer som du delar dokument inte behöver en betald konto för att visa dokument.
Hur man Ställer en Utgångsdatum på Google Drive-Filer
Brand upp Google Drive som är kopplat till din G Suite-konto, högerklicka på den fil du vill dela, och klicka sedan på “Dela” på den sammanhangsberoende menyn.
Lägga till e-postadresser till alla de personer som du vill dela filen och klicka sedan på “Skicka” – knappen. Om du skickar en inbjudan till ett Gmail-konto, kommer människor automatiskt att läggas till i listan av personer som kan komma åt filen. Om du skickar till en annan typ av adress, varje person kommer att få ett e-postmeddelande med en länk som leder till filen.
Nu, högerklicka på filen och klicka på “Share” – kommandot igen.
Denna gång med optionsrätt öppna, klicka på “Advanced”.
Bredvid varje persons kontaktinformation, kommer du att se en timer-ikonen. Klicka på den för att ange ett förfallodatum.
Från här, klicka på “Tillgång Upphör” drop-down menyn för att välja 7 dagar, 30 dagar eller ange en anpassad utgångsdatum.
Välja “Custom Date” alternativ öppnas en kalender för dig att välja en mer exakt datum.
Om du vill ange ett förfallodatum för någon annan, klickar du på timer bredvid deras namn. Du måste ange ett förfallodatum för varje person.
Slutligen, klicka på “Spara Ändringar” för att slutföra de editeringar du gjort för alla användare.
Det finns en varning här som du bör vara medveten om. Som standard kan personer du delar med kan ladda ner, skriva ut eller kopiera filen och om de gör det, de kommer att ha tillgång till dessa kopior efter någon utgångsdatum som du har valt. Du kan ställa in sitt tillstånd för att endast visa och slå sedan på “Inaktivera alternativ för att ladda ner, skriva ut och kopiera för kommentatorer och tittare” för att förhindra detta, men dessa människor kommer inte att kunna redigera dokumentet.
Fortfarande, om du har människor som bara behöver för att tillfälligt få tillgång till visa eller kommentera ett dokument, denna funktion fungerar bra.