La condivisione di un file da Google Drive è un ottimo modo per lasciare che i clienti e fornitori di accesso a documenti senza dover per scaricare. Se solo si desidera che le persone hanno accesso temporaneo per i file, è possibile impostare un sistema automatico di data di scadenza quando si condividono. Ecco come.
Nota: Per utilizzare questa funzione, come il proprietario del documento, è necessario disporre di un pagamento G Suite conto. Persone con le quali condividere il documento non è necessario un account a pagamento per la visualizzazione dei documenti.
Come Impostare una Data di Scadenza su File di Google Drive
Fuoco su Google Drive collegato al tuo G Suite account, fare clic destro sul file che si desidera condividere, quindi fare clic su “Condividi” dal menu di scelta rapida.
Aggiungi gli indirizzi email di tutte le persone con cui si desidera condividere il file e quindi fare clic su il pulsante “Invia”. Se si invia l’invito a un account di Gmail, queste persone vengono aggiunti automaticamente alla lista delle persone che possono accedere al file. Se si invia a un altro tipo di indirizzo, ogni persona riceverà una e-mail con un link che indirizza al file.
Ora, fare clic destro il file e fare clic su “Condividi” di nuovo il comando.
Questa volta con le opzioni di condivisione aperto, fare clic su “Avanzate” collegamento.
Accanto ad ogni persona le informazioni di contatto, vedrete un icona del timer. Fare clic su di esso per impostare una data di scadenza.
Da qui, fare clic su “Accesso ” Scade” drop-menu a discesa per scegliere 7 giorni, 30 giorni, o per impostare la data di scadenza.
Scegliere “Custom Data” opzione apre un calendario per la selezione di un più preciso la data.
Se si desidera impostare una data di scadenza per chiunque altro, fare clic sul timer accanto al loro nome. È necessario impostare una data di scadenza per ogni persona.
Infine, fare clic su “Salva Modifiche” per finalizzare le modifiche apportate a tutti gli utenti.
C’è un avvertimento di cui si dovrebbe essere a conoscenza. Per impostazione predefinita, persone con cui si condividono con possibile scaricare, stampare o copiare il file e se lo fanno, avranno accesso a tali copie dopo l’eventuale data di scadenza impostata. È possibile impostare il loro permesso per visualizzare solo e poi attivare l’opzione “Disattiva le opzioni per il download, la stampa e la copia per i commentatori e spettatori” per evitare questo, ma le persone non saranno in grado di modificare il documento.
Ancora, se ci sono persone che hanno bisogno di un accesso temporaneo a vista o commentare un documento, questa caratteristica funziona alla grande.