Het Instellen van een Vervaldatum Bij het Delen van Bestanden op Google Drive

0
804

Het delen van een bestand in Google Drive is een geweldige manier om te laten opdrachtgevers en opdrachtnemers toegang tot documenten zonder ze te downloaden. Als u wilt dat alleen mensen hebben tijdelijk de toegang tot bestanden, kunt u het instellen van een automatische vervaldatum als je ze deelt. Hier is hoe.

Opmerking: om deze functie Te gebruiken, als de eigenaar van het document, moet u een betaald G Suite-account. Mensen met wie je het document delen hoeft niet een betaald account te bekijken van de documenten.

Het Instellen van een Vervaldatum op Google Drive-Bestanden

Fire up the Google Drive dat is gekoppeld aan uw G Suite-account, met de rechtermuisknop op het bestand dat u wilt delen, en klik daarna op “Share” in het contextmenu.

Voeg de e-mailadressen van alle mensen met wie je het bestand wilt delen en klik vervolgens op de knop “Verzenden”. Als u het verzenden van de uitnodiging voor een Gmail-account, die mensen zijn automatisch toegevoegd aan de lijst van mensen die het bestand kunnen openen. Als u een ander adres, elke persoon ontvangt een e-mail met een link die verwijst naar het bestand.

Nu met de rechtermuisknop op het bestand en klik op de “Delen” – commando nogmaals.

Dit keer met de share-opties te openen, klikt u op de “Advanced” link.

Naast elke persoon de contactgegevens ziet u een timer-pictogram. Klik op het instellen van een vervaldatum.

Vanaf hier klikt u op de “Toegang Verloopt” drop-down menu voor het kiezen van 7 dagen, 30 dagen, of om een aangepaste vervaldatum.

Het kiezen van de Aangepaste “Date” optie opent u een kalender voor u om te kiezen voor een meer precieze datum.

Als u wilt instellen van een vervaldatum voor iemand anders, klik op de timer naast hun naam. U moet een vervaldatum voor elke persoon.

Klik ten slotte op “Wijzigingen Opslaan” om te voltooien de bewerkingen die u hebt gemaakt voor alle gebruikers.

Er is één addertje onder het gras hier waar je van bewust te zijn. Standaard, mensen met wie je deelt kan downloaden, afdrukken of kopiëren van het bestand en als ze dat doen, hebben ze toegang tot deze kopieën na een vervaldatum hebt ingesteld. U kunt hun toestemming om alleen en zet vervolgens op de “Uitschakelen, de opties voor het downloaden, afdrukken en kopiëren voor reageerders en kijkers” om dit te voorkomen, maar die mensen zijn niet in staat om het document te bewerken.

Toch, als je mensen hebt die slechts tijdelijk toegang tot of commentaar op een document, deze functie werkt zeer goed.