Als u hebt gebruikt de mailbox schijfopruiming, dan zult u hebben gezien dat de knop Autoarchiveren, maar je kan wees op uw hoede van hoe het werkt en wat het zal doen. Hier is wat het doet en hoe u het kunt gebruiken.
Te klikken op de knop Autoarchiveren veroorzaakt een proces te slingeren door alle mappen in Outlook en het toepassen van Autoarchiveren regels die u hebt ingesteld (maak je geen zorgen, de standaard Autoarchiveren regel is om niets te doen, dus je kan het geen schade berokkenen door te klikken op de knop). Maar als u wilt verplaatsen uw oudere items naar een archief waar ze uit de weg, Autoarchiveren is hoe u het proces te automatiseren. Laten we gaan via een instelling in het up and running.
Hoe om te Schakelen Op Autoarchiveren
Eerste, moet u Autoarchiveren en kiest u de instellingen. Ga naar Bestand > Opties > Geavanceerd en klik vervolgens op de “Autoarchiveren-Instellingen” knop.
Zolang de “Run Autoarchiveren elke” optie is uitgeschakeld (dit is de standaardinstelling), Autoarchiveren nooit zal worden uitgevoerd.
Zodra u de “Run Autoarchiveren elke” optie op, alle opties zijn nu beschikbaar.
In tegenstelling tot de Map Opruiming, die een venster van de instellingen in een Bestand op Opties en klik vervolgens kunt u deze instellingen tegen elke map die u als een handmatige taak, de Autoarchiveren instellingen die hier getoond worden zijn de standaard instellingen. Elke map heeft Autoarchiveren is ingeschakeld kunt gebruik maken van deze standaard instellingen, of u kunt gebruik maken van verschillende instellingen voor verschillende mappen als u wilt. We gaan door hoe dat te doen later, maar voor nu, laten we eens kijken naar de standaard instellingen.
Het Instellen Van Autoarchiveren
Het eerste wat opvalt is dat zodra Autoarchiveren is ingeschakeld, zal elke 14 dagen. U kunt dit wijzigen met behulp van de pijlen Omhoog en Omlaag of door het typen van een telefoonnummer in, en u kunt een waarde van 1 tot 60 dagen. U kunt in een twee-cijferig getal, maar als het meer dan 60 Outlook wordt een foutbericht weergegeven wanneer u klikt op “OK” en u zult hebben om de waarde te wijzigen voordat u het kunt opslaan.
De volgende optie ‘vragen voor Autoarchiveren wordt uitgevoerd”—geeft u de keuze uit Outlook toon u een aanwijzing voor het automatisch Archiveren gebeurt. Deze aanwijzing geeft u een overzicht van de instellingen of annuleren uitvoeren van de functie automatisch Archiveren als u wilt.
De rest van de instellingen hebben betrekking op wat items wordt gearchiveerd, en wat gebeurt er tijdens het archiveringsproces. De eerste optie”Delete verlopen items (e-map)”betrekking heeft op e-mails die een vervaldatum toegevoegd. Dit is niet van invloed op taken of gebeurtenissen, zelfs als u Autoarchiveren op voor die mappen.
De rest van de instellingen zijn van toepassing op alle artikelen, niet alleen e-mail. Dit betekent agenda-afspraken, taken, notities en logboekitems.
Ervan uitgaande dat u verlaten “Archiveer of verwijder oude items” ingeschakeld, zijn de standaard instellingen voor Outlook te verplaatsen van items die ouder zijn dan 6 maanden een nieuwe, afzonderlijke .pst-bestand met de naam van het Archief (standaard), en maakt dit zichtbaar in het navigatiedeelvenster van Outlook, zodat u toegang tot de gearchiveerde items wanneer u maar wilt. U kunt de “Schoon-items die ouder zijn dan” waarde om iets van 1 dag tot 60 maanden, kies een andere .pst-bestand archiveren van items in, of je kiest voor “Permanent verwijderen van de oude items.”
Wees gewaarschuwd dat deze verwijdering omzeilt u de map Verwijderde Items, en uw artikelen worden verwijderd uit Outlook geheel. U kunt nog steeds toegang krijgen tot het op uw mail server, afhankelijk van uw instellingen, maar moet je niet op vertrouwen. Kies alleen voor deze optie als u wilt verwijderen van de items voor eeuwig.
Wanneer u klikt op “OK” Autoarchiveren is ingeschakeld. Het zal worden uitgevoerd in overeenstemming met de “Run Autoarchiveren elke waarde die u hebt gekozen (elke 14 dagen standaard), vanaf vandaag. Dus zodra je zet hem op je moet verwachten dat het rijden vrij snel. In onze tests, het duurde minder dan tien minuten tussen het inschakelen en het ontvangen van de aanwijzing die ons vertellen Autoarchiveren was gaan rennen. Autoarchiveren alleen standaard uitgevoerd in een paar mappen, dus als je wilt om te werken op specifieke mappen of u wilt aanpassen hoe het loopt over verschillende mappen—blijven lezen.
Hoe in te Schakelen en aan te Passen Autoarchiveren voor Verschillende Mappen
Wanneer u Autoarchiveren op, draait het alleen standaard tegen de volgende mappen:
- Verzonden Items
- Verwijderde Items
- Kalender
- Taken
Als u wilt dat het op een andere map, moet u om deze in te schakelen voor elke map (of zet het uit op welke van deze vier mappen tegen die je niet wilt laten uitvoeren). Doe dit door met de rechtermuisknop op de map in het navigatiedeelvenster en klik op “Eigenschappen.”
U kunt ook toegang krijgen tot een map eigenschappen door het selecteren van de Map > Eigenschappen van Map in het lint. (Voor mappen, zoals Agenda ‘ s en Taken die niet weergegeven in het navigatiedeelvenster, dit is de enige manier om toegang te krijgen tot de eigenschappen van de map.) Er is ook de mogelijkheid om meteen door te gaan naar de Instellingen voor Autoarchiveren, dat bespaart u een stap als je je in de Eigenschappen van de Map.
In de Map Eigenschappen venster, klikt u op het tabblad Autoarchiveren om toegang te krijgen tot de instellingen voor die map.
Voor de meeste mappen, de “niet archiveren van items in deze map” instelling op standaard. Dit betekent dat wanneer de Autoarchiveren proces wordt uitgevoerd, wordt de map zal worden genegeerd en geen items in deze zal worden gearchiveerd. Als u wilt dat de map worden opgenomen, schakelt u de “Archiveren van items in deze map gebruik de standaard instellingen” optie.
Als alternatief, als u wilt dat de instellingen voor Autoarchiveren deze map te verschillen van de standaardinstellingen, schakelaar op “Archief deze map met behulp van deze instellingen” en het wijzigen van de instellingen van uw voorkeur.
Als u op enig moment wilt u alle mappen voor het gebruik van de standaardinstellingen, kunt u teruggaan naar Bestand > Opties > Geavanceerd > Autoarchiveren Instellingen en klik op de “Gelden deze instellingen voor alle mappen nu” knop te klikken. Dat zal veranderen alle mappen die “Archief deze map met behulp van deze instellingen” ingeschakeld “Archiveren van items in deze map gebruik de standaard instellingen” ingeschakeld in de plaats.
Als u eenmaal de functie automatisch Archiveren standaard instellingen en de instellingen per map instellen zoals u dat wilt, kunt u het proces om rustig te werken op de achtergrond, het vrijmaken van ruimte voor u en houden uw mappen uit te opgeblazen.