Se hai usato la pulitura delle cassette postali strumento, poi avete visto l’Archiviazione automatica pulsante, ma si può diffidare di come funziona e cosa si farà. Ecco cosa fa e come lo si può mettere da utilizzare.
Cliccando l’Archiviazione automatica pulsante provoca un processo di oscillare attraverso tutte le cartelle di Outlook e applicare le eventuali Archiviazione automatica di regole che hai impostato (non preoccupatevi, l’Archiviazione automatica per impostazione predefinita regola è di non fare niente, così non si può fare alcun danno, cliccando sul pulsante). Ma se si desidera spostare il vostro vecchi elementi di un archivio in cui sono fuori del modo, l’Archiviazione automatica è il modo per automatizzare il processo. Andiamo attraverso l’impostazione e l’esecuzione di essa.
Come Attivare l’Archiviazione automatica
Innanzitutto, è necessario attivare l’Archiviazione automatica e scegliere le impostazioni. Andare su File > Opzioni > Avanzate e quindi fare clic su “Impostazioni di Archiviazione automatica” pulsante.
Fintanto che il “archivia automaticamente ogni” opzione è disattivata (impostazione predefinita), l’Archiviazione automatica non verrà mai eseguita.
Una volta che si accende il “archivia automaticamente ogni” opzione, tutte le opzioni sono ora disponibili.
A differenza di Cartella di Pulitura, che ha una finestra di impostazioni nel File Opzioni e quindi consente di eseguire le impostazioni in qualsiasi cartella a piacere come un’attività manuale, le impostazioni di Archiviazione automatica mostrate qui sono le impostazioni di default. Ogni cartella di Archiviazione automatica di accensione può utilizzare queste impostazioni predefinite, oppure è possibile utilizzare impostazioni diverse per le diverse cartelle, se si desidera. Andremo attraverso il modo di farlo in seguito, ma per ora, andiamo a guardare le impostazioni di default.
Come Impostare L’Archiviazione Automatica
La prima cosa da notare è che, una volta Archiviazione automatica è attivata, verrà eseguito ogni 14 giorni. È possibile modificare utilizzando le frecce su e Giù o digitando un numero, e si può scegliere qualsiasi valore da 1 a 60 giorni. È possibile digitare qualsiasi numero di due cifre, ma se è più di 60, verrà visualizzato un messaggio di errore quando si fa clic su “OK” e dovrete modificare il valore prima di poter salvare.
La prossima opzione“chiedi conferma prima di Archiviare automaticamente”—ti dà la possibilità di avere Outlook mostra un messaggio prima dell’Archiviazione automatica succede. Questo prompt consente di controllare le impostazioni o annullare l’esecuzione di Archiviazione automatica, se si desidera.
Il resto delle impostazioni si riferiscono a quali elementi saranno archiviati, e cosa succede durante il processo di archiviazione. La prima opzione“Elimina gli elementi scaduti (cartella di posta elettronica)”si riferisce a messaggi di posta elettronica che hanno avuto una data di scadenza. Questo non influisce sulle attività o eventi, anche se si accende l’Archiviazione automatica per tali cartelle.
Il resto delle impostazioni si applicano a tutti gli elementi, non solo e-mail. Questo significa che gli eventi del calendario, attività, note e voci del diario.
Supponendo che si lascia “Archiviare o eliminare i vecchi elementi” switched on, le impostazioni di default sono per Outlook per spostare gli elementi più vecchi di 6 mesi per un nuovo e distinto .pst file denominato Archivio (per impostazione predefinita), e renderli visibili nel riquadro di spostamento di Outlook per accedere agli elementi archiviati ogni volta che si desidera. È possibile modificare il “Pulire gli elementi più vecchi” valore a qualsiasi cosa, da 1 giorno a 60 mesi, scegliere un diverso .file pst per archiviare gli elementi, o scegliere di “eliminare Definitivamente i vecchi elementi.”
Essere avvertito che questa eliminazione ignora la cartella posta Eliminata, e i tuoi articoli saranno eliminati da Outlook. Si può ancora essere in grado di accedere al proprio server di posta, a seconda delle impostazioni, ma non è consigliabile fare affidamento su questo. Selezionare questa opzione solo se si desidera eliminare gli elementi per sempre.
Quando si fare clic su “OK” Archiviazione automatica viene attivata. Verrà eseguito in linea con il “archivia automaticamente ogni” valore scelto (ogni 14 giorni per impostazione predefinita), a partire da oggi. Quindi, una volta che si accende si dovrebbe aspettare di correre abbastanza velocemente. Nei nostri test, ci sono voluti meno di dieci minuti prima di accenderlo e di ricevere la richiesta che ci dice di Archiviazione automatica è stato andare a correre. Archiviazione automatica funziona solo per impostazione predefinita su un paio di cartelle, quindi, se si desidera eseguire su cartelle specifiche o vuoi personalizzare la modalità di esecuzione in diverse cartelle, continuate a leggere.
Come Attivare e Personalizzare l’Archiviazione automatica per Cartelle Diverse
Quando si attiva l’Archiviazione automatica, funziona solo per impostazione predefinita contro le seguenti cartelle:
- Inviata
- Gli Elementi Eliminati
- Calendario
- Attività
Se si desidera eseguire su qualsiasi altra cartella, è necessario attivare per ogni cartella (o disattivarlo su una qualsiasi delle quattro cartelle, contro cui non si desidera eseguire). Fate questo facendo clic destro sulla cartella nel riquadro di Navigazione e fare clic su “Proprietà”.
È inoltre possibile accedere a una cartella proprietà selezionando la Cartella > Proprietà della Cartella nella barra multifunzione. (Per le cartelle come il Calendario e le Attività che non compaiono nel riquadro di Spostamento, questo è l’unico modo per accedere alla proprietà della cartella.) C’è anche la possibilità di andare dritto per le Impostazioni di Archiviazione automatica, che consente di risparmiare un passaggio, una volta dentro la Cartella Proprietà.
Nella finestra delle Proprietà della Cartella, fare clic sulla scheda Archiviazione automatica per accedere alle impostazioni per la cartella.
Per la maggior parte delle cartelle, il “non archiviare gli elementi in questa cartella” sarà attivata per impostazione predefinita. Questo significa che quando il processo di Archiviazione automatica viene eseguita, la cartella verrà ignorato e non gli elementi in esso archiviati. Se si desidera che la cartella da inserire, interruttore su “Archivio di elementi in questa cartella utilizzando le impostazioni predefinite”.
In alternativa, se si desidera che le impostazioni di Archiviazione automatica per questa cartella per essere diversi da quelli predefiniti, interruttore su “Archivia cartella utilizzando queste impostazioni” e modificare le impostazioni in base alle proprie preferenze.
Se in qualsiasi momento si desidera restituire tutte le cartelle per utilizzare le impostazioni predefinite, è possibile tornare al File > Opzioni > Avanzate > Impostazioni di Archiviazione automatica e fare clic su “Applica queste impostazioni a tutte le cartelle in” pulsante. Che sarà modificare tutte le cartelle che hanno il “Archivio questa cartella utilizzando queste impostazioni” acceso per “Archiviazione di elementi in questa cartella utilizzando le impostazioni predefinite” acceso invece.
Una volta ottenuto l’Archiviazione automatica di default e le impostazioni per la cartella, impostare il modo in cui si desidera, è possibile lasciare il processo a lavorare in background, liberando spazio per voi e mantenere le vostre cartelle da troppo gonfio.