Wenn Sie den cleanup-tool, dann werden Sie gesehen haben, dass die Autoarchivierungs-Taste, aber man kann vorsichtig sein, wie es funktioniert und was es tun werde. Hier ist, was Sie tut und wie Sie ihn zu benutzen.
Klicken Sie die Autoarchivierungs-Taste bewirkt einen Prozess zu schwingen durch alle Ordner in Outlook und übernehmen Sie eine AutoArchivierung Regeln, die Sie eingerichtet haben (keine Sorge, die Standardeinstellungen für die AutoArchivierung Regel ist, nichts zu tun, so können Sie keinen Schaden anrichten, indem Sie auf die Schaltfläche). Aber wenn Sie möchten, um Ihre ältere Elemente zu einem Archiv, wo Sie sich aus dem Weg, die AutoArchivierung ist, wie Sie den Prozess automatisieren. Wir gehen durch einrichten und es läuft.
Aktivieren der AutoArchivierung
Erste, Sie brauchen, um schalten Sie die AutoArchivierung, und wählen Sie Einstellungen. Gehen Sie zu Datei > Optionen > Erweitert und klicken Sie dann auf “Einstellungen der AutoArchivierung” – Schaltfläche.
Solange die “Run AutoArchivierung alle” – option ausgeschaltet ist (Standardeinstellung), AutoArchivierung wird nie ausgeführt.
Sobald Sie drehen Sie den “Run AutoArchivierung alle” – option auf, alle Optionen sind jetzt verfügbar.
Im Gegensatz Ordner Aufräumen, was hat ein Fenster mit Einstellungen in Datei-Optionen und ermöglicht es Ihnen dann, die Einstellungen für jeden Ordner, den Sie wie als eine manuelle Aufgabe, die Autoarchivierungs-Einstellungen, die hier gezeigt werden, sind die Standardeinstellungen. Jeder Ordner für die AutoArchivierung eingeschaltet, können diese Standardeinstellungen verwenden, oder Sie können verschiedene Einstellungen für unterschiedliche Ordner, wenn Sie wollen. Wir gehen durch, wie zu tun, die später, aber für jetzt, lasst uns auf die Standard-Einstellungen.
Wie Die Einrichtung Der AutoArchivierung
Das erste, was zu beachten ist, dass, sobald die AutoArchivierung aktiviert ist, werden alle 14 Tage ausgeführt. Sie können ändern, die mit dem Oben und Unten Pfeile oder indem Sie eine Zahl eingeben, und Sie können wählen Sie einen beliebigen Wert von 1 bis 60 Tagen. Sie können geben Sie eine zweistellige Zahl, aber wenn es mehr als 60, Outlook wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn Sie klicken Sie auf “OK”, und Sie werden haben, um den Wert zu ändern, bevor Sie speichern können.
Die nächste option”Eingabeaufforderung anzeigen, bevor die AutoArchivierung läuft”—gibt Ihnen die Möglichkeit, Outlook zeigen Sie eine Eingabeaufforderung vor der AutoArchivierung passiert. Diese Aufforderung können Sie die Einstellungen überprüfen oder Abbrechen ausführen der AutoArchivierung, wenn Sie wollen.
Die restlichen Einstellungen beziehen sich auf welche Elemente archiviert werden, und was geschieht während der Archivierung. Die erste option, hier”abgelaufene Elemente Löschen (E-Mail-Ordner)”—bezieht sich auf E-Mails, die gehabt haben ein Ablaufdatum Hinzugefügt. Diese wirken sich nicht auf Aufgaben oder Ereignisse, auch wenn Sie die AutoArchivierung für diesen Ordner.
Die restlichen Einstellungen, die für alle Elemente gelten, nicht nur E-Mail. Dies bedeutet, Kalender-Ereignisse, Aufgaben, Notizen und journal-Einträge.
Vorausgesetzt, Sie lassen Sie “Archivieren oder löschen Sie alte Elemente” eingeschaltet ist, werden die default-Einstellungen für Outlook verschieben Sie Elemente, die älter als 6 Monate, um eine neue, separate .pst-Datei mit dem Namen Archiv (standardmäßig), und machen diese sichtbar in den Navigationsbereich in Outlook, so können Sie den Zugriff auf die archivierten Elemente, Wann immer Sie wollen. Sie können ändern Sie die “Clean-out-Elemente, die älter sind als der” Wert von 1 Tag bis 60 Monate, wählen Sie eine andere .pst-Datei archivieren, werden die Elemente in, oder wählen Sie “Dauerhaft löschen Sie alte Elemente.”
Seien Sie gewarnt, dass diese Löschung umgeht den Ordner Gelöschte Objekte und Ihre Elemente werden aus Outlook gelöscht völlig. Sie können immer noch Zugriff auf Ihre E-mail-server, je nach Ihren Einstellungen, aber Sie sollten nicht auf diese angewiesen sind. Nur wählen Sie diese option, wenn Sie möchten, löschen Sie die Elemente für immer.
Wenn Sie klicken Sie auf “OK”, ” AutoArchivierung eingeschaltet. Es wird ausgeführt, in Zeile mit dem “Run-AutoArchivierung alle” Wert, den Sie ausgewählt haben (alle 14 Tage von Standard), ab heute. Also, wenn Sie drehen es auf Sie sollten erwarten, dass es läuft ziemlich schnell. In unseren tests, es dauerte weniger als zehn Minuten zwischen dem einschalten und dem Empfang der Aufforderung uns mitzuteilen AutoArchivierung im Begriff war zu laufen. Die AutoArchivierung läuft nur standardmäßig auf ein paar Ordner, so dass, wenn Sie wollen, dass es für die Ausführung auf bestimmte Ordner—oder Sie anpassen möchten, wie es läuft auf den verschiedenen Ordner—Lesen Sie weiter.
Aktivieren und Anpassen der AutoArchivierung für jeden Ordner
Beim einschalten AutoArchivierung auf, es läuft nur standardmäßig anhand der folgenden Ordner:
- Gesendete Objekte
- Gelöschte Elemente
- Kalender
- Aufgaben
Wenn Sie wollen, dass es auf jedem anderen Ordner, müssen Sie es einschalten für die einzelnen Ordner (oder schalten Sie ihn auf die vier Ordner vor, die Sie nicht wollen, es zu starten). Tun Sie dies durch Rechtsklick auf den Ordner im Navigationsbereich und klicken Sie auf “Eigenschaften”.
Sie können auch auf die Eigenschaften des Ordners durch auswählen von Ordner – > Ordner Eigenschaften in der Multifunktionsleiste. (Für Ordner wie Kalender und Aufgaben, die nicht zeigen, bis in den Navigationsbereich, dies ist der einzige Weg, um Zugriff auf den Ordner, Eigenschaften). Es gibt auch die Möglichkeit, gerade zu gehen, um die Autoarchivierungs-Einstellungen, das spart einen Arbeitsschritt, wenn Sie erst einmal in den Ordner-Eigenschaften.
In den Ordner-Eigenschaften-Fenster, klicken Sie auf die Registerkarte AutoArchivierung, um auf die Einstellungen für diesen Ordner.
Für die meisten Ordner, die “nicht-Archiv-Nachrichten in diesem Ordner” – Einstellung wird standardmäßig aktiviert sein. Dies bedeutet, dass, wenn der Autoarchivierungs-Prozess ausgeführt wird, wird der Ordner ignoriert und es werden keine Elemente archiviert werden. Wenn Sie möchten, dass der Ordner eingeschlossen werden sollen, schalten Sie die “Archiv-Nachrichten in diesem Ordner mit den default-Einstellungen” – option.
Alternativ, wenn Sie möchten, dass die Einstellungen der AutoArchivierung für diesen Ordner anders zu sein, von den Standardeinstellungen, wechseln Sie auf “Archive diesen Ordner mit diesen Einstellungen” und ändern Sie die Einstellungen nach Ihren wünschen.
Wenn Sie zu irgendeinem Zeitpunkt möchten, um alle Ordner auf die Standardeinstellungen verwenden, Sie können gehen Sie zurück zu Datei – > Optionen – > Erweitert – > AutoArchivierung Einstellungen und klicken Sie auf “diese Einstellungen Gelten für alle Ordner jetzt” – button. Das wird sich ändern alle Ordner “Archive diesen Ordner mit diesen Einstellungen” eingeschaltet haben “Archivieren Sie die Elemente in diesem Ordner mit den default-Einstellungen” eingeschaltet statt.
Sobald Sie haben die AutoArchivierung die Standardeinstellungen und die Einstellungen pro Ordner, wie Sie möchten, können Sie den Prozess ruhig im hintergrund arbeiten, schaffen Sie Platz für Sie, und halten Sie Ihre Ordner immer zu aufgebläht.